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業務報告書をクラウドシステムにしてスマホから作成する

報告書管理システム
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業務報告書の種類と報告書の作成運用ルール

よく聞く「日報」も報告書の1種ですが、その他にも「事故報告書」や「施工完了報告書」「出張報告書」など、報告書といっても様々な種類の報告書があります

会社の業務内容や社内ルールによってどのような報告書を使うかは千差万別です。そして報告書の作成に使うツールやシステムもまた、千差万別です。

手書きで報告書を作成する場合もあれば、WordやExcelを使って報告書を作成することもあるでしょう。作成された報告書に「検印欄」を設けて上席に捺印をもらうこともあるかもしれません。
ペーパーレス化と叫ばれて久しいですが未だに紙による報告書は直感的でわかりやすく、決して無くなることはありません。

報告書をIT化することで得られるメリット

業務報告書をクラウドシステム化すると、どのような変化が起きるのでしょうか?本サイトのアプリでもあるNipoを例にお話しますが、他の報告書システムでも概ね同様のことができるはずです。

スマホ・タブレットに完全対応のため、外出先や現場から直接、報告書の作成ができる

iPadで報告書を作成する

iPadで報告書を作成する

 

iphone

「会社に戻って共有フォルダにある「作業報告書」のテンプレートを開いて報告書を書く」

という必要がなくなります。お手持ちのスマートフォンやタブレットから直接、さまざまな報告書が作成できます。

カメラ付きであれば、例えば現場の写真を撮影し、そのまま報告書に添付することも可能です。

後述しますが、スマートフォン単体で報告書をPDF化から印刷まで対応可能です


※スマートフォンの場合は画面幅が狭いため、縦1列の報告書にレイアウトが変わりますが、作成した報告書をPCやタブレットから表示すると体裁を保った報告書に変わります

モバイル対応について詳しくはこちら

 

システム化してもできるだけ「報告書」らしさをキープしました

報告書の体裁をきちんと保っているため、ITに不慣れなスタッフでも直感的に操作できます。

報告書の見た目を保っている

報告書の見た目を保ちつつ、IT化

溜まり続ける報告書を1枚のエクセルシートで集計、分析できる

複数の日報を1枚のエクセルシートにまとめる

複数の日報を1枚のエクセルシートにまとめることで、様々な分析が可能になります

簡単に、溜まり続ける報告書を1枚のエクセルシートにまとめることができます。転記の手間も軽減できるうえに、転記ミスの心配も有りません。

エクスポートする際に出力対象になるものとならないもの

エクスポートする際に出力対象になるものとならないもの

上のエクセル画面は、「営業チェックシート」というテンプレートを出力した例です。

「売上」や「距離」といった項目はExcel上に表示されますが、画像や手書きのメモといったデータはエクセル上に出力されません。

出力対象のパーツについて詳しくは「テンプレートパーツ」を御覧ください

補足:スマートフォンからもエクセルを開くことができますが画面サイズの関係で、PCから開いたほうが良いでしょう。

エクセルへエクスポートについて詳しくはこちら

報告書をシステム化しても紙で提出がしたい!報告書の体裁を保ちつつPDFに出力できます

報告書をPDFに変換することが可能です。

PDFに変換された報告書は一般的なA4用紙サイズで作成されます。また、向きはA4縦/A4横のいづれか好きな方を選べます。

文書番号などもシステムが自動で付番するため報告書の文書管理にも役立ちます。

 

また、報告書を印刷して提出する際は、検印欄を設けることで承認印などが便利にお使いいただけます。
(検印欄が不要なら枠自体を消すことも可能)

エクセルによる出力では画像を取り扱えませんが、PDFであれば報告書に添付された画像もそのまま出力されます。(例では手書きメモという画像を利用しています)

 

報告書をPDFに出力する

報告書をPDFに出力する

実際のPDFデータはこちらからDLできます

 

PDFについてさらに詳しく

 

事故報告書や完了報告書など、テンプレートを自由に設計できます

ここでいう報告書とは日々の業務を通じて繰り返し作成される報告書のことです。
例えば金融庁の「老後の2000万円問題」で取り上げられたような報告書とは性質が異なります。

会社の数だけ報告書の種類があります。なぜなら報告書を通じて知りたい内容は会社によって様々だからです。
無料テンプレートの報告書をダウンロードして利用している方も多くいますが、一部項目を追加(または削除)して、独自にカスタマイズしていることでしょう。このように報告書は「知りたい情報を網羅する」ことが大切です。

Nipoは報告書のテンプレートを自由にカスタマイズできるので、会社オリジナルの業務報告書(あるいは事故報告書・・・etc)を作成可能です。

日報のテンプレートを作成する

報告書のテンプレートは最大で20種類まで保存でき、報告者は報告書作成の都度、使用するテンプレートを選ぶだけで報告書の執筆に取りかかれます。

 

報告書のテンプレート作成について詳しく

 

報告書にあると便利な検印欄も完備。スマホで作った報告書をそのままPDFに変換できます

スマートフォンやタブレットから報告書が作成できることで、現場など外出先から直接、報告書の作成が可能になります。
作成した報告書はNipoから参照できますが、報告書をスマートフォンやタブレットから直接PDFへ変換することも可能です。

iPhone / iPadであれば、Air Printを使うことで直接印刷ができます。
Androidであれば、Google Cloud Printを使うことで直接印刷ができます。

 

「報告書の作成」「報告書をPDFに変換」「報告書を印刷」
この3つのステップを、スマートフォン1台で完結できるため、とても便利です。
完全なIT化ではなく、ITの力を借りつつも、紙で報告書の提出が欲しい場合に便利です。

完全なIT化ではなく、アナログとITのステップアップに最適です

でも高いんでしょう?いいえ、業界最安値です

最安値といっても何を基準にするかによって変わりますが、それでも価格には自信があります。報告書システムの多くは最低利用人数や最低利用期間がありますが、Nipoは次のようになっております

  • 無料プランがあります!(一部機能制限あり)
  • 最低申し込み人数1名からOK!
  • 1名1ヶ月の料金は200円〜500円と格安!
  • 最低利用期間1ヶ月からOK!

といった特徴があります。ご利用料金について詳しくはこちら

無料プランと有料の違いについて

 

ここまで読んでくれてありがとうございますっ
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