Wordによる日報管理に限界を感じていませんか?

Wordで日報作成は間違っていません。しかしより良い選択肢もあるはずです

Wordは使いこなせれば、比較的かんたんにきれいな報告書を作成することができる、大変素晴らしいソフトです。Excelと違い、Wordは印刷させることを前提に作られており、文字がページからはみ出したり、途切れて印刷されることもありません。
比較的カンタンに日報のテンプレートが作れてしまいます。慣れている人が作れば、5分も掛かりません

word2013業務日報

ワード2013で作成した業務日報

空欄の枠に文字を入力して日報を作っていきます。
または空欄のまま印刷しておき、空欄にペンを走らせることもあるかもしれません。

Wordによる日報の運営とは、想像するにこのような運用方法になることでしょう。

Wordは文書作成ソフトとして優秀ですが、毎日作成する日報は負担になります

毎日作成する作業となると、それを負担と感じる人が必ず一定数はいるはずです。Wordによる日報作成は正直申しますと、非効率な点が多くあります。
例えば

  • 日報のひな形ファイルが無いと作成ができない(ひな形ファイルの入ってるPCで操作する必要がある)
  • ファイルがどんどん増殖していき、管理が煩雑になる
  • Macによる操作ができない

といったことです。

日報の作成方法が1つしかない

ひな形がパソコンに入っているために、外出先から日報を作成することができません。直帰したいときであっても、日報を作成することができないため、従業員の負担が増えます。
同様に、外出先から作成した日報を読むこともできません。

無限に増え続けるWordの日報ファイル

ワードで日報を作成

ワードで日報を管理する

1日に1ファイル増えるということは、1年で365ファイルにもなります。日々増え続けてゆくWordファイルを管理しきれることができるでしょうか?

MacintoshではWordが使えません

会社のPCがすべてWindowsであればいいのですが、Macを使っている人がいる場合、Wordファイルをうまく開くことができないことが多くあります。

パソコンが壊れたら、Wordの日報も消える

もう一つ不安な点は、ワードの日報ファイルをパソコン内に保存しておくと、万が一パソコンが故障した場合、故障の程度によってはデータの救出が不可能になるということです。
過去に作成した、ワードの日報データは永久に戻らなくなるリスクがあります。
重要なデータは、通常バックアップを取っておくべきですが、うっかりバックアップを忘れると、悲惨な結果が待っています。

Wordの日報に限界を感じていませんか?

文章を作成するソフトとして、Wordは大変便利で優秀なソフトです。印刷すればきれいな業務日報として印刷されます。Excelのように文字が切れる心配もありません。
しかし日報の管理に特化したソフトではないため、おのずと限界も見えてきます。
例えば作業日報内の売上金額を自動集計したり、作成者で絞り込んで検索をするのは苦手です。
また、ひな形をコピーする必要があるので、毎日行うのは手間がかかります。

日報をシステム化し、Wordによる日報を改善する

nipoを使えばWordの日報で問題となる部分を改善できます。ひな形のコピーも不要で、画面を開いたらすぐに業務日報が作成できます。
データはクラウド上にあるため、万が一パソコンが故障しても、業務日報のデータはしっかり守られます。wordファイルの手間を省き、業務日報の仕組みを見直してみませんか?

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