日報テンプレートが更に便利になりました。 Ver 4.7.0アップデートニュース| 2019/5/23

社外の方と日報を通じて連携を強化する

日報の活用

たとえば代理店やフリーランスとの報告として

「日報アプリって社内で使うものでしょ?」

はい、そのとおりです。でもNipoはもう少し応用的な使い方が可能です。

代理店やフリーランスの方々から、委託した業務の日報を受けるのは、メールでしょうか?

代理店・フリーランスはひとつの例ですが、ざっくりと「社外の人」が全て対象です

社外の人は「日報」というよりは、「報告書」と言ったほうがしっくりしますね。

さて、社外の人から受ける「報告書」はメールでしょうか?

スポットで受け取る報告書は、メールのほうが手軽ですが、ある程度の期間、契約した社外の方から受け取る報告書をメールで受け続けるのは管理が大変です。

でも、社内の報告システムに社外の人を入れる許可を得るのも大変です。

毎日・毎週などのサイクルで、社外の方から報告書を受け取るお手軽なシステムとしてNipoを活用してみませんか?

社内・社外の仕切りはありません

社外の方と報告書の遣り取りをする

一般的に、日報のシステムというと社内で利用するものです。

日報システムは社内のさまざまな情報が広く共有されています。中には、「部外者に見られてはまずい」情報もあるでしょう。そのため、社内の日報システムに社外のメンバーを参加させるには強い抵抗が。。。

結果、「メール」による報告に行き着きます。

でもこの問題は、情報の流れを一方通行にするだけで、解決できてしまう。とてもかんたんな問題なのです。

少し具体的に言うと、

  • 社外の方は報告書を社内の人に提出できる
  • 社外の方は自分の書いた報告書しか読めない

Nipoの特徴として、

「会社単位のシステム」ではなく、「グループ単位のシステム」である点があります。

たとえば「社外の人19人+社内の人1名」の20人グループを作れば、19人からの報告を1つの窓口で受けられます

社外の方の報告は「プライベートモード」がおすすめです

プライベートモードは日報が管理者に集約します

報告書(日報)の運営ルールをいくつか設定できますが、

このページでご紹介するような「社外の人」から報告書として受け取る場合は、プライベートモードがおすすめです。

プライベートモードとはかんたんに言うと、管理者以外のメンバーは報告書の提出以外何もできないモードのことです。

詳しくは「プライベートモード」をごらんください

(左の図はプライベートモードのイメージです。真ん中の女性が管理者です。管理者以外に報告書を書くことはできません)

 

プライベートモードのもう一つのメリットは、グループに所属しているメンバーの名前がお互いに表示されない点です。

管理者は全員の名前が表示されます

社外の人Aさんと社外の人Bさんは、お互いに面識がない可能性もあるため、名前が見えないほうがきっと良いでしょう

お互いの名前が画面上に表示されなくなりますが、完全な隠匿を保証するわけではありません。完全な隠匿が必要な場合、「グループ自体を分ける」必要があります
では、社外の人から見たNipoの画面はどのような感じになるのでしょう?
プライベートモードの画面
それは、このようなイメージです。
  • メンバー一覧にアクセスできなくなるため、他のメンバーに誰がいるかを知ることができない
  • 報告書のフォーマットはあらかじめ用意することで、読み手にとっても書き手にとっても使いやすい
  • 管理者にしか提出できないので、余計な操作が減り、社外の人の負担も減る

 

経営コンサルティングの一環として日報を書いてもらう

これまでの話を少し整理します。

Nipoは、会社という枠ではなく、グループという枠で管理するため、社外の方との連携がしやすくなります。社外の方同士で、お互いに名前を見られない仕組みのため、匿名が保たれます。そして報告書などのフォームが統一できるため、メールによる報告よりも品質が一定化でき、管理の負担も軽減できます。

さて、このような特徴を生かして、「社外の方」と報告書のやり取りについてご提案をさせていただきました。

じつは「社外の方」は広く解釈することができます。

たとえば、「経営コンサルタント」を例にみてみましょう。

経営コンサルタントの方が、クライアントの企業から、コンサルティングの一環として「業務の報告を報告書に書いてもらう」

このようなケースでも、Nipoが活用できそうですね。

私はコンサルタントではないので、専門的なことは言えません。
ひとつの例として掲載しました
他にはどのような利用方法がありますかねー?
ステキな用途が思いついたら、ぜひ教えて下さい

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