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日報をPDFに変換して便利に活用しよう

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日報をPDFにするメリットってなに?

 

PDFファイルは日報ととても相性が良いです。

PDFってそもそも何?という方のためにあらためてPDFの特徴をまとめてみました

  • 紙に近い感覚で保存できる
  • PCやスマートフォン・タブレットで見てもレイアウトが崩れず同じ寸法で読める
  • 修正が困難(改ざんの防止)
  • 見た目のまま印刷できる
  • メールで送信ができる

ビジネスのシーンに着目すると、「請求書」や「見積書」といったファイルをメールで送る際、PDF化されたものを送ることがおおいでしょう。

なぜなら上記のメリットにより、「請求書」などはPDFが適しているためです。

相手に送ったらレイアウトが崩れてた!なんて心配が無いのです

内容の書き換えもWordに比べて行いにくいのも特徴です。PDFは読み取り専用。永久保存としての側面が強いため、

ビジネス文書(日報も含めて)ととても相性が良いのです。

専用ソフトを使って編集は可能のため、改ざんを100%防ぐわけではありません。改ざんを防ぐには電子署名をつける必要があります

 

Nipoで日報をPDF化するには、以下の操作ガイドを御覧ください

日報受信ボックスについて
  • 日報を検索する
  • 日報の状態でフィルタリング
  • 日報を承認/棄却/既読化する
  • 日報にコメントを付ける
  • 日報をPDF化する

 

PDFなら日報を紙で提出するときも簡単です

「見た目のまま入力し、見た目のまま出力する」

意外と日報アプリの中で、印刷を前提にしたシステムは少ないようです。

ボタン1つで日報をPDF化して印刷できます。

(詳しくは操作ガイド日報をPDF化するをご覧ください)

日報はA4用紙のサイズで出力されます。

会社の資産として日報をPDFファイルにして溜めておく

PDFにすることで、日報のデータは独立した1つのファイルになります。

Nipoというシステムを使わずとも日報が読める状態になるため、手元に残しておきたい際はPDF化をご活用下さい

下の画像は実際にNipoで作られたPDFのサンプルです

PDF変換されたファイル

余白や検印欄の設定など、細かい設定については操作マニュアルをご覧下さい