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グループプランの変更やグループの共有モードの変更について

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グループ管理について

グループ管理では、日報の共有モードの設定や、プランの変更ができます。グループ管理にアクセスするには「全体設定」をクリックし、「グループ管理」をクリックして下さい

グループの設定について

グループの設定について

日報のモード(提出範囲)を設定する

グループのモードを選択する

グループのモードを選択する。共有しない/通常/共有する の3種類から選びます

ここでは日報の提出範囲を大まかに指定できます。より細かく日報の共有範囲を指定したい場合は、スタッフ管理画面から日報の提出先を個別に指定することも可能です。

日報の共有範囲といいますが、わかりやすく言うと「提出先」と「共有先」の設定です。

提出先は日報を承認できる人のことです。
共有先は日報を読める(承認不可)人のことです。
E-mailで例えるなら、宛先=提出先(ただしNipoは1名まで)
CC = 共有先(人数制限はありません)

提出先と共有先の違いについてはこちらをどうぞ

日報を共有しない

スタッフが日報を作成する際、提出先に「管理者」、共有先に「マネージャ」が固定されます。

日報を共有しないモードの場合

日報を共有しないモードの場合は、提出先と共有先がロックされて変更できません。

日報を管理者だけが読めれば良いのであれば、このモードがおすすめです

日報を共有する

日報を共有するモード

日報を共有するモードでは、共有先に全員の名前が入り、しかも編集できません

グループ内で作成された日報やチェックシートは、全員が自由に読んだり、集計・グラフ化したりすることができます。提出簿も全員が見れます。社内の日報を共有したい場合におすすめです。全員が日報を読めますが、承認・棄却できるメンバーは1名だけです

グループ参加前の過去の日報を表示する

共有モードは全員共有が前提です。しかし新規に参加したメンバーは参加前の日報を読めるのでしょうか?

「表示を有効にする」のチェックをONにすれば読めるようになります。

しかし日報の並び順が「提出順」から「日付順」に変わることに留意して下さい

更に詳しい情報は、「受信BOXにはどのような順に並びますか?」を御覧ください

 

通常モード

通常共有モード

通常モードは最も柔軟で、提出先や共有先を自由に設定できます

日報やチェックシートを作成する都度、誰が読めるのかを個別に指定できるモードで、最も柔軟性があります。提出先や共有先は一度設定すれば2回目以降は自動で前回と同じメンバーがセットされるため、手間もかかりません。

共有の設定とは別に、管理者が個別に提出先や共有先を指定することもできます。例えば下の図は「通常モード」ですが、提出先と共有先がロックされて変更できなくなっています。

提出先がロックされる

提出先がロックされる

グループ名について

グループ名を変更したい場合は、グループ全般の中の「グループ名」をクリックします

グループ名の変更

グループ名の変更

グループ作成時に指定したグループ名を変更することができます。変更するにはグループ名をクリックして新しい名前を入力して下さい。

グループ一覧とここで指定した名前が必ず一致するとは限りません!
グループの一覧は各ユーザが自由に一覧に表示する名前を変更できるためです。グループ名を変えても、各ユーザのグループ一覧の名前は自動では変わりません。
グループの別名がつけられる

グループのプランについて

グループのプランは無料プランGOLDプランの2種類あります。現在のグループのプランを確認してみましょう

現在のグループのプランを確認する

現在のグループのプランを確認する。写真の例はGOLD PLANのもの

GOLD PLANは有効期限があります。更新が近づくと画面上にメッセージが表示されます。有効期限が切れると自動で無料プランへ降格します。降格すると一部の機能が利用できなくなりますが、過去のデータが消えると言ったことは有りませんのでご安心下さい

GOLD PLANの満了日が近づくと警告が表示されます

GOLD PLANが失効する1週間ほど前から、画面上に警告が表示されます。

期限切れが近いことをお知らせします

期限切れが近いことをお知らせします

期限が切れると自動で無料プランへ降格します。メッセージはプランの期限をすぎるか、プランの延長まで表示されます。

有効期限が過ぎてしまった時

有効期限がすぎると、無料プランに自動降格します。詳しくは各プランごとの機能比較を御覧ください。たとえば無料プランでは「コメント機能」や「PDFエクスポート機能」などがロックされます

不要になったグループを解散

もう使わなくなったグループは解散することで安全にデータを抹消できます。

グループを解散する

グループを解散する

メンバーが残っていると解散できないため、メンバーを全員脱退させてください。

解散したグループがGOLD PLANの場合でも払い戻しは行われずそのまま失効となります。月額課金が有効になっているグループは解散できませんので、先に月額課金を解除して下さい。

グループの自動解散について

「過去に1度もGOLD PLANにならなかったグループ」で、なおかつ直近6ヶ月間の間に1度も利用がないグループは、自動解散の対象となります。自動解散は一定の周期で実行されます。自動解散されると過去の日報は全て消えてしまうので注意して下さい。

ここまで読んでくれてありがとうございますっ
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