会議議事録をシステム化して管理

会議議事録

議事録は、会議や打ち合わせで話し合った内容や経過を、書面に残すビジネス文書の一つです。

会議議事録を付ける

わたしが考える会議議事録の異議は、打ち合わせの内容を明確にしたり、参加できなかったスタッフに内容を伝えるために作成するものだと認識しています。他には上司に認められる議事録の書き方など、色々なサイトに議事録の意義が書かれています。

議事録のテンプレートを使う

会議議事録は通常、書式が会社ごとに定められており、ファイルサーバなどに会議議事録のテンプレートが保管されています。会議議事録を作成する際は通常、このテンプレートファイルを複写して作成します。

議事録のテンプレートがない場合

書き手によって、大きな差が生まれてしまいます。様式がバラバラで、後日見返したときに、不便を感じてしまいます。社内で最低1つは、議事録の書式を用意するべきです。

議事録の整理が大変

議事録の整理にうんざり
一般的には会議の度に会議議事録を付けることになります。会議が多いほど、議事録の作成に手間や時間が掛かります。また、過去の議事録が膨大になってくると、書類の整理が疎かになりがちです。

議事録作成者が決まっていない

議事録の作成が当番制だった場合は、スタッフが個々に作成して管理するため、保管場所がバラバラだったり、ファイル名に一貫性が無いなど、社内文書が乱立していく原因になります。

議事録の書式が混在する

テンプレートを使いまわすと、いつの間にかテンプレートそのものが変わってしまったり、テンプレート自体に議事録を作成してしまい、テンプレートが無くなってしまうといった事が度々発生します。特に、パソコンに不慣れな方が操作をすると予期せぬトラブルが起こります。

作成したはずの議事録が消えた

保存したはずの議事録が見つからなくなってしまうということも考えられます。特に、パソコンに不慣れな方の場合、保存場所を忘れてしまったり、過去の議事録に上書き保存をしてしまうなどの誤操作により、議事録が消失してしまう危険があります。

議事録をシステム化するという選択肢

議事録の管理が簡単
議事録に関するトラブルは、主にワードやエクセルで議事録を管理しているために発生します。ファイルやフォルダの概念が曖昧なまま使用していると、意図しない結果をもたらすことになりかねません。
会議議事録をシステム化することにより、議事録の乱立や、上書き保存による議事録の喪失といった問題を解決できます。

nipoで議事録を管理

社内文書管理システムnipoでは、こうしたトラブルを未然に防ぎ、議事録を含む様々な社内文書を統一して管理します。議事録に限らず、業務日報や作業報告書など、様々なビジネス文書にお使いいただけます。

nipoを使うメリット

社内文書をシステム化することにより、様々な恩恵が受けられます。

  • テンプレートを統一でき、議事録の書式が強制的に全員同じカタチで利用できます
  • ワードやエクセルが使えない方でも、簡単に統一された書式の議事録が作成できます
  • 誰が作成した議事録か、明確に分かります
  • 保存場所が自動で決まり、議事録の重複や紛失を防ぎます
  • 日付や作成者で簡単に検索ができ、議事録の整理が簡単になります
  • 複数人で同時に利用できるグループウェアです

日報に特化したグループウェアnipo

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