10ヶ月ぶりのメジャーアップデートです!Version4 Release

日報・チェックシートの様式を作成

admin

まずは概要ムービーをご覧ください

日報や、チェックシートの様式を実際に作ってみましょう。

文字で説明をすると長くなってしまうため、まずは様式の作成動画をご覧ください。

2分未満の動画ですが、これでおおまかな流れが把握できます

実際に日報・チェックシートの様式を作ってみよう!

Nipoで作成する様式のイメージは段々弁当(重箱)です

重箱イメージ

項目を段々弁当のように積み重ねることで、1つの様式が作れます。

作った様式をもとに、あなたの部下は日報を書きますので、できるだけわかりやすく作ってあげるとよいでしょう。

入力の手間を減らすことで、業務効率がアップします。たとえば「天気」を入力するなら、「晴れ・曇・雨」の選択肢を用意することで、わざわざキーボードを叩かなくても入力できます。

めんどうくさい日報を少しでも楽に書ける工夫をする
  • 全体の労力を減らすための工夫
  • はい・いいえで答える質問は□(四角い箱)があれば事足りる
  • 初期値を設定することで毎日の手間を減らす
  • 継続するためには負担を減らすこと

様式の作成手順

 

日報の様式は、「様式管理」から操作します。新しく様式を追加するには「様式追加」をクリックします。
日報の様式を新規作成する

編集したい様式を選択すると、下図の画面に切り替わります。
日報様式の編集画面

様式のタイトル

タイトルは分かりやすい名前をつけましょう。

タイトルは様式一覧の見出しとしても使われます

項目群

Nipoの様式は、重箱のようなものを連想してください。
1段目は「日付」2段目は「本文」3段目は「引継ぎ」・・・のように、必要なものを重箱のように積み重ねることで様式が作成できます。この1つ1つの段を「項目」と呼びます。項目には「日付」や「選択肢」など、豊富なパーツがあります。

項目見出し

項目の名前です。日報を書く部下が迷わないように、何を書くべきか簡潔に書いてください。

項目削除

項目を削除します。既にこの様式を使って日報が作成されている場合、過去の日報にさかのぼって当該項目が削除されます(詳しくは日報様式の編集と削除を参照)
行単位での削除のため、後述する連結された項目も併せて削除されます

項目の連結

連結をすることで、項目は1行に最大2つまでの項目を含めることができます。連結ボタンの1つ上の項目と連結されます。
チェックボックス選択肢など、あまり幅を使わない項目は連結機能を使うことですっきりとしたレイアウトの日報様式を作成することができます。
連結を解除したい場合は連結項目右側にあるリンク解除アイコンをクリックします

項目の並べ替え

項目の並び順をかえます。このアイコンをドラッグ&ドロップしてください

入力必須について

項目の種類によっては、入力を必須にすることもできます。入力必須が指定された項目は、日報作成時に
※入力必須
と表示されます

チェックシートの作成手順

チェックシートの様式作成は、日報の様式作成とほとんど変わりません。唯一の違いは、チェックシート式をONにすることだけです

チェックシートの作成画面

チェックシート編集画面では、項目名が50%、値入力エリアが50%の割合に変わります。編集画面のため操作性を考慮して50%づつになりますが、実際にチェックシートとして入力する際は、70%対30%に変わります。
また、チェックシートモードは項目の連結機能が使えません。1行につき1項目となります。

チェックシートの項目名

図の通りですが、チェックシートの場合項目名が長くなります。代わりに入力エリアが狭くなります。
チェックシートは一般的にYES・NOで回答したり、一覧から該当項目を選ぶスタイルが多いため、このような配分になっています。

項目の数

日報・チェックシート共通。1つの様式で最大85項目まで追加できます。連結すると2項目が1項目としてカウントされるため、最大で85×2項目まで詰め込めます

様式の説明

日報・チェックシート共通。実際に日報を作成するメンバーが迷うことのないように、様式に対する説明書きを残して下さい。
いつ、書くのか・日に何回書くのかといったルールなども記載するとより親切でしょう

様式を保存する

様式を編集したら最後に忘れずに保存を行って下さい。自動保存は行われません
なお、日報様式は1つのグループに付き最大で20種類まで保存することができます。

応用編

ちょっと便利な機能について、応用編としていくつかご紹介します

日報の初期値をセットする

日報作成するときに、最初からデータが入っていると日報作成者はすこしだけ楽ができます。

全体の労力を減らすためにも、設定してみましょう。

まずは、下の画像を見てください

初期値の設定

日報の様式作成時に、初期値を設定しました。この様式を保存して、いざ、部下が日報を作成するとどのように表示されるでしょう?

では、正解です。下の図のようになります

初期値のセットされた日報

一目瞭然ですね。
初期値は利用できる項目と、利用できない項目があります。詳しくは項目紹介のページをご覧ください

他のグループの様式を取り込む

他のグループで使用している日報の様式をコピーして取り込むことができます。複数のグループで同じ様式を使いたい場合に便利です。

日報様式の取り込み

外部のグループから様式を取り込みますが、全く関係の無い会社の様式を取り込めるわけではありません。

取り込めるグループの様式には条件があります。

  • 管理者が取り込み先のグループに所属していること
  • 取り込み先のグループがGOLD PLANであること(お試しのGOLDは不可)

上記2つの条件を満たすと、他のグループから日報の様式を取り込むことができます

日報の様式作成について

1つの日報様式には、最大で85行まで追加できます。あまり多くしすぎると、日報作成が大変になってしまう上、PDF化したり印刷するときにA4用紙1枚に収まらなくなるため、10項目程度に抑えることを推奨します。
日報様式を作るうえで、様々なパーツを使うことができます。最も汎用的なのは例示でも使った複数行テキストですが、入力の手間を極力減らせるように日報の様式を作ることが重要です。例えば

という具合です。

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