日報テンプレートが更に便利になりました。 Ver 4.7.0アップデートニュース| 2019/5/23

グループのメンバーを管理する

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メンバーをグループに追加する

日報をやり取りする相手をグループにメンバーとして追加しましょう。

メンバーの追加はアカウントを代理で作成する方法と、既に存在するアカウントのメンバーをグループに招待する方法の2通りあります

スタッフのアカウントを代理で作成(通常はこちら)

スタッフに日報やチェックシートを書いてもらうには、スタッフ用のNipoアカウントが必要です。スタッフがまだNipoのアカウントを持っていない場合、管理者の権限でスタッフのアカウントを代理作成できます。アカウント作成には、ログインするためのE-mailアドレス(Nipoで未登録のもの)とログインパスワード、そして名前が必要です。

具体的な作成手順は下図を参照してください

スタッフのアカウントを代理で作成

無事に作成できたら、ログイン情報を部下に教えてあげましょう。部下のアカウントでログインすると、すでにグループに参加した状態でNipoが始まります
作成したアカウントは独立した1つのアカウントです。利用するスタッフの裁量でログインパスワードの変更や、ログインメールアドレスの変更をすることが可能です。
会社組織としてアカウントをコントロールしたい場合、スタッフのアカウントは会社で管理可能なE-mailアドレスで作成してください。E-mailはセキュリティ上厳格に管理されており、スタッフがパスワードを忘れた際のパスワードリセットに利用したり、勝手にログインメールアドレスを変更されてもアカウント作成時のE-mailアドレスへ強制的に戻すことが可能です。

既に存在するアカウントをグループに招待(誤って追放した場合もこちら)

すでにNipoのアカウントを持っているスタッフを会社のグループへ招待できます。誤ってメンバをグループから追放してしまった場合も、追放しただけではアカウントが残っているのでこちらの手順でグループに招待してあげましょう。この手順は招待する側と、招待される側双方で操作が必要です。

招待する側の操作

メンバ画面からグループの情報を表示しましょう(下図参照)

グループにメンバーを招待する

招待を受ける相手が近くに居て、QRコードのスキャンが可能ならば招待される側の端末でスキャンするだけです。相手が遠方に居たり、カメラが無いPCの場合はGroup IDと Group PWを招待を受ける相手に伝えてください

グループのIDとPWが分かると誰でもグループに参加できます。第三者にIDとPWを知られないように注意し、PWは定期的に変更してください。詳しくはセキュリティガイドラインをご覧ください

招待される側の画面

グループ一覧画面の下部にある「グループに参加」ボタンを押してください
グループに参加する

その後に表示される画面は以下のようになります
グループに参加するIDとPW入力画面

正しいIDとPWが入力されていれば、グループのメンバーに加わることができます。

メンバーの追放

メンバーをグループから追放できます。追放したいメンバを選択後「追放」ボタンをクリックしてください。たった3ステップです。(下図参照)

グループからメンバーを追放する

追放はメンバをグループから放り出すことです。追放されたメンバはグループの日報を読んだり、書いたりすることができなくなります。ではいつ追放するのでしょうか?一般的には「スタッフが会社を辞めた時」が多いです。退職したスタッフは情報漏洩を防ぐためにも忘れずに追放してください。
詳しくはセキュリティガイドライン-追放をご覧ください

追放すると、いくつかの変化が起きます

  • 日報の削除日報の修正は、オーナー不在のためできなくなります
  • 再度グループ招待の手順を踏むことで、再びメンバーとして復帰することも可能です
  • 復帰したメンバーは日報のオーナー権がそのまま引き継がれます
  • 一部の個所で脱退したメンバーの名前が【退室済み】に変わります

管理者の権限について

グループには管理者が最低1名いますが、必要に応じて増やすことが可能です。まず誰が管理者かを確認してみましょう(下図参照)

メンバーの権限を確認する

メンバーの権限は「権限」列にて確認できます。権限は「member」と「manager」と「admin」の3種類ありますが、このうちmanagerとadminを「管理者」と呼びます。

「managerとadminの違いは何?」
managerとadminはどちらも管理者で、できることも同じです。両者の違いはグループモードが「プライベート」の時にだけ発生します。
スタッフが日報やチェックシートを提出時、「提出先」がadminで、「共有先」がmanagerとなります
※adminはグループに1名しか存在できません
※提出先に指定されたアカウントがその日報の承認・棄却をできます

 

メンバを管理者に昇格する

member権限のユーザをmanagerに昇格させてみましょう。昇格させたいユーザを選んで操作します

ユーザを管理者に昇格する

これで管理者に昇格できます。逆に管理者権限をはく奪する場合も同じ手順で操作可能です。

管理者の権限は強力です。日報テンプレートの変更やグループモードの変更をはじめとして、メンバの権限を操作したり、極端な話をするとあなたを追放することもできます。そのため、管理者の人数は必要最小限に抑えるとともに、信頼できるスタッフだけ管理者にして下さい。

スタッフの名前を変更する

管理者の権限で他のメンバーの名前を変更できるようになりました。変更したいメンバの名前をクリックするとポップアップで編集ウインドウが表示されます。そこに名前を入力して下さい

管理者の権限でメンバーの名前を変更する

ユーザを特定するUIDについて

参加しているユーザには、固有のUIDが割り当てられます。UIDとは【hYIgZRB9mxtTQ9JeJNfWJSqXQAQ2】のような非常に長い文字と数字の組み合わせで表示されます。

このUIDはNipoのアカウント作成時に自動で割り当てられ、書換不可能な情報です。値はユニーク(一意:絶対に重複しない値である)です。この特性からユーザを特定するのに最も確実で信用できる情報となり、ログデータなどはUIDで表示されます。

同じくユニークな情報にE-mailがありますがE-mailはユーザの手で変更することが可能です。そのため最も確実で信用のおける情報はUIDに軍配が上がります

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