1名200〜500円でフル機能が利用可能!

日報・チェックシートにおけるテンプレートの役割は重要です

function
この記事は約4分で読めます。

日報のテンプレートが書き手と読み手の意思疎通に役立ちます

真っ白な紙を渡されて、「今日の報告を書いてください」と言われたら困りませんか?要領の良い人はうまく文章にまとめたり、箇条書きで書くことができますが、苦手な人は頭が真っ白になります。原因は

「日報になにを書けばよいのかがわからない」からです。

箇条書きで書けばいいの?それとも文章にまとめたほうがいい?事細かく書くべき?それとも大まかな流れを書けばいいの?

提出された日報にも大きな差があることに気づくでしょう。日報を書いたスタッフによって日報の品質が全然違うはずです。日報のフォーマットをきちんと整備することで、このような問題を解決しましょう。

その前にあなたの会社における日報の意味ってなんでしょうか?日報を書く目的は会社によって様々です。

仕事に対する意識付けの場合もあるでしょう。または、スタッフの業務進捗を知りたいために日報を書いてもらうこともあります。営業成績を日報に書いてもらい、あとから集計したいかもしれません。

まずは日報の目的を考えて、それに沿って日報のフォーマットを考えてみましょう。日報で聞きたい事をフォーマットに含めることで、日報の書き手は「なにを書くべきか」が明確にわかるようになります。書き忘れなどの凡ミスも減らすことが可能です。

スタッフの業務負担を減らすためのフォーマット(テンプレート)を心がける

日報は一般的に毎日書くことになります。日々の繰り返し業務ですから、少しでも日報作成の負担を減らしたいものです。
書き手の心理的なストレスを減らすためにも、日報のフォーマットは「わかりやすく具体的に」作るべきです。Nipoでフォーマットを作る場合はもう一つ、「適材適所のパーツを使う」ことも考慮してください。くわしく見ていきましょう

わかりやすく具体的な日報のフォーマットを作成するべき

「具体的」とは、抽象的の対義語です。

抽象的のなにが悪いかというと、内容がぼやけるために受取り方によって差が生まれてしまうことです。

「業務内容」ではなく「業務内容(箇条書き)」や「業務内容(200字程度)」と一言添えるだけでも変わってきます。
さらに言えば、「業務内容」のなかで具体的に聞きたい内容や、自動的に集計したい項目(くわしくは集計を参照)を分けることをおすすめします

  • テレアポであれば「電話回数」
  • 店舗スタッフであれば「来店者数」
  • 営業スタッフであれば「訪問客数」
  • などなど・・・

数値は最も具体的と言えるでしょう。書き手にとっても迷うことなく書くことができる、最も心理的負担の低い設問といえます。
(成績が悪い場合でもごまかせないため、辛い面もあります。)

設問に対して適材適所のパーツを使う

様々なパーツを組み合わせてフォーマットを作る

チェックボックスや★による入力など色々なパーツがあります

日報のフォーマットを作る際、内容によっては予め選択肢を用意できる場合があることに気づくでしょう。

例えば「天気」はまさにそうです。天候によって売上が変動する業務では、日報に「天気」を書く欄があったほうがいいでしょう。天気は「晴・曇・雨・雪」など、回答のパターンがいくつかに限られます。Nipoはこのような用途に最適な「選択肢」というパーツを日報のフォーマットに組み込むことができます。

選択肢ってどんな感じ?

晴れ

曇り
その他
実際に操作できます。
このように、一覧から1つを選んで入力することもできます。省スペースタイプと、選択肢がすべて表示されているタイプがあります。すべてをキーボードで打つのではなく、このような入力方式があるとスタッフも少し気が楽ですね

選択肢を狭めることで、多くのメリットがあります。

  • 日報の書き手の手間が減る
  • はれ・晴れ・ハレ などの表記ゆれを阻止できる(エクセルへ出力したあとのフィルタリングで特に重要)
  • 快晴や晴天など、選択肢に無い文字の入力を防げる
  • スマホやタブレットなどのモバイル機器での入力が楽になる

また、店舗ディスプレイの写真が必要であれば、「写真」を扱うパーツを日報のフォーマットに組み込めば画像も扱えます。
色々なパーツがありますので、くわしくはパーツのページをご覧ください。

業務によっては数種類のフォーマットを切り替えて使いましょう

日報やチェックシートなどのフォーマットは20件まで保存ができます。毎日提出する「日報」とは別に、月に一回提出する「月報」が必要であれば、日報と同じように「月報」のフォーマットを作ってみましょう。あるいは「営業日報」と「事務日報」でスタッフの職種に合わせて異なるフォーマットを用意してもいいですね。

一応20件まで保存できますが、多く作りすぎると混乱のもとになりかねないため、慣れないうちは2・3種類程度に抑えてみましょう。

実際にNipoでテンプレートを作る操作ガイドはこちら

日報・チェックシートのテンプレートを作成
  • 日報テンプレートの作成手順(ムービー)
  • チェックシートの作成手順
  • 日報の初期値を設定する
  • 他のグループのテンプレートを取り込む

 

コメント

  1. Ueda より:

    スパムがひどく、コメントを閉鎖していましたが、承認手動のもとコメントを公開します