10ヶ月ぶりのメジャーアップデートです!Version4 Release

めんどうくさい日報を少しでも楽に書ける工夫をする

日報の活用

もっとかんたんにテンポよく日報が書けたらみんな喜びます

突然ですが、次の2つのうち、どちらのほうが「よりらくに」入力できると思いますか?

入力例の比較 キーボードから直接入力

入力例の比較 一覧から選択して入力するパターン

*画像クリックで拡大されます

どちらも「当日の天気」を入力する例です。

この問は、人によって答えが変わると思います。

キーボードの入力に慣れている人は、「キーボード入力のほうがらく」と答えるかもしれません。

しかし、キーボード入力が苦手な方は「一覧からチョイスするほうがらく」と答えるでしょう。

提出されたときの結果はどちらも同じかもしれません。

しかし、日々、日報を書かなくてはならないスタッフにとって、この差は大きな差となります。

スタッフの、日報に対する負担を軽減するために必要なことは、

「どうすればもっとかんたんに、日報が書けるようになるのか?」ということを、上司であるあなたが考えてあげることです。

はい・いいえ で回答するなら、四角い箱が1つあれば良いという事実

もう一つ、例をだしてみます。

次の2つは、どちらのほうが、「よりかんたんに入力できますか?」

入力例の比較 キーボードで手入力

入力例の比較 ON・OFFで簡単

「システムにトラブルが発生したか?」という項目が日報にあります。

日報を記入するスタッフは、その日にトラブルが発生したら「発生」と報告し、発生しなければ「発生なし」と報告することでしょう。

ここでのポイントは、「四角い箱が1こあれば回答できる」という事実です。

質問に対して「はい」なら、四角い箱にチェックを入れます。すごくシンプルですね。

毎日日報を書くスタッフの気持ちを考えて、日報の様式を作る時は、どちらが良いのかを考えてみてください。

仮に20名のスタッフがこの様式を使う場合、20人が楽をできるかどうかは、日報の様式で変わってきます。

日報を読む側にもメリットあり
キーボードで手入力の場合、「はい」や「発生した」「はっせい(ひらがな)」など、書き手によって回答の仕方が曖昧になります。チェックボックスなら、日報を読む側にとっても読みやすくなります

初期値を使えば毎回入力の手間が減らせます

項目によっては、初期値を設定することもできます。

初期値は日報の作成画面を開くと、最初から入力されている値のことです。

上の例にある、チェックボックスも初期値の設定ができます。

高確率でYESが入ると考えられる場合、チェックボックスの初期値を「YES」(チェックをON)にすることで、スタッフの負担が軽減できます

日報を続けるには、続けやすい環境を整えることが大切

業務なのですから、日報を続けるのは当たり前だと思うでしょう。

「無理やり続けさせる」のではなく、「気持ちよく日報を書く」ほうが、スタッフにとっても、報告を受ける上司にとっても良い結果に繋がります。

「業務なんだから書きなさい」

「仕事なんだから書きなさい」

と、一方的に押し付けるのではなく、スタッフにとって書きやすい環境を整えてあげることが大切です。

日報を書く環境はいろいろあります。昔ながらの「手書き日報」もまだ根強く人気がありますし、WordやExcelを使った日報もあります。

Wordやエクセルを使った日報は、日報の様式もたくさん出回っており、その多くは無償で利用可能です
たくさんの選択肢がありますが、その中の1つにNipoを付け加えさせて下さい。Nipoは今ごらん頂いているホームページで紹介した日報管理システムです。
日報の様式を自由にカスタマイズでき、スタッフの日報負担を軽減させることができます。
その他、スマートフォンによる利用などさまざまな特徴がありますが、このページでは割愛させていただきます。
ここで紹介した項目以外にも、日付項目や写真項目など、さまざまなパーツを組み合わせて日報の様式がつくれます。
日報・チェックシートを構成するパーツについて
  • 1行テキスト・複数行テキスト・数値
  • 日付・時刻
  • 選択肢1答式・選択肢複数回答式
  • チェックボックス・レーティング
  • 写真・手書きキャンパス

すてきな様式をつくってください

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