日報テンプレートが更に便利になりました。 Ver 4.7.0アップデートニュース| 2019/5/23

日報の業務負担を減らすための工夫を惜しまないでください

日報の活用

入力の仕方は1つじゃないです。日報の内容によって適切な選択をしましょう。Nipoは様々な入力方式をサポートしています。日報のテンプレートを作成する際、便利なパーツを組み合わせて日報を書く負担を軽減できます。このページでは例題を見ながら、よりかんたんな日報のテンプレートづくりに役立つ情報を掲載しています。

解答が予測できる設問は「選択肢」を使うと日報の負担が軽減できます

2つの入力例を見てください。どちらのほうが「よりらくに」入力できると思いますか?

入力例の比較 キーボードから直接入力

入力例の比較 一覧から選択して入力するパターン

 

どちらも「当日の天気」を入力する例です。この質問は人によって答えが変わると思います。

キーボードの入力に慣れている人は、「キーボード入力のほうがらく」と答えるかもしれません。しかし、キーボード入力が苦手な方は「一覧からチョイスするほうがらく」と答えるでしょう。

提出されたときの結果はどちらも同じです。しかし、日報を書かなくてはならないスタッフにとって、この差は大きな差となります。

スタッフの、日報に対する負担を軽減するために必要なことは、「どうすればもっとかんたんに、日報が書けるようになるのか?」ということを、上司であるあなたが考えてあげることです。

キーボードの入力と、マウスの入力の違いを体験してみてください

実際にやってみるのが一番わかりやすいでしょう。Nipoがサポートしている入力方式を3つご用意しました。日報の書き手になったつもりで記入して下さい。

「今日の天気はなんですか?」

キーボードから入力
一覧から選択(省スペース)
一覧から選択



特にスマートフォンやタブレットであれば、キーボードからの入力は極力減らすべきです。スタッフがどのデバイスで日報を作成するのかを調査し、スタッフの日報作成を極力負担軽減することは、管理者の責務です。

この章で紹介した入力方式をNipoでは「選択肢(1答式)」というパーツでサポートしています。回答に対する選択肢は最大で10種類まで自由に追加可能です。日報本文中に、解答が予め幾つか予測可能な場合は「選択肢」を使うことで、日報作成者の心理的負担を軽減でき、誤字・脱字などのケアレスミスを防ぐことが可能です。
GOLD PLAN限定ですが、入力必須の指定も可能で、入力漏れのミスも防ぐことが可能です

選択肢(1答式)」は、1つしか選べません。複数の回答を選びたい場合は、「選択肢(複数回答)」をご利用ください。「選択肢(複数回答)」は次のような入力スタイルです


Q:本日発生した事項を選択




Yes / No で回答するなら、四角い箱が1つあれば良い

日報の中で、「トラブルのあり・なし」のように、2択で解答できる設問があるなら、チェックボックスがおすすめです。

入力例の比較 キーボードで手入力

入力例の比較 ON・OFFで簡単

毎日日報を書くスタッフの気持ちを考えて、日報のテンプレートを作る時は、どちらが良いのかを考えてみてください。YES/NOで回答できるなら、チェックボックス1つで事足ります。チェックボックスがどのようなものかみてみましょう。

トラブル発生

とってもかんたんですね。日報の書き手の負担も減らせます。

この設問を、前述した「選択肢」で作るとどうなるでしょうか?実は選択肢でも作ることが可能です。例えば下の例を御覧ください。



チェックボックス1つはYES / NOしか選べませんが、解答に広がりを出したい場合は選択肢もおすすめです

スライダーを使った数値入力もスマホでは特におすすめできます

数値の入力は、キーボードからも行えますが、入力される数値の上限と下限が絞り込めれば、スライダーを使った入力も面白いです。

日報テンプレートパーツ:スライダー(刻み)

スライダーパーツ(刻み)を使えば、ドラッグ操作だけで数値の入力ができます。「刻み」の名の通り、スライダーのメモリは「刻み」ごとに動きます。例えば5刻みなら5…10…15…20のように動き、その間の数値(例えば6)は入力できません。

スライダーパーツは便利な入力方式ですが使い所は間違えないでください。上限〜下限の範囲が広すぎると逆にとても使いにくいパーツになってしまいます。長いYoutube動画のスライダーと同じで、ちょっと動かすだけで何十分もスキップされていまいます。入力範囲が絞り込めない場合も問題です。スライダーは上限と下限を予め設定する必要があるので、範囲が不明では使えません。これらの場合は、従来の「数値入力パーツ」をご利用ください。

適材適所です。

 

 

初期値を使えば毎回入力の手間が減らせます

これまで幾つかのパーツをご紹介しました。パーツによっては、初期値(Default Value)を設定できるパーツもあります。なおこのページでご紹介したパーツはすべて初期値の設定が可能なものです。

初期値とは日報を作成する画面を開いたとき、最初から入力されている値のことです。

例えばスライダーパーツを例に考えてみましょう。スライダーのツマミは左端にあったほうが便利なのか?それともスライダーのツマミは真ん中のほうがいいのか?

これに対する正解は「会社によりけり」です。画面を開いたらドンピシャなメモリを刺していたら、ちょっとうれしい気分になれますよね。

選択肢も、チェックボックスも同じように初期値の設定が可能です。高確率でチェックが入る項目や、逆に高確率でチェックが入らない項目などを初期値として指定すれば、日報作成者の負担は大きく軽減できると思いませんか?

例えば高確率で機械トラブルと破損が発生する場合はこんなかんじです






天気の例でも、梅雨の時期は「初期値を雨」にしておくと、

日報作成者から「預言者ですか?」なんて呼ばれるかもしれませんよ

初期値の設定や変更はかんたんです。詳しくは操作ガイドを御覧ください

日報を続けるには、続けやすい環境を整えることが大切

業務なのですから、日報を続けるのは当たり前だと思うでしょう。

「無理やり続けさせる」のではなく、「気持ちよく日報を書く」ほうが、スタッフにとっても、報告を受ける上司にとっても良い結果に繋がります。

「業務なんだから書きなさい」

「仕事なんだから書きなさい」

と、一方的に押し付けるのではなく、スタッフにとって書きやすい環境を整えてあげることが大切です。

日報を書く環境はいろいろあります。昔ながらの「手書き日報」もまだ根強く人気がありますし、WordやExcelを使った日報もあります。

Wordやエクセルを使った日報は、日報のテンプレートもたくさん出回っており、その多くは無償で利用可能です
たくさんの選択肢がありますが、その中の1つにNipoを付け加えさせて下さい。Nipoは今ごらん頂いているホームページで紹介した日報管理システムです。
日報のテンプレートを自由にカスタマイズでき、スタッフの日報負担を軽減させることができます。
その他、スマートフォンによる利用などさまざまな特徴がありますが、このページでは割愛させていただきます。
ここで紹介した項目以外にも、日付項目や写真項目など、さまざまなパーツを組み合わせて日報のテンプレートがつくれます。

すてきなテンプレートをつくってください

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