作業・労働時間を分類分けして自動集計するグループウェア

日報を通して生産性を簡単に分析

例えばAプロジェクトに3時間、Bプロジェクトに4時間・・・といったように、スタッフがどの作業にどの程度時間を掛けているのか、通常のタイムカードでは把握することが困難です。
タイムカードは、単純な労働時間を計測することに特化しており、労働時間を元に給与の計算をすることが主な目的だからです。
では、仮に8時間の労働のうち、もっと細かく分析できないのでしょうか?

  • 会議に掛けた時間
  • 営業にかけた時間
  • 移動に掛けた時間
  • 事務処理に掛けた時間

1日の労働時間内で、どの業務にどの程度リソースを割いているのかを把握することで、スタッフの作業効率や、改善すべき点が見えてきます。

作業時間の分析データは、日報を提出してもらうことで把握できます

日誌、作業報告書など、呼び名は会社によって様々でしょう。ここでは説明上、「作業時間報告書」と呼ぶことにします。
日々の業務の中で、営業に掛けた時間や移動にかかった時間、打合せに掛けた時間を作業時間報告書に書くことで、各スタッフの実際の作業労働時間を把握できます。
しかしこれには課題も残ります。
日報の集計が面倒

課題1:作業時間報告書の作成が煩雑である

非常に大きな問題です。何故なら作業時間報告書は日々、労働終了時に作成しなければなりません。
つまり毎日作成しなければならないのに、煩雑な作業時間報告書を作成させることはスタッフの負担増加につながり、あまり良い選択とは言えません

課題2:集計業務が煩雑である

各スタッフがそれぞれに、ワードやエクセル、あるいは電子メールで送られてきた作業時間報告書を集計しなければなりません。
エクセルシートに、スタッフごと、毎日上がってくる報告書を入力することは、決して楽なことではありません。

課題3:提出漏れのチェックが煩雑である

管理すべきスタッフの数が多くなると、未提出のスタッフや1日に2回提出してしまうスタッフなど、集計以前のチェックが大変になります。

グループウェアを導入して問題を解決

nipoはプログレッシブな日報グループウェアシステムです。グループウェアとは、一定の組織内で情報を共有するためのシステム全般を指します。
nipoは日報に特化したグループウェアであり、グループ内で共有する情報は日報です。
そしてnipoには便利な機能が搭載されています。

解決1:スマートフォンやタブレット、PCから簡単に作業時間報告書が作成できます

「各作業内容を詳細に記し、そこに作業時間を書く」

もちろんそのような利用方法もありますが、各作業時間だけを把握したいのであれば、文章を書く必要も有りません。
営業 120分 ・会議・60分 のように、項目と時間だけでも、作業時間の集計には十分事足りるのです。
日々の作業内容が多くて、行が足りない場合はどうしますか?簡単です。
画面右上の青いプラスボタンを押すだけで、1行挿入できます。

解決2:金額や時間、距離などをスタッフごとに自動で集計できる

nipoは作成された日報の中で集計対象となるフィールドを、自動で集計する機能があります。
例えば

  • 会議:30分
  • 営業:60分
  • 来客対応:20分
  • 事務処理:100分

という作業時間報告書があれば、各項目ごとに値を集計します。ここはタイムカードとの大きな違いです。
そして集計は各スタッフごとに行われます。

売上日報の集計

提出された日報の金額や数量を元に、自動で集計します

集計されたデータは、日別や期間で集計結果を一覧表示できます。

解決3:提出状況を一覧でチェックでき、作業時間報告書の提出漏れを防ぐ

写真だけで説明は不要でしょう。
つまりスタッフごとに、誰が作業時間報告書を提出しているか、一覧で簡単にチェックできるのです

実際にnipoで作業時間報告書を導入する

作業時間報告書でスタッフの生産性を管理する操作ガイドを御覧ください


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