日報の書き方

日報の書き方

毎日書く業務日報、書き方のコツをつかむことで、効率よく作成しましょう。

何のために日報を書くのか?目的

そもそもの問題として、なんで日報を書く必要があるのでしょう?
一言で言えば、今日の仕事を上司に報告するためです。
今日やった仕事内容や、進捗状況、売上の金額などを報告するツールとして
日報を書く(そして報告する)のです。
また、日報を通じて上司と部下との簡単なコミュニケーション、意思疎通を図ることもできます。
この目的がはっきり分かれば、日報で何を書けばいいのかが見えてくるでしょう
日報の目的は

  • 業務の報告
  • 意思の疎通

日報に何を書くのか?業務内容

目的が分かれば、目的を意識するだけで、書きやすさはぐっと上昇します。
業務の報告としては、事実や出来たことを書きます。
スケジュール帳が別にあれば、それを転記してもよいでしょう。
例えば、

  • 10:00〜 ◯◯株式会社 X様 打ち合わせ 新製品用のパンフレットを次回持っていく約束をした
  • ◯◯会場にて新製品に対するレビューを行った。予想以上の反響があり、問合せも5件あった
  • 機能Aを新規に追加。既存のシステムに組み込み完了し、現在稼働中。進捗に大きな遅れは無し

など、今日行った業務内容を書きます。
進捗状況があるものは、進捗状況なども合わせて書くと良いでしょう。
業務内容を書く部分は、事実をそのまま記載するだけです。
ありのまま、今日の仕事を書き綴りましょう

日報に何を書くのか?意思疎通

上司との意思疎通のツールとしても日報は使えます。
意思疎通としては、「所感」や「問題提起」、「意見」などを書くことになります。
実はこれが難しいのです。仕事中に疑問に思ったことや、思うところがあれば、メモをしておく
癖を付けておくと良いでしょう。些細な事でも良いので、書きましょう
(例)

  • レジでお客様をまたせてしまった (問題提起)
  • 業務で使用するUSBにはパスワードを掛けておく必要があると感じた(所感)
  • パンフレットの作成はもっと効率よくできるようにするべきだ(意見)

日報のテンプレート

一般的には、日報のひな形(テンプレート)が会社に用意されているので、それを使用して作成することになります。
ワードやエクセルであることが一般的です。
通常は、ひな形をコピーして当日分の日報を作成するので、日報の件数分ファイルやシートが増えていきます。
管理が煩雑になりますので、必ずわかりやすいファイル名を使うようにします。
一番確実なのは、日付をファイル名にすることです。
いつの日報なのか、探しやすく、名前をつけるときにも迷わずに機械的に命名出来ます。

ひな形のファイルに直接日報を書いてしまうと、まっさらな枠だけの日報データが無くなってしまうので注意しましょう。

様々な日報のひな形

日報のひな形は、自分で作ることもできますが、様々なサイトから無料でダウンロードすることも出来ます。
例えば次のようなサイトでダウンロードできます。

弊社の提供する業務日報グループウェアクラウドサービス nipoでは、日報のひな形をクラウド上で設定して使用できます。


日報に特化したグループウェアnipo

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