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報告書をクラウドシステムへ

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もちろん無料プランもあります

Nipoを使ってみる

クラウド日報 | Nipo

icatch
この記事は約7分で読めます。

報告書・日報・チェックシートなどテンプレートを自由に設計できます

日報の作成と提出

Nipoの画面はとてもシンプルです。PCが苦手な方でも大丈夫。WordやExcelの日報よりはるかに簡単です。初心者が迷う「名前を付けて保存」などもありません。

日報のテンプレートを作成する

ちゃんとした日報のテンプレートを作成できます

Nipoは「テンプレートを作り、決まった周期で記入するWebシステムです。

様々なパーツを組み合わせて、会社オリジナルのテンプレートを作れます。「選択肢」や「手書き」「スライダー」など様々なパーツがあり、自由に組み合わせることができます。そしてタイトルをつけます。例えば「トラブル報告書」や「営業日誌」「機械点検シート」といった具合に。

テンプレートは最大20種類まで保存可能で、任意に切り替えて使えます。用途に応じて使い分けましょう。

 

テンプレートは「日報用」と「チェックシート用」の2種類ありますが、見た目が違うだけです

テンプレートに沿って日報・チェックシートを書きましょう

日報を書く

作成したテンプレートに沿って日報を書きます。テンプレートは複数作成していつでも切替可能です

前述した「テンプレート」を作ったら、そのテンプレートに沿って日報(またはチェックシート)を書くだけです。上の画像は実際に日報を書く画面のイメージです。

ITに不慣れなスタッフでもより直感的に操作できるように心がけました。タイトルや設問などがきちんとブロック分けされており、紙の日報に近いレイアウトのまま入力が可能です。選択肢やスライダーなどを使うことで、より簡単に日報が作成できるようになります。

日報の提出相手や、一緒に読める相手は予め管理者が設定しておけば、読み手と書き手のリレーも簡単です。

  • 日報の提出先は管理者が指定する他、スタッフが自分で選ぶこともできます
  • 全員読める「共有モード」と管理者だけ読める「共有しないモード」もあります

日報作成について詳しく見る

チェックシートアプリ・現地調査アプリとしてもご利用可能です!

タブレットでチェックシートアプリとして使う

タップ!タップ!タップ!キーボード入力不要で簡単ですっ

テンプレートを自由に設計できるため、チェックシートアプリ」や「現地調査アプリといった使い方も可能です。特に「選択肢パーツ」を使って、タブレットで操作すれば外出先でも便利に使えそうですね。

日報もチェックシートも、「報告」という点で本質的には同じものです

複数のチェックシートを用意しておけば、用途に応じて簡単に切替可能です。例えば「土地チェックシート」と「建物チェックシート」があれば、土地のチェックと建物のチェックがその場でできます

チェックシートについて詳しくはこちら

日報やチェックシートをPDFに変換できます。印刷・メールに添付も

PDF変換

作成された日報はPDFエクスポート可能です。透かしや向きの変更も可能

日報をWebシステム化するメリットの1つがペーパーレス化です。

PDF化された日報や点検表はA4用紙にキレイなレイアウトのまま印刷することができます。検印欄のオマケも付きます。

日報をPDF化し、A4用紙に出力する様子。動画の59秒前後をご覧ください

PDFについては報告書と相性抜群です

日報のPDF化について詳しくはこちら

増え続ける営業報告書やチェックシートの集計もかんたんです。CSV出力もOK

日報をグラフ化分析

日報のデータを集計してグラフ化。CSVダウンロードもOK

Nipoの集計機能「集計四太郎」を使えば、「営業報告書」などのテンプレートに含まれる集計対象のデータを「対象データ毎かつ、スタッフ毎」に集計ができます。集計した結果はランキング形式で大きい順に順位付けされて表示されます。スタッフ同士の営業成績をひと目で把握できるため、エクセルなしでも十分に使えます。

「集計四太郎」は決まったルールに基づき集計しますが、会社独自の集計ルールを使いたいときこそ、エクセルの出番です。Nipoに蓄積した日報を1枚のエクセルシートにまとめることができます。CSVなので、Accessのようなデータベースソフトに取り込むことも可能です。

エクセルの持つ豊富な関数を使い、会社独自の集計も思いのままです。もちろん、エクセルの知識は必要になりますが・・・。

 

日報の集計・分析についてはこちら

モバイル対応!!現場から直接チェックシートを作成したり報告書を読んだりできます

スマートフォンとタブレット

スマートフォンとタブレットの比較画像です。
同じ日報を表示していますが、見た目が全く異なるのが見て取れます

「日報をスマートフォンで書きたい」「日報をタブレットで読みたい」

もちろんできます。クラウドシステムの強みですね。スマホは画面幅が狭いので、見た目が結構変わります。でも不思議、スマホからPDF化するとちゃんとした見た目のPDFが作成できます。

mobile対応について詳しくはこちら

あ、アプリもあるよ(Android/ iOS)

報告書の提出漏れやチェックシートの枚数を一覧表で確認できます

日報提出簿の管理

提出簿を見れば一発で誰が何枚の報告書を出したのか瞬時にわかります。

枚数もわかるので、1つの現場ごとに1通の報告書を作成する場合、どれだけの現場を担当したか?といった作業量を視認できる効果もあります。

もちろん、バツ印は未提出の意味です

 

タイムカード(勤怠報告)も日報で。集計だって簡単です

タイムカード機能 icatch

タイムカード機能

知っていましたか?日報を書く際に、「出勤時間」や「休憩時間」を書けば日報の報告にもなる上に、タイムカードの管理(出退勤の管理)もできるってこと。時間の端数処理や休日出勤、深夜残業など基本的な集計も可能です。

しかも日報を書くついでにタイムカードを書くだけなので、手間もあまり大きく変わりません。

タイムカードについて詳しく見る

増え続ける報告書を簡単に検索できます

日報の全文検索について

日報の全文検索についてー一瞬で目的の日報を見つけることができます。曖昧検索で柔軟に対応可能

たくさんの中から目的の文書を探すのは、人間よりもコンピュータのほうが得意です。Nipoは全文検索に対応しており、日報や報告書、全ての文書から探したいキーワードを入力するだけで瞬時に検索できます。あいまい検索に対応し、多少の表記揺れなら問題なく探し出します。

これで「あの報告書はどこへ行った?」というトラブルともお別れです

 

報告書の検索についてはこちら

無料プランあります。有料プランは1名200〜500円で1名から申し込みOK

無料プラン

GOLDプラン

一部機能に制限がかかりますが、ずっと無料で使い続けられます。Nipoを気に入ってくれて、有料プランに加入するときも安心。1名あたり200円〜500円ととってもリーズナブル。競合サービスと比較しても間違いなく、「最安値」部類に入ります。

クレジット払いなら・・・

  • 最低申し込み人数が1から可能
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クラウド日報 Nipo

コメント

  1. 質問です。

    部署(またはグループ)ごとにフォーマットを変更することは可能ですか?

  2. 可能です。グループ毎にフォーマット(このサイトではテンプレートと表現しています)を作成して利用します。
    各グループは3~20種類(プランによる)のテンプレートを作成できます。