日報やチェックシートをエクセルで集計しよう。VBAなんて不要です

日報やチェックシートをどのような形で受け取っていますか?

  • 「メールに添付して日報を送られてくる」
  • 「手書きの日報が机に置かれている」
  • 「LINEやSlackで直接報告を受けている」
様々なパターンで日報やチェックシートの報告を受けていませんか?届いた報告書を読み、必要に応じてエクセルシートにデータをまとめる必要もあるかもしれません。
スタッフが20名いたとすれば、10日間の報告だけで200件にも登るデータ。決して楽ではないはずです。提出を忘れたスタッフがいないかを確認するのも無駄な神経を使います。

私は魔法使いではありませんが、あなたの仕事を楽にすることができます。

200件の日報を一瞬で1枚のエクセルシートにまとめます。あなたの代わりに。

日報やチェックシートは、1枚1枚、独立しているのでまとめるのが非常に面倒です。少し知識があれば、エクセルVBAなどを使ってバラバラに分かれているエクセル日報を1枚のエクセルシートにまとめることもできるでしょう。
でも多くの人はそれが本業ではありません。餅は餅屋という言葉があるように、日報の管理は日報管理システムで解決です。苦労してまとめたエクセルシートも、日報システムならほら、この通りかんたんです。

Nipoのもつ集計機能の1つ。日報の集計対象項目を吸い上げてスタッフごとにランキング形式で表示できます。この程度であればエクセルは不要です

これは魔法ではなく、ただのシステムです。しかしあなたの仕事を楽にすることができます。VBAとかそういうものは一切不要です。

それでも最低限のエクセルのスキルは持っていたほうが便利です

もしあなたがエクセルを使えるのであれば、ピポッドテーブルなどを使って多角的な分析も思いのママでしょう。しかしそのためのデータを整頓された形で手に入れるのは手間がかかります。
最終的にエクセルで分析をするのであれば、Nipoは分析のためのデータを効率よく収集するシステムという見方もできるでしょう。

エクセルが使えない人もおまかせ。日報集計だけならエクセルも不要です

理想を言えばエクセルによる日報集計のほうが優れています。しかし手軽さや、エクセルが使えない人にとっては、Nipoによる日報の集計機能でも十分に役に立つはずです。
例えば営業日報に、「売上・距離・件数」といった集計対象項目があったとします。以下のような日報ですね

売上とかを入力できる日報

本日の現金売上高
本日の社用車による移動距離
Km
本日の得意先訪問件数
undefined
業務内容などなど
※文字エリアは集計不能ですが、CSV出力は可能

この日報のうち、上の3段は数値として入力されるため集計されますが、一番下の段は文字のため集計されません。

1とか2って入力しても、文字としての「2」になるからだめだよ。数値と数字はまったくの別物なんです

一人のスタッフを時系列で分析しましょう

はいどうぞ、折れ線グラフです

日報を元に折れ線グラフを作成しました。グラフの性質上、1名までしか表示できませんので、スタッフの切替から見たいスタッフを選んでくださいね。
スタッフが営業日報に書いた売上や距離といったデータを自動で集計して、データテーブル化して表示します。

全員の成績を並べて分析しましょう

はいどうぞ、棒グラフです

全スタッフの成績を棒グラフとデータテーブルから見ることができます。

エクセルが無くてもグラフは作れるのです

昨日、今日、明日の成績をカレンダー上に表示しましょう

はいどうぞ、カレンダーです

カレンダーの各日に、売上・距離・件数が表示されます。連日の売上推移をパッと把握できる便利な機能です。

集計結果をカレンダーに表示するのはなんか難しそうに見えますが、実は上で紹介したグラフよりも遥かに簡単でお手軽です。「集計する」のスイッチをONにするだけです。

提出の状況も一覧表でお出しします

提出簿を使うと横軸に日、縦軸にスタッフの一覧表が表示できます。各マスには提出した日報の総数が表示されます。全スタッフが0件の日(定休日など)は横軸から除外されます

どうでしょう?あなたの仕事のお手伝いができそうですか?

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