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ヒアリングシートをタブレットで。集計や印刷もOK

ヒアリングシートをタブレットで入力する
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コンサルティングや打ち合わせで使うヒアリングシートをクラウドシステム化

打ち合わせの際、お客様の意向を上手く聞き出すためにもヒアリングシートを活用される方は大勢いると思います。ヒアリングシートがあれば聞き漏らしてしまうことも未然に防げるし、テンプレートに沿って記入していくためミスも減ります。

業界によって様々なヒアリングシートがあります。私の例では「ホームページ制作ヒアリングシート」というものを使っていました。

複数枚印刷しておき、バインダーに挟んで記入して利用するケースが多いと思います。件数が少ないなら紙によるヒアリングシートは最適です。

しかし件数が多い場合や、あとからヒアリングシートの内容をエクセルなどに転記する必要がある場合、ヒアリングシート自体をクラウドシステム化してしまうほうが業務効率をあげられます。

タブレットからヒアリングシートを記入。そのまま社内で共有も出来ます

ヒアリングシートをタブレットで入力する

タブレットで入力するヒアリングシートのイメージです。

持ち運びに便利なタブレットを使い、ヒアリングシートの作成が可能です。

タブレットは一般的に文字入力速度が遅いため、チェックボックスやプルダウンの選択肢などを多用してキー入力の手間を抑えることでより効率的なヒアリングシートの入力が可能になります。

 

ヒアリングシートをスマホから入力することも可能ですが、画面が小さいため見た目はタブレットと比べて大きく変わります。具体的には縦に長くなります。

持ち運びはタブレット以上に簡単ですが、画面サイズという物理的な問題は回避できません。操作性と携帯性を考えると、ヒアリングシートとして利用するデバイスはタブレットが最適でしょう。

キー入力が多く必要な場合は、iPad Proなどのキーボード付きデバイスもおすすめです。

ヒアリングシートをスマホから入力

 

ヒアリングシートのテンプレートは自由にカスタマイズ可能です

ヒアリングシートは会社の数だけ存在します。聞きたい情報、確認したい事項は会社によって多種多様だからです。

Nipoではヒアリングシートのテンプレートを自由にカスタマイズできます。必要な項目を選んで追加するだけの簡単操作。たったこれだけで会社オリジナルのヒアリングシートをシステム化して運用できます。

会社によってはヒアリングシートのテンプレートが複数種類必要かもしれませんね?大丈夫です。無料プランでは1グループに付き最大3種類まで。GOLD PLANでは最大20種類までのヒアリングシート用テンプレートを保存できます。(ヒアリングシートに限らず、日報やチェックリストとしても利用可能)

手書きのヒアリングシートでは当たり前に使える図やイラストも対応しています

紙のヒアリングシートであれば鉛筆を走らせるだけで図やイラストが記入できます。Nipoでは相応の機能として、手描きメモ署名といったパーツを使うことで対応可能です。

クラウドに保存されたヒアリングシートを活用する

紙のヒアリングシートと同じで、データのヒアリングシートもどんどん蓄積していきます。紙のヒアリングシートと違い、データのヒアリングシートは様々なメリットがあります。クラウド化されたヒアリングシートのメリットは次のとおりです

様々なデバイスでヒアリングシートを確認できる

作成されたヒアリングシートのデータはクラウド上に保存されるため、場所を選ばずにどこに居ても内容の確認が可能です。同時に、スマホやタブレット、PCなど様々なデバイスでヒアリングシートの作成も可能です。

ヒアリングシートをスマホから入力

ヒアリングシートをタブレットで入力する

画像の使い回しですみません。タブレットでもスマホでも入力、閲覧といった操作が可能です。複数人で利用可能のため、グループの設定によっては他の人が作成したヒアリングシートを確認するといった情報共有にも有効に活用できます。

データが全てクラウド上に保存されるため、データのバックアップも不要です。Nipoが一括してバックアップを毎日作成しております。

データのヒアリングシートを紙のヒアリングシートへ変換できる

タブレットから作成したヒアリングシートをPDFに変換

おや?っと思ったかもしれません。普通は逆ですよね。(紙のヒアリングシートをエクセルなどのデータに変換するのが一般的)

Nipoは作成されたヒアリングシートを、PDFに変換して印刷することが可能です。

タブレットやスマホから作成されたヒアリングシートを、A4サイズのPDFに変換可能です。縦・横のレイアウト変更やウォーターマーク(透かし)の挿入も可能です。

検印欄の追加ができるのも面白いポイントですね。

承認や棄却、コメントも使えます。

ヒアリングシートをそのまま報告書と捉えることができます。日報のように、提出されたヒアリングシートを上司が「承認」することも、既読サインを出すことも可能です。

ヒアリングシートに対してコメントを

 

溜まったヒアリングシートを一括CSVダウンロード可能

たくさんのヒアリングシートを、CSVにしてダウンロードできます。CSVはエクセルなどの表計算ソフトでそのまま開くことができます。エクセルの持つ強力な機能を使って、たくさんのヒアリングシートを俯瞰してみましょう。

例えば並べ替えや住所による絞り込みなど、Nipo上では出来ない便利な機能をフルに活用できます。

入力はNipo。集計や分析はエクセルという役割分担です。

多機能で会社オリジナルのヒアリングシートが作れてしかも無料で利用OK

こういった、会社オリジナルのシステム構築って一般的には「高い」ものですが、Nipoは無料プランもあります。(当然、一部の機能に制限はかかります)

では有料の場合は高額なのでしょうか?いいえそんなことは有りません。Nipoはもともと「日報アプリ」としてスタートしました。ヒアリングシートという使い方はどちらかと言うと応用的な用途ですが、料金は「日報アプリ」という枠のため割安です。

具体的には1名1ヶ月あたり200円〜500円の範囲で利用可能です。

 

このページはどちらかというと、「Nipoを使ってこんな使い方もできますよ」というご提案であり、基本は日報アプリなのです。でも気づいていますか?日報もヒアリングシートも、所定のテンプレートに従って毎日記入するという点で同じものなのです。

ここまで読んでくれてありがとうございますっ
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