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バラバラに届く日報をエクセルに転記する苦行から救済します

日報の活用

売上高?作業時間?数値の集計なら電卓よりエクセルでしょう

「メールで報告?こっちはメッセで報告?もう!まとめる側の気持ちも考えて」

毎日送られてくる報告書。見るだけでも大変ですが、それを集計するのはもっと大変です。集計する項目が多いほど、ため息も多くなりますよね。

鋭い方は気づいているかもしれませんが、実をいうと集計自体はそんなに大変ではありません。

電卓ではなく、今ではExcelなどの便利な表計算ソフトがあるので、集計や平均を求めるのはボタン1つです。

本当に大変なのは、バラバラに届く報告書を1つのエクセルシートにまとめることです。

毎日コツコツやればいいことですが、報告が遅れたり、日付をまたいだ場合はリズムが狂ってしまいます。記入漏れがあれば、それに対する確認でまたリズムが狂っていく・・・。悪循環です

そう、日報を書くスタッフは、集計するスタッフの都合を考えてはくれないのです。

集計するには1つのエクセルにまとめる必要があります。この作業を「転記」といい、集中力と忍耐力が必要なうえ、転記ミスなどのリスクがあります
 
日報の受信と同時に、そのデータをエクセルにまとめられたら、集計業務を大幅に短縮できます。
 

めんどうな「転記」はNipoを使えば解決!日報がそのままエクセルに

作業工数集計

あなたを悩ませる「転記」の課題は、日報に対するルールをしっかり定めることで解決できます。

後述する、スプレッドシートを使った運用をすることで、

スタッフ全員が1枚のエクセルシートを作り上げる=転記不要

という図式が成り立ちます。

スプレッドシートは表計算ソフトのため、集計として活用できますが、日報として使うには無理があります
 

日報の管理システムを導入することも良いアイデアでしょう。

Nipoを使い、あなたを「転記地獄」から救済するお手伝いをさせてください。

なぜNipoは転記不要の日報運営が可能なのか?

Nipoの機能の1つに、「CSVエクスポート」があります。

これは、お使いの日報様式に合わせて、日報のデータを1つのエクセルシートに書き出すことができる機能です。

たしかに、日報1つ1つは独立しています

AさんとBさんの日報が混ざっていたら困りますよね?日報自体は単独の文書なんです

対して、CSVエクスポートは指定した期間に含まれる日報を1つのエクセルシートに書き出す機能です。

 

もう、お気づきですね。

いままで手動でエクセルシートに転記していた作業は、NipoのCSVエクスポートで代用可能なのです。

バラバラの日報が

日報のサンプル。このデータをエクセルに変換する画像クリックで拡大

1枚のエクセルに日報をエクセルで開いた画像クリックで拡大

 

転記ミスの心配もなくなります♪

さぁ、エクセルシートができました。

あとはSUM関数や、AVERAGE関数でデータを料理しましょう。

エクセルが使えない環境でも、かんたんなグラフを作成する機能がNipoに備わっています。しかし多角的に分析するには、エクセルなどの表計算ソフトを使う方が確実です
日報をエクセルシートで集計しよう!提出漏れもかんたんチェック
メールで送られてきたり、紙で出されたり。バラバラな日報は読むだけで精一杯。 「日報を集計・分析なんてできない」 日報に特化したシンプルな日報システムNipoで問題が解決できます

補足:Googleのスプレッドシートでも代替可能です

実をいうと、エクセルシートにまとめる作業はNipoを使わずにも解決できます。

Google社の提供するサービス「Google SpleadSheet」は、オンラインで利用できる表計算ソフトです。エクセルとほぼ同様の機能を持ちながらも、オンラインで利用することが前提のため、「複数人で同時に編集が可能」です。

集計だけをしたい場合は、Nipoを使わずスプレッドシートで行うことも可能です

Google スプレッドシート - オンラインでスプレッドシートを作成、編集できる無料サービス
パソコン、スマートフォン、タブレットのどこからでも新しいスプレッドシートを作成して、他のユーザーと同時に編集。インターネットに接続していなくても作業を継続でき、Excel ファイルも編集できる、Google の無料サービスです。

この手法は集計に特化する場合有効に働きます。

しかし、いくつかのデメリットがあります。

  • 日報の機能はもたないため、日報が必要な場合2度手間になる
  • 全員が数値を読めてしまう(デリケートなデータでも隠せない)

メリットとデメリットを天秤にかけ、最適な解決策を見出してください

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