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日報をグループ全体で共有できます

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上司の日報も後輩の日報も読めます

日報もチェックシートも、グループ内の参加者全員が共有できます。紙による日報や、E-mailにて提出される日報ではなかなか難しいことが、日報専用アプリを使えば割とかんたんに実現できてしまいます。

「誰がその日報を読んだのか?」といった情報も一目でわかります。日報の情報を組織内で共有することでスタッフ間の連携も取りやすく、伝達漏れなどの問題も減らせます。会社内の情報共有って思ったほどうまく回らないことが多いものです。

「来週から駐車場の場所が変わるから」

「えぇっ?聞いてないよ」

なんていう経験はありませんか?私は過去の職場で実際にありました。立派な情報共有システムも活用しなければ張子の虎です。日報アプリは参加者が日報を作成するついでに、他の参加者の日報を読めるため、情報共有がスムーズに行えるようになります

日報を読んだ人が一目でわかる

既読サインがついていなければ読んでいない参加者が誰かをすぐに特定できるのも利点ですね。情報共有ツールは一人が使わないだけで情報共有が不完全になります。既読者リストがあれば問題も解決です

日報は上司しか読めないようにしたいですか?もちろん可能です

前章と逆のケースですが、日報を読める範囲を制限することも可能です。情報を共有することは良いこととされていますが、それも内容によりけりです。会社の機密を全員に共有したら「機密」ではなくなってしまいます。日報も、内容や相手によっては共有しないほうが良いこともあります。

「同僚同士は見せる必要が無い」正しい考えです
「同僚同士で情報を共有し、お互いの励みにつなげる」これも正しい考えです

ようは会社組織の考え方次第です。そしてNipoはどちらにも対応可能です。

「取締役3人が全員の日報を読める」といった設定もOK

日報の共有範囲は「グループモード」でかんたんに設定できます

日報を共有する範囲はグループモードの設定で大きく変わります。どのような違いがあるかを見てみましょう。きっと、あなたの希望に近い物があるはずです。

私を管理者として下の図を見てください

プライベートモード

プライベートモードは日報が管理者に集約します

管理者に日報が集中

パブリックモード

全員の日報やチェックシートが読める

全員の日報が共有

通常モード

日報作成の都度、公開範囲を設定できる

都度指定可能

管理者だけが日報を読める「プライベートモード」

プライベートモードは提出先を選択できません。すべての日報は「管理者」にしか届きません。ほかの参加者は、お互いの日報を読めません。情報共有は一切なく、常に「日報作成者と管理者」のホットライン状態です。管理者が全てを把握したい時におすすめです。詳しくはグループモードの設定(プライベートモード)をご覧ください。

なお、管理者は「Admin」と「Manager」の2種類あります。プライベートモードでは「Admin」に日報の承認・棄却権限があり、「Manager」は日報を読めますが、承認・棄却の権限はありません。

みんなで情報を共有する「パブリックモード」

部下も上司も関係なし。グループ内で誰かが書いた日報は、グループの参加者全員が読めます。上司が上司の上司に書いた日報を、その部下が読めます。グループの情報を広く共有したい時におすすめです。詳しくはグループモードの設定(パブリックモード)をご覧ください。

ですが日報に対する承認・棄却の権限を持つ人は1名だけです。これはNipoの原則です

自由な日報の流れを可能にする「通常モード」

「この日報は、A社長とC部長代理とY部長補佐が読める日報」

こんな感じで部長シリーズだけ読めるようにできます。日報作成のたびに、日報を読める人と承認・棄却できる人を選択します。承認・棄却できる人は1名しか選べません。

毎回選択するのがめんどうだって?

心配ご無用。1度提出相手を選んだら、2回目以降は自動でセットされます。個別に公開範囲を細かく指定できるので、一番融通の利くモードです。詳しくはグループモードの設定(通常モード)をご覧ください

ところで部長代理と部長補佐はどっちがえらいの?

「船頭多くして船山に登る」ことはない。なぜなら承認は1名しかできないからです

日報の承認・棄却ができるのは1つの日報につき1名と決まっています。0名でも2名でもありません。1名です。

C部長代理が承認したのに、Y部長補佐が棄却したらどうしましょう?Nipoはこのようなことが起きないように先回りして解決しています。承認・棄却の権限者は、「提出先」と呼ばれ、1つの日報に付き提出先は1名しか指定できません。日報を読めるけど権限がないものは「共有先」と呼ばれ、明確に役割がことなります。

提出先と共有先の違い?

身近な例で例えると、E-mailの例が最も適しています。
E-mailは「宛先」と「CC」があり、このメールを本当に受け取って欲しい人を「宛先」にいれ、ついでに読んでほしい人を「CC」に含めて運用します
Nipoのケースに当てはめると次の関係になります

宛先=提出先(ただしNipoは1名まで)
CC = 共有先(人数制限はありません)

 

日報やチェックシートが読めるメンバーができるその他のこと

日報やチェックシートが読める(画面に表示される)場合は、読む以外にも様々なことが可能になります。(承認・棄却については前述の通り)

グループ全体の設定【共有範囲やプランの変更など】
  • グループモードについて【通常・プライベート・パブリック】
  • グループのプランについて【無料プラン ・ Goldプラン】
  • グループを解散する
  • グループを分割するメリット

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