2017-04-13

各営業所の売上日報を一括管理&自動集計する

500店舗の営業所から送られる営業日誌を管理しよう

500店舗ともなると、手動で管理するのはとても難しいでしょう。エクセルで一覧表を作ったり、各ファイルのデータをコピーや参照するのは、日常業務の中であまりにも大きな負担になります。
バックアップの問題や、たまり続けるデータの保管、管理方法も考えなければなりませんね。

nipoでこの問題を解決できます。

この操作ガイドは、営業日報を全自動で集計しますの記事に書かれた問題提起による回答例であり、
nipoの一つの使い方になります。

基本設定について

ここでは基本設定に関するお話は触れません。基本設定については、
nipo操作ガイド1を参照してください

本店が管理したい営業所を、「部下」として追加します

nipoは、「上司」と「部下」の階層構造をもったグループウェアです。
つまり「親」と「子」の関係図さえ図式化できれば、「上司」「部下」が個人である必要性は有りません。

いまログインしているアカウントを「本店」として、本店アカウントの部下に「営業所」のアカウントを追加していきましょう。

営業所 売上日報 集計

営業所を部下として登録することで、各営業所の集計や管理ができます

追加したアカウントの情報を、全国の営業所に通知しておきます。
全国の営業所の責任者が適任ですが、販売管理を担当している事務スタッフでも良いでしょう。このあたりはケースに応じて適切なスタッフを抜擢してください。

全国の営業所が同じ様式の【売上日報】を使うように、テンプレートを作成する

営業所によってバラバラな営業日報を提出されるのは、集計や管理の面から好ましく有りません。
すべての営業所で共通に利用するための、「売上日報」テンプレートを作っておきましょう。
テンプレートの作成については、nipo操作ガイド1 テンプレートについてを御覧ください。

営業所用の売上日報

営業所専用の売上日報テンプレートを作成しました。各営業書はこのテンプレートを使用できます

各営業所が日々の売上日報を作成する

どんなに離れた場所であっても、インターネットに接続できれば売上日報を作成し、提出することができます。
提出に電子メールは不要です。通常の手順で営業日報を作成し、「提出」ボタンをタップするだけで、本店に営業日報を送ることができます。

本店は受け取った営業日報の内容を読み、それに対するリアクションをすることができます。
例えばコメントをつけたり、営業日報を「承認」したりすることです。
営業日誌は日々データベースに蓄積されていきます。
WordやExcelとは違い、ファイルのように管理が困難になることはありません。
イメージ的には、Facebookのように、たくさんの記事が1列のタイムラインに流れてくるような感覚です。
そして営業日誌のデータは、クラウド上に厳重に管理されて保管され、毎日自動でバックアップを作成します。
フルマネージドサービスなので、本店がバックアップを取る必要も有りません。全部自動です

各支店の営業成績を、営業日誌のデータから自動で収集、分析し、グラフ化します

各支店ごとに、売上高や仕入高の値を集計します。各支店で集計されるため、各支店の営業成績がひと目で分かります。

集計は2種類あり、必要に応じて使い分けます

1つの支店を選択して、時系列に営業成績を分析する

1つの支店を選んで、一定期間における売上高、仕入高の推移をチェックすることが可能です。
折れ線グラフと、一覧テーブルにより明瞭に成績を知ることが可能です。

すべての支店の営業成績を集計して分析する

登録しているすべての営業所のデータをグラフ化します。
一定期間における「売上高」や「仕入高」の合計が分析できます。