GOLD PLAN加入企業が100件を突破しました!

日報テンプレートを作成・削除・修正する

日報のテンプレート編集画面イメージ
この記事は約10分で読めます。

日報テンプレートの役割

日報のテンプレートは、日報の書き手にとって「何を書くべきか」を知る重要な道標と同時に、読み手にとって知りたい情報を伝える接着剤のようなものです。

あなたの会社における日報の意味ってなんでしょうか?

まずは日報の目的を考えて、それに沿って日報のフォーマットを考えてみましょう。日報で聞きたい事をフォーマットに含めることで、日報の書き手は「なにを書くべきか」が明確にわかるようになります。書き忘れなどの凡ミスも減らすことが可能です。

スタッフの業務負担を減らすためのフォーマット(テンプレート)を心がける

「どうしたらもっと楽に日報作成できるかな?」

テンプレートを作成する前にちょっとだけ考えてください。日報は一般的に毎日書くことになりますので少しでも日報作成の負担を減らしたいものです。
書き手の心理的なストレスを減らすためにも、日報のフォーマットは「わかりやすく具体的に」作るべきです。Nipoでフォーマットを作る場合はもう一つ、「適材適所のパーツを使う」ことも考慮してください。10を超える色々なパーツがあるので最適なパーツを探してみましょう。

たとえば選択肢パーツはこんなかんじです。入力の手間が省けますね♪

YES/NOで回答できるなら、チェックボックス1つで事足ります
トラブル発生

用途によっては数種類のフォーマットを切り替えて使いましょう

日報やチェックシートなどのフォーマットは20件(無料プランは3件)まで保存ができます。毎日提出する「日報」とは別に、月に一回提出する「月報」が必要であれば、日報と同じように「月報」のフォーマットを作ってみましょう。あるいは「営業日報」と「事務日報」でスタッフの職種に合わせて異なるフォーマットを用意してもいいですね。

初期値を自動でセットできるパーツもあるりますのでうまく使ってみてね

初期値とは日報を作成する画面を開いたとき、最初から入力されている値のことです。

例えばスライダーパーツ(刻み)を例に考えてみましょう。スライダーのツマミは左端にあったほうが便利なのか?それともスライダーのツマミは真ん中のほうがいいのか?少し工夫してあげると幸せになれる人がいます

このスライダは簡易版なので値がでないけど、Nipoではちゃんと表示されるよ

日報・チェックシートのテンプレートを作成する

Nipoで作成するテンプレートのイメージは段々弁当(重箱)です 項目を段々弁当のように積み重ねることで、1つのテンプレートが作れます。

楽をするための努力を惜しまない たとえば「天気」を入力するなら、「晴れ・曇・雨」の選択肢を用意することでキーボード不要にできる。

テンプレートの作成手順

日報のテンプレートは、「テンプレート管理」から操作します。新しくテンプレートを追加するには「テンプレート追加」をクリックします。

日報テンプレートの新規作成

日報テンプレートの新規作成

編集したいテンプレートを選択すると、下図の画面に切り替わります。

日報テンプレートの編集操作イメージ

日報テンプレートの編集操作イメージ。左側にあるパーツ一覧から必要なものを選び、積み重ねていくだけで会社オリジナルの日報テンプレートが作れる

1.テンプレートのタイトル

その名の通り、日報テンプレートの名前です。タイトルは分かりやすい名前をつけましょう。タイトルはテンプレート一覧の見出しとしても使われます。

日報テンプレートはタイトル順に並びます。テンプレート名の前に番号を付すことで、頻繁に利用するテンプレートを上位に表示することも可能です(例:①日常業務日報)

2.パーツ一覧

日報のテンプレートを作るうえで使用可能なパーツ一覧です。このパーツ一覧から必要なパーツを選んで重ねていくことで、日報のテンプレートを作成できます。各種パーツに関する詳しい説明は、日報・チェックシートを構成するパーツについてをご覧ください。 1つのテンプレートにつき、最大で85行まで拡張可能です。

3.項目の連結

日報テンプレートの編集(連結)

クリップのアイコンをクリックすることで1つ上のパーツと連結されます。連結といっても1行に2つ詰め込むだけです。

連結をすることで、項目は1行に最大2つまでの項目を含めることができます。連結ボタンの1つ上の項目と連結されます。 。チェックボックス選択肢など、あまり幅を使わない項目は連結機能を使うことですっきりとしたレイアウトの日報テンプレートを作成することができます。 連結を解除したい場合は連結項目右側にあるリンク解除アイコンをクリックします

連結は後述する「チェックシートスタイル」では利用できません。 画面幅の狭いスマートフォンでは、連結しても1列に表示されるため見た目上の違いが分かりません

4.項目のコピー

そのまんまです。選択したパーツをテンプレートの一番下にコピーします。項目見出し名や、各種設定データも含めてコピーされます。

5.項目見出し

項目の名前です。日報を書く部下が迷わないように、何を書くべきか簡潔に書いてください。設問の幅を長く取りたい場合は、後述する「チェックシートスタイル」を使うことで、項目見出しの設問幅を長く取ることができます。

6.ソート(項目の並べ替え)

項目の並び順をかえます。このアイコンをドラッグ&ドロップしてください。並べ替えする行が連結されている場合、連結された子のパーツも含めて並び変わります。

7.項目削除

項目を削除します。既にこのテンプレートを使って日報が作成されている場合、過去の日報にさかのぼって当該項目が削除されます(詳しくは日報テンプレートの編集と削除を参照) 行単位での削除のため、後述する連結された項目も併せて削除されます

8.保存

日報のテンプレートに関しては自動保存されません。日報のテンプレート修正は、過去の日報にも影響するため誤操作を防ぐ意味も込めて、保存は手動で行います。編集後はこの「保存」ボタンをクリックしてください。逆に編集内容を破棄したい場合は、画面左上の「保存しないで終了」をクリックします

補足1:テンプレートの説明

日報・チェックシート共通。実際に日報を作成するメンバーが迷うことのないように、テンプレートに対する説明書きを残して下さい。 いつ、書くのか・日に何回書くのかといったルールなども記載するとより親切でしょう

補足2:文書連番について

日報やチェックシートを使って日報を作成すると、その都度連番が割り振られます。いわゆる「文書番号」というやつです。

日報の文書番号について

文書番号と接頭語が日報作成時に自動で附番される

上図の通り、日報作成時に自動で番号が附番されます。番号は整数の連番であり、複数人で日報を書いても順を追ってユニークな番号が割り振られます。この文書番号はテンプレート毎にカウントされます。つまり、営業日報と月報はそれぞれ異なる番号でカウントされます。 文書番号は任意のタイミングでリセットできます。例えば「月が替わったとき」や「年度が切り替わったとき」に番号をリセットするのもよいかもしれませんね。

文書番号のリセット

文書番号のリセットはボタン1つでかんたんに行えます

また、文書番号の前につく「接頭語」も自由に変更可能です。

文書番号の前に付す接頭語

文書番号の前に付す接頭語の変更

 

チェックシートの作成手順

チェックシートのテンプレート作成は、日報のテンプレート作成とほとんど変わりません。唯一の違いは、チェックシート式をONにすることだけです

テンプレートの種類をチェックシート式に変更する

テンプレートの種類をチェックシート式に変更する

チェックシート編集画面では、項目名が50%、値入力エリアが50%の割合に変わります。編集画面のため操作性を考慮して50%づつになりますが、実際にチェックシートとして入力する際は、70%対30%に変わります。 また、チェックシートモードは項目の連結機能が使えません。1行につき1項目となります。

応用編

ちょっと便利な機能について、応用編としていくつかご紹介します

日報の初期値をセットする

日報作成するときに、最初からデータが入っていると日報作成者はすこしだけ楽ができます。 全体の労力を減らすためにも、設定してみましょう。 まずは、下の画像を見てください 初期値の設定 日報のテンプレート作成時に、初期値を設定しました。このテンプレートを保存して、いざ、部下が日報を作成するとどのように表示されるでしょう? では、正解です。下の図のようになります 初期値のセットされた日報 一目瞭然ですね。 初期値は利用できる項目と、利用できない項目があります。詳しくは項目紹介のページをご覧ください

他のグループのテンプレートを取り込む

他のグループで使用している日報のテンプレートをコピーして取り込むことができます。複数のグループで同じテンプレートを使いたい場合に便利です。

日報テンプレートのインポート

日報テンプレートのインポートが可能です

外部のグループからテンプレートを取り込みますが、全く関係の無い会社のテンプレートを取り込めるわけではありません。 取り込めるグループのテンプレートには条件があります。

  • 管理者が取り込み先のグループに所属していること
  • 取り込み先のグループがGOLD PLANであること(お試しのGOLDは不可)

上記2つの条件を満たすと、他のグループから日報のテンプレートを取り込むことができます

テンプレートの削除と復元について

不要になった日報・チェックシートのテンプレートを削除することができます。テンプレートを削除しても、過去の日報やチェックシートについてはこれまで通り閲覧や修正が可能です。削除するには、削除したい日報テンプレートの隣にあるゴミ箱ボタンをクリックして下さい

日報テンプレートの削除と復元

日報テンプレートの削除と復元

削除したチェックシートのテンプレートはかんたんに復元できます。「削除済みのテンプレート」をクリックし、復元したいテンプレート名をクリックします。これで削除したテンプレートが復元されます

毎年テンプレートの内容が変わるような用途では、過去のテンプレートを削除することでスタッフが誤って古いテンプレートを使ってしまうトラブルを未然に防ぐことが可能です

日報・チェックシートテンプレートの編集

日報やチェックシートのテンプレートを作成した後で、項目の不足や不備に気づくことはよくあります。 テンプレートを編集すると言っても、Nipoではテンプレートの作成とテンプレートの編集は全く同じ操作手順のため、日報テンプレートの作成ページを参照して下さい。

テンプレートの変更は過去のデータにさかのぼって適用される

Nipoでは現在のテンプレートに、入力されたデータをはめ込んで表示します。テンプレートを変更することで、過去に提出された日報やチェックシートのテンプレートデザインも変わります。 あとから項目が追加された場合と、項目が削除された場合は、現在のテンプレートに合わせてデータが少し変わります。次章で更に詳しくご紹介します

日報のテンプレートに項目を後から追加した場合

テンプレートに項目を後付けします。当然、過去に書かれた日報やチェックシートには追加された項目はありません。その結果、「この項目は後から追加されました」と表示されます(下図参照) チェックシートの項目を後付けする

空欄ではなく「この項目は後から追加されました」と表示されるので、記述漏れによる書き手の問題か、テンプレートが変わったための問題かを判断できます。空欄の場合は、書き手の記入漏れですのでしっかり書いてもらうようにお願いしましょう。なお、「この項目は後から追加されました」は日報修正を行うと消えます。

日報のテンプレートに項目を後から削除した場合

項目を削除すると、過去の日報・チェックシートに遡って、削除された項目が表示されなくなるので注意してください。

表示されないだけで、データ自体は残っています。ただし、そのデータを表示する機能は現時点で用意されていません。

 

コメント