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日報・チェックシートのテンプレートを作成

admin
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日報・チェックシートのテンプレートを作成する

Nipoで作成するテンプレートのイメージは段々弁当(重箱)です

項目を段々弁当のように積み重ねることで、1つのテンプレートが作れます。

楽をするための努力を惜しまない

たとえば「天気」を入力するなら、「晴れ・曇・雨」の選択肢を用意することでキーボード不要にできる。

テンプレートの作成手順

日報のテンプレートは、「テンプレート管理」から操作します。新しくテンプレートを追加するには「テンプレート追加」をクリックします。
日報のテンプレートを新規作成する

編集したいテンプレートを選択すると、下図の画面に切り替わります。

日報テンプレートの編集画面

日報テンプレートの編集画面。各番号については詳しくは次章でご紹介します

1.テンプレートのタイトル

その名の通り、日報テンプレートの名前です。タイトルは分かりやすい名前をつけましょう。タイトルはテンプレート一覧の見出しとしても使われます。

日報テンプレートはタイトル順に並びます。テンプレート名の前に番号を付すことで、頻繁に利用するテンプレートを上位に表示することも可能です(例:①日常業務日報)

2.パーツ一覧

日報のテンプレートを作るうえで使用可能なパーツ一覧です。このパーツ一覧から必要なパーツを選んで重ねていくことで、日報のテンプレートを作成できます。各種パーツに関する詳しい説明は、日報・チェックシートを構成するパーツについてをご覧ください。

1つのテンプレートにつき、最大で85行まで拡張可能です。

3.項目の連結

連結をすることで、項目は1行に最大2つまでの項目を含めることができます。連結ボタンの1つ上の項目と連結されます。
チェックボックス選択肢など、あまり幅を使わない項目は連結機能を使うことですっきりとしたレイアウトの日報テンプレートを作成することができます。
連結を解除したい場合は連結項目右側にあるリンク解除アイコンをクリックします

連結の例

連結の例。このように連結すると1行に2項目を詰め込むことが可能

連結は後述する「チェックシートスタイル」では利用できません。
画面幅の狭いスマートフォンでは、連結しても1列に表示されるため見た目上の違いが分かりません

4.項目のコピー

そのまんまです。選択したパーツをテンプレートの一番下にコピーします。項目見出し名や、各種設定データも含めてコピーされます。

5.項目見出し

項目の名前です。日報を書く部下が迷わないように、何を書くべきか簡潔に書いてください。設問の幅を長く取りたい場合は、後述する「チェックシートスタイル」を使うことで、項目見出しの設問幅を長く取ることができます。

6.ソート(項目の並べ替え)

項目の並び順をかえます。このアイコンをドラッグ&ドロップしてください。並べ替えする行が連結されている場合、連結された子のパーツも含めて並び変わります。

7.項目削除

項目を削除します。既にこのテンプレートを使って日報が作成されている場合、過去の日報にさかのぼって当該項目が削除されます(詳しくは日報テンプレートの編集と削除を参照)
行単位での削除のため、後述する連結された項目も併せて削除されます

8.保存

日報のテンプレートに関しては自動保存されません。日報のテンプレート修正は、過去の日報にも影響するため誤操作を防ぐ意味も込めて、保存は手動で行います。編集後はこの「保存」ボタンをクリックしてください。逆に編集内容を破棄したい場合は、画面左上の「保存しないで終了」をクリックします

補足1:テンプレートの説明

日報・チェックシート共通。実際に日報を作成するメンバーが迷うことのないように、テンプレートに対する説明書きを残して下さい。
いつ、書くのか・日に何回書くのかといったルールなども記載するとより親切でしょう

補足2:文書連番について

日報やチェックシートを使って日報を作成すると、その都度連番が割り振られます。いわゆる「文書番号」というやつです。

日報の文書番号について

文書番号と接頭語が日報作成時に自動で附番される

上図の通り、日報作成時に自動で番号が附番されます。番号は整数の連番であり、複数人で日報を書いても順を追ってユニークな番号が割り振られます。この文書番号はテンプレート毎にカウントされます。つまり、営業日報と月報はそれぞれ異なる番号でカウントされます。

文書番号は任意のタイミングでリセットできます。例えば「月が替わったとき」や「年度が切り替わったとき」に番号をリセットするのもよいかもしれませんね。

文書番号のリセット

文書番号のリセットはボタン1つでかんたんに行えます

また、文書番号の前につく「接頭語」も自由に変更可能です。

文書番号の前に付す接頭語

文書番号の前に付す接頭語の変更

 

チェックシートの作成手順

チェックシートのテンプレート作成は、日報のテンプレート作成とほとんど変わりません。唯一の違いは、チェックシート式をONにすることだけです

チェックシート式を有効にする

チェックシート式を有効にする

チェックシート編集画面では、項目名が50%、値入力エリアが50%の割合に変わります。編集画面のため操作性を考慮して50%づつになりますが、実際にチェックシートとして入力する際は、70%対30%に変わります。
また、チェックシートモードは項目の連結機能が使えません。1行につき1項目となります。

古い形式を最新へ変換

古い形式を最新へ変換する

古い形式を最新へ変換する

画面左下にある、「古い形式を最新へ変換」というボタンがありますね。このボタンは、Nipoのテンプレートのデータ構造が古い場合に、古い構造を最新の構造へ変換するボタンです。

どちらかといえば、開発者の都合で作成されました。古くNipoを使ってくれている方はわかると思いますが、Nipoは機能がどんどん拡張しており、これまで設定できなかった設定が可能になったり、新しい項目が増えたりしています。それらが追加される前に作成された日報テンプレートは、設定に必要となる重要なデータが欠けたままとなっています。

このボタンは、それらの欠如した設定データを最新の環境に合わせてコンバートするための機能です。クリックすると古いデータ構造を自動で修正します。変換後は忘れずに保存を押してください。

応用編

ちょっと便利な機能について、応用編としていくつかご紹介します

日報の初期値をセットする

日報作成するときに、最初からデータが入っていると日報作成者はすこしだけ楽ができます。

全体の労力を減らすためにも、設定してみましょう。

まずは、下の画像を見てください

初期値の設定

日報のテンプレート作成時に、初期値を設定しました。このテンプレートを保存して、いざ、部下が日報を作成するとどのように表示されるでしょう?

では、正解です。下の図のようになります

初期値のセットされた日報

一目瞭然ですね。
初期値は利用できる項目と、利用できない項目があります。詳しくは項目紹介のページをご覧ください

他のグループのテンプレートを取り込む

他のグループで使用している日報のテンプレートをコピーして取り込むことができます。複数のグループで同じテンプレートを使いたい場合に便利です。

日報テンプレートの取り込み

外部のグループからテンプレートを取り込みますが、全く関係の無い会社のテンプレートを取り込めるわけではありません。

取り込めるグループのテンプレートには条件があります。

  • 管理者が取り込み先のグループに所属していること
  • 取り込み先のグループがGOLD PLANであること(お試しのGOLDは不可)

上記2つの条件を満たすと、他のグループから日報のテンプレートを取り込むことができます

日報のテンプレート作成について

1つの日報テンプレートには、最大で85行まで追加できます。あまり多くしすぎると、日報作成が大変になってしまう上、PDF化したり印刷するときにA4用紙1枚に収まらなくなるため、10項目程度に抑えることを推奨します。

 

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