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グループのメンバーを管理する

icatch スタッフの編集
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メンバーをグループに追加する

グループ作成直後はあなた一人しかいません。通常は日報の読み手と書き手がいるので、スタッフを追加する必要があります。このページではスタッフの管理について詳しく解説しています。

スタッフを管理する

スタッフの管理画面では、スタッフの追加や権限の設定、追放などが行なえます

スタッフのアカウントを作成する(管理者が代理でアカウントを作成できます)

「全体設定」を開き、「メンバー管理」までスクロールしましょう。

スタッフのアカウントを作成する

スタッフのアカウントを作成するには、E-mailアドレスが必要です。

ここで作成したE-mailアドレスと初期パスワードを使ってNipoにログインできます。この例では、
E-mail: hogehoge@sndbox.jp
Password: nipoegg4
でログインができます

作成直後の初期パスワードは、グループごとにランダムで共通のパスワードとなります。安全性のためにも、パスワードを変更することを推奨します。

 

Nipoを利用するスタッフには、作成したE-mailアドレスと初期パスワードを伝えて下さい。

作成したアカウントは独立した1つのアカウントです。利用するスタッフの裁量でログインパスワードの変更や、ログインメールアドレスの変更をすることが可能です。
会社組織としてアカウントをコントロールしたい場合、スタッフのアカウントは会社で管理可能なE-mailアドレスで作成してください。E-mailはセキュリティ上厳格に管理されており、スタッフがパスワードを忘れた際のパスワードリセットに利用したり、勝手にログインメールアドレスを変更されてもアカウント作成時のE-mailアドレスへ強制的に戻すことが可能です。

既に存在するアカウントをグループに招待(誤って追放した場合もこちら)

すでにNipoのアカウントを持っているスタッフを会社のグループへ招待できます。誤ってメンバをグループから追放してしまった場合も、追放しただけではアカウントが残っているのでこちらの手順でグループに招待してあげましょう。この手順は招待する側と、招待される側双方で操作が必要です。

招待する側の操作

QRコードを提示する

QRコードを招待したい相手に見せます

すごく簡単です。QRコードを表示して下さい。これだけです

招待される側の作業手順

招待される側の端末で操作します。

まず家のアイコンをクリックし、グループ一覧画面へ移動します

ホーム画面へ戻る

次いで、画面一番下にある「グループに参加」ボタンをクリックします

 最後に、QR読み取りボタンをクリックし、提示されたQRコードをスキャンします 以上でグループに参加することができます。

 

グループのIDとPWが分かると誰でもグループに参加できます。第三者にIDとPWを知られないように注意し、PWは定期的に変更してください。詳しくはセキュリティガイドラインをご覧ください。招待を受ける相手が近くに居て、QRコードのスキャンが可能ならば招待される側の端末でスキャンするだけです。相手が遠方に居たり、カメラが無いPCの場合はGroup IDと Group PWを招待を受ける相手に伝えてください

スタッフの設定を行う

各スタッフごとに名前や各種権限の設定ができます。なお設定変更できる人は「管理者」と「マネージャ」だけです。

スタッフの権限を変更する

誰でも自由に設定されては困るので、権限の設定でデキる人とできない人を分ける必要があります。権限は「管理者」「マネージャ」「メンバー」の3種類で、下図から確認できます。

スタッフの権限を変更する

スタッフの権限を変更することができます。

各種権限について詳しく見てみましょう

管理者 – 一番偉いひと –

グループの管理ができる人です。管理者は1グループに1名までです。最初にグループを作った人が管理者になりますが、必要に応じて管理者の権限を他のスタッフに譲ることもできます。他のスタッフに権限を譲ると自分自身の権限が後述する「マネージャー」に降格します。

管理者の権限を他のスタッフへ譲る

管理者の権限を他のスタッフへ譲る

マネージャ – 次に偉い人 –

マネージャは管理者とほぼ同じ権限ですが、細かいところで若干の違いがあります。具体的には次のような違いがあります。

  • 管理者は1名しか設定できませんがマネージャは複数人なることができます
  • 管理者がマネージャをメンバーに降格したり追放したりできますが、その逆はできません
  • マネージャは追放することができますが、管理者を追放することはできません
  • マネージャはグループを解散できませんが、管理者はグループを解散できます
  • グループモードが「共有しない」限定】管理者が提出先に指定され、マネージャは共有先に指定されます

とまぁ、違いを並べてみましたが日常業務でこれらの違いを意識する必要性はありません。基本的に管理者とマネージャは管理する側という位置づけです。

メンバー – 普通の人 –

メンバーは管理権限がありません。グループに関する全体的な設定や、日報テンプレートの編集などはできません。

スタッフの提出先情報を指定する

「提出先設定」をクリックし、各スタッフが誰に日報を提出するか指定することができます。

日報の提出先を指定する

管理者が日報の提出先を個別に指定できます

各日報のテンプレートごとに指定可能です。例えば日報はAさん宛に、トラブル報告書はBさん宛という具合に指定可能です。

日報の提出先を管理者が指定する

日報の提出先を管理者が指定できます。

また、日報作成時に日報作成者が自由に提出先を変更できるのですが、それを許可したくない場合は「日報作成時に提出先、共有先をロックする」にチェックを入れて下さい。

提出先、共有先はグループモードによっても影響を受けます。

「共有しないモード」の場合は、提出先・共有先の設定が一切無視され、すべての日報は管理者宛になります。

「共有するモード」の場合は、提出先のみ設定可能です。共有先の設定は無視され、日報作成時に全てのスタッフが共有先に含まれることになります

「通常モード」の場合は、すべての設定が有効に機能します

スタッフにタイムカード管理権限を設定する

タイムカードの管理権限について

タイムカードの管理権限について

タイムカードについて詳しくは「タイムカード機能」を御覧ください。ここでは簡単に説明します。タイムカード管理の権限が付与されると、

  • 他人のタイムカードを参照できる
  • タイムカードを削除できる
  • タイムカードの丸めや超過労働時間の設定ができる

といったことができます。

スタッフの名前を変更する

管理者の権限があればメンバーの名前を変更できます。変更したいメンバの名前をクリックし、名前を入力して下さい

スタッフの名前を変更する

スタッフを追放する

メンバーをグループから追放できます。追放したいメンバを選択後「追放」ボタンをクリックしてください。

スタッフを追放する

スタッフを追放するにはゴミ箱アイコンをクリックします

追放はメンバをグループから放り出すことです。追放されたメンバはグループの日報を読んだり、書いたりすることができなくなります。ではいつ追放するのでしょうか?一般的には「スタッフが会社を辞めた時」が多いです。退職したスタッフは情報漏洩を防ぐためにも忘れずに追放してください。
詳しくはセキュリティガイドライン-追放をご覧ください

追放すると、いくつかの変化が起きます

  • 日報の削除日報の修正は、オーナー不在のためできなくなります
  • 再度グループ招待の手順を踏むことで、再びメンバーとして復帰することも可能です
  • 復帰したメンバーは日報のオーナー権がそのまま引き継がれます
  • 一部の個所で脱退したメンバーの名前が【退室済み】に変わります

スタッフの活動実績を把握する

この機能はNipo Version5.10.0から利用可能です。お使いのアプリが古いと、集計されません

スタッフが月に何枚、日報を書いたのか?月に何件、コメントを残したのか?といった、スタッフ毎の活動実績を把握できます。スタッフの活動量を把握する一つの目安になります。

活動実績について

スタッフが日報を通じてどのくらい活動したかを知ることができます

各項目については次のとおりです

日報提出回数
集計している月の日報提出回数です。下書きは含みません。提出した日報を削除してもカウントは減りません。そのため正確な値ではなく、一つの目安となります

タイムカード
日報を通じてタイムカードを打刻した回数と、打刻漏れによる手動打刻の回数を表します。こちらもタイムカードを削除したとしても、カウントは減りません。一つの目安としてご利用ください

既読
日報を既読にした回数です。日報を共有する会社であれば、きちんと既読されるかは大きな関心があると思います。

コメント
日報に対して書いたコメントの回数です。投稿したコメントを削除しても、カウントは減りません。「コメントを書く」という実績が集計されるのであり、実際のコメント件数を反映するものではありません。

承認と棄却
日報を「承認」した回数です。他の項目同様、棄却に変更しても「承認」のカウントは減りません。
「承認」▶「棄却」▶「承認」と操作した場合、「承認」が2、「棄却」が1とカウントされます。

それぞれの集計は、活動した日を基準に集計されます。先月の日報に対してコメントを付けたとしても、「コメントを書く」行為が今月に行われているならばコメントの集計は「今月に+1」されます。

活動実績は無料プランの場合、「当月分」のみ読むことができます。月の切替にはGOLDPLANへの加入が必要です。

グループのID確認手順

各グループには20桁のランダムなIDが割り当てられます。Nipoを利用する際にこのIDが必要になることはあまり有りませんが、個別のお問い合わせなどをいただく際、グループIDを伺うことがあります。

グループIDは以下の場所で確認できます。(下図参照)

グループのIDを確認する

グループのIDを確認する

ユーザを特定するUIDについて

参加しているユーザには、固有のUIDが割り当てられます。UIDとは【hYIgZRB9mxtTQ9JeJNfWJSqXQAQ2】のような非常に長い文字と数字の組み合わせで表示されます。

このUIDはNipoのアカウント作成時に自動で割り当てられ、書換不可能な情報です。値はユニーク(一意:絶対に重複しない値である)です。この特性からユーザを特定するのに最も確実で信用できる情報となり、ログデータなどはUIDで表示されます。

※同じくユニークな情報にE-mailがありますがE-mailはユーザの手で変更することができてしまいます

ここまで読んでくれてありがとうございますっ
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