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グループのメンバーを管理する

メンバー管理 アイキャッチ
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メンバーをグループに追加する

日報をやり取りする相手をグループにメンバーとして追加しましょう。

メンバーの追加はアカウントを代理で作成する方法と、既に存在するアカウントのメンバーをグループに招待する方法の2通りあります

スタッフのアカウントを代理で作成(通常はこちら)

「全体設定」を開きます。

スタッフをグループに追加するにはスタッフのE-mailアドレスを入力するだけです。

部下のアカウントを代理で作成する

部下のアカウントを代理で作成できます。入力はE-mailだけです。ログイン用パスワードは自動で用意されます。上の動画の例ではnipo2Oq0が自動で用意されるパスワードです

 

アカウントを作成すると、自動でこのグループにスタッフが参加されます。

新しく追加したスタッフには、ログインに必要なE-mailアドレスとパスワード(nipo+4桁の文字で構成されます。パスワードはグループごとに決まります。)を伝えてください。

作成したアカウントでログイン後、パスワードを変更することを推奨します。

作成したアカウントは独立した1つのアカウントです。利用するスタッフの裁量でログインパスワードの変更や、ログインメールアドレスの変更をすることが可能です。
会社組織としてアカウントをコントロールしたい場合、スタッフのアカウントは会社で管理可能なE-mailアドレスで作成してください。E-mailはセキュリティ上厳格に管理されており、スタッフがパスワードを忘れた際のパスワードリセットに利用したり、勝手にログインメールアドレスを変更されてもアカウント作成時のE-mailアドレスへ強制的に戻すことが可能です。

既に存在するアカウントをグループに招待(誤って追放した場合もこちら)

すでにNipoのアカウントを持っているスタッフを会社のグループへ招待できます。誤ってメンバをグループから追放してしまった場合も、追放しただけではアカウントが残っているのでこちらの手順でグループに招待してあげましょう。

この手順は招待する側と、招待される側双方で操作が必要です。

招待する側の操作

メンバ画面からグループの情報を表示しましょう(下図参照)

QRコードでグループに参加する

QRコードを使って既存のメンバーを招待できます

招待を受ける相手が近くに居て、QRコードのスキャンが可能ならば招待される側の端末でスキャンするだけです。相手が遠方に居たり、カメラが無いPCの場合はGroup IDと Group PWを招待を受ける相手に伝えてください

グループのIDとPWが分かると誰でもグループに参加できます。第三者にIDとPWを知られないように注意し、PWは定期的に変更してください。詳しくはセキュリティガイドラインをご覧ください

招待される側の画面

グループ一覧画面の下部にある「グループに参加」ボタンを押してください

グループ招待の手順ー招待を受ける側の操作

画面右は招待を受ける側で、画面左は招待する側の画面です

正しいIDとPWが入力されていれば、グループのメンバーに加わることができます。

上のアニメーションでは使いませんでしたが、Webカメラ搭載のPCや、スマートフォンの場合はQRコードをスキャンするだけです。わざわざ手動で入力する必要はありません。

メンバーの追放

メンバーをグループから追放できます。追放したいメンバを選択後「追放」ボタンをクリックしてください。(下図参照)

メンバーの追放

メンバーの追放

追放はメンバをグループから放り出すことです。追放されたメンバはグループの日報を読んだり、書いたりすることができなくなります。ではいつ追放するのでしょうか?一般的には「スタッフが会社を辞めた時」が多いです。退職したスタッフは情報漏洩を防ぐためにも忘れずに追放してください。
詳しくはセキュリティガイドライン-追放をご覧ください

追放すると、いくつかの変化が起きます

  • 日報の削除日報の修正は、オーナー不在のためできなくなります
  • 再度グループ招待の手順を踏むことで、再びメンバーとして復帰することも可能です
  • 復帰したメンバーは日報のオーナー権がそのまま引き継がれます
  • 一部の個所で脱退したメンバーの名前が【退室済み】に変わります

管理者の権限について

グループには管理者が1名いますが、必要に応じて増やすことが可能です。なお、最初の管理者はグループを作成した人です

メンバーの権限について

権限はAdmin / Manager / Memberの3種類ある

メンバーの権限は「権限」列にて確認できます。権限は「メンバー」と「マネージャ」と「admin」の3種類ありますが、このうちマネージャとadminを「管理者」と呼びます。両者の違いは次の通りです

  • Adminは1名しか設定できませんがマネージャは複数人なることができます
  • Adminがマネージャをメンバーに降格したり追放したりできますが、その逆はできません
  • Adminは他のマネージャに自身のAdmin権限を譲渡できます
  • グループモードが「共有しない」限定】Adminが提出先に指定され、マネージャは共有先に指定されます

メンバを管理者に昇格する

member権限のユーザをmanagerに昇格させてみましょう。昇格させたいユーザを選んで操作します

メンバーの権限を操作する

メンバーの権限を操作する

これで管理者に昇格できます。逆に管理者権限をはく奪する場合も同じ手順で操作可能です。

管理者の権限は強力で、極論するとあなたを追放することもできます。そのため、管理者の人数は必要最小限かつ信頼できるスタッフだけにしましょう

スタッフの名前を変更する

管理者の権限があればメンバーの名前を変更できます。変更したいメンバの名前をクリックし、名前を入力して下さい

スタッフ名の変更

スタッフ名の変更はクリックして入力するだけ。直感的でかんたんな操作です

ユーザを特定するUIDについて

参加しているユーザには、固有のUIDが割り当てられます。UIDとは【hYIgZRB9mxtTQ9JeJNfWJSqXQAQ2】のような非常に長い文字と数字の組み合わせで表示されます。

このUIDはNipoのアカウント作成時に自動で割り当てられ、書換不可能な情報です。値はユニーク(一意:絶対に重複しない値である)です。この特性からユーザを特定するのに最も確実で信用できる情報となり、ログデータなどはUIDで表示されます。

※同じくユニークな情報にE-mailがありますがE-mailはユーザの手で変更することができてしまいます

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