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グループ全体の設定【共有範囲やプランの変更など】

グループ管理 アイキャッチ
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グループのモードについて

グループのモードを選択する

共有する・共有しない・通常の3種類から選んでください

提出される日報やチェックシートを全員で共有したいケースや、逆に管理者以外に見せたくない場合もあるでしょう。グループのモードを変更することで日報の公開範囲を変えることができます。

  • 共有しない
  • 通常(個別設定)
  • 共有する

3つのモードから選択してください。

 

日報を共有しない(プライベート)モード

プライベートモードは日報が管理者に集約します

メンバーが作成した日報は、管理者以外読めません。最も閉鎖的なモードです。管理者が複数名いる場合は、すべての管理者が日報を読めます。すべての日報を管理者だけが読めれば良いのであれば、このモードがおすすめです。

  1. すべてのメンバーは、日報・チェックシートの提出先が「管理者」に固定されます
  2. メンバーでも、自分の書いた日報は読んだり集計したりできます。(当然ですが他人の日報は読んだり集計したりできません)
  3. メンバーは日報やチェックシートを受信することが無いので受信BOXにアクセスできなくなります

メンバーの日報は管理者しか読めません。そのため日報に対するプライバシーを守ることができます。この特徴を生かして、例えば顧問契約先との日報を通じたコンサルをすることも可能です

社外の方と日報を通じて連携を強化する
フリーランスや、代理店契約など、社外の方から「報告書」を受けとる際は「メール」ですか?スポットならメールのほうが手軽ですが、継続して社外の方から報告書を受け取るさいは、日報システムに「社外の方」を招待してつかいましょう。社内の機密が漏れる心配?もちろん大丈夫、ちゃんとした対策があります

 

日報を共有するモード

全員の日報やチェックシートが読める

グループ内で作成された日報やチェックシートは、全員が自由に読んだり、集計・グラフ化したりすることができます。提出簿も全員が見れます。社内の日報を共有したい場合におすすめです。

全員が日報を読めますが、承認・棄却できるメンバーは1名だけです。

新しく参加したメンバーに参加前の過去の日報を表示することもできます

共有モードは全員共有が前提です。しかし新規に参加したメンバーは参加前の日報を読めるのでしょうか?

内部的な話をすると、参加前の日報は「共有先」に指定されているはずがないので、参加前の過去の日報は読めません。しかし設定を変えることで過去の日報をすべて表示することも可能です。「表示を有効にする」のチェックをONにしてください。これでグループ参加前の日報・チェックシートを含めて、全員が全員同じようにデータを参照できます。

グループ参加前の過去の日報を表示する

グループ参加前の過去の日報を表示する

 

ただし、過去の表示を有効にすると、受信ボックスにおいてデータの並び順が「日付順」に変わります。通常は「提出順」のため、注意が必要です。更に詳しい情報は、「受信BOXにはどのような順に並びますか?」を御覧ください

完全な日付順で日報が並ぶ

完全な日付順で日報が並ぶ

 

通常モード

日報作成の都度、公開範囲を設定できる

日報やチェックシートを作成する都度、誰が読めるのかを個別に指定できるモードで、最も柔軟性があります。提出先や共有先は一度設定すれば2回目以降は自動で前回と同じメンバーがセットされるため、手間もかかりません。

使い所としては、日報のテンプレートごとに読めるメンバーを制限したい場合などです。例えば「業務報告書」は全員が読めるようにして、「作業点検シート」はAさんとBさん以外読めないようにしたいときなどです。

グループモードをノーマルに指定した様子

グループモードをノーマルに指定しすると、提出先や共有先を自由に変更可能です

グループ名について

グループ作成時に指定したグループ名を変更することができます。変更するにはグループ名をクリックして新しい名前を入力して下さい。

グループの名前を変更する

グループの名前を変更する

グループ一覧とここで指定した名前が必ず一致するとは限りません!
グループの一覧は各ユーザが自由に一覧に表示する名前を変更できるためです。グループ名を変えても、各ユーザのグループ一覧の名前は自動では変わりません。
グループ名とグループ一覧の名前が一致しないケース

グループのプランについて

グループのプランは無料プランGOLDプランの2種類あります。GOLDは利用人数によって、GOLD-20やGOLD-40のように細分化されます。人数の多い少ないにかかわらず、GOLD PLANでできることは一緒です。無料プランは名前の通り無料ですが、機能に利用制限があります。

プランの変更

プランの変更もここから行えます

GOLD PLANの満了日が近づくと警告が表示されます

GOLD PLANが失効する1週間ほど前から、画面上に警告が表示されます。

期限切れが近いことをお知らせします

期限切れが近いことをお知らせします

期限が切れると自動で無料プランへ降格します。メッセージはプランの期限をすぎるか、プランの延長まで表示されます。

有効期限が過ぎてしまった時

有効期限がすぎると、無料プランに自動降格します。詳しくは各プランごとの機能比較を御覧ください。

たとえば無料プランでは「コメント機能」や「PDFエクスポート機能」などがロックされます

 

グループのログデータを取得する

グループで行われた様々な動作は、ログデータとして蓄積されていきます。ログデータは管理者であればいつでも閲覧可能です。必要に応じて、ログファイルをダウンロードすることも可能です

アクセスログを読む

アクセスログを読む

ログデータでは、メンバーや日報テンプレートなど、すべての情報がIDとして記載されます。IDはシステム上書き換えることができない不変の値であり、なりすましや改ざんが困難なため、IDでご提供しております

不要になったグループを解散

メンバーが残っていると解散できないため、メンバーを全員脱退させてください。その後、テキストボックスに「drop」と入力して解散します。

グループを解散する

グループを解散する

解散したグループがGOLD PLANの場合でも払い戻しは行われずそのまま失効となります。月額課金が有効になっているグループは解散できません。

グループの自動解散について

一度も料金のお支払いが無いグループは、自動解散の対象となります。具体的には、「過去に1度もGOLD PLANにならなかったグループ」が対象です。

GOLD PLAN(トライアル)は支払いが無いため、自動解散の対象となります。

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