日報テンプレートが更に便利になりました。 Ver 4.7.0アップデートニュース| 2019/5/23

グループ全体の設定【共有範囲やプランの変更など】

admin

グループのモードについて

日々、提出される日報やチェックシートを読める人・読めない人の設定をすることができます。公開範囲の設定は3種類(プライベート・通常・パブリック)あり、会社の方針によって適切なモードをお選びください。

グループのモードを選択

グループのモードを選択

 

各グループのイメージをイラストにしてみました

プライベートモード

プライベートモードは日報が管理者に集約します

パブリックモード

全員の日報やチェックシートが読める

通常モード

日報作成の都度、公開範囲を設定できる

プライベートモード

このモードは最も閉鎖的です。下の画面イメージを見てください

プライベートモードの画面をメンバー権限でみた場合

プライベートモードの画面をメンバー権限でみた場合

画面左上:メニューには必要最小限の項目しか表示されません。(受信ボックスやメンバーがない)

画面下:日報やチェックシートの提出先は「管理者(Admin)」に固定され、変更できません。また、共有先には副管理者(manager)が含められます。共有先もロックが掛かっており、変更はできません。

  1. すべてのメンバーは、日報・チェックシートの提出先が「管理者」に固定されます
  2. メンバー間でお互いの名前を知ることはできません(グループに何名属しているかもわかりません)
  3. 日報やチェックシートの集計は、自分の日報に対してのみ行うことができます(管理者は全員の集計が可能)
  4. メンバーは日報やチェックシートを受信することが無いので受信BOXにアクセスできなくなります

メンバーの日報は管理者しか読めません。そのため日報に対するプライバシーを守ることができます。この特徴を生かして、例えば顧問契約先との日報を通じたコンサルをすることも可能です

社外の方と日報を通じて連携を強化する
フリーランスや、代理店契約など、社外の方から「報告書」を受けとる際は「メール」ですか?スポットならメールのほうが手軽ですが、継続して社外の方から報告書を受け取るさいは、日報システムに「社外の方」を招待してつかいましょう。社内の機密が漏れる心配?もちろん大丈夫、ちゃんとした対策があります

パブリックモード

グループに参加しているメンバー全員で日報やチェックシートを共有します。広く情報の共有をする場合におすすめです。全員が日報を読めますが、承認・棄却できるメンバーは1名だけです。

パブリックモードの画面をメンバー権限でみた場合

パブリックモードの画面をメンバー権限でみた場合

(上図1)全員が全員の日報やチェックシートを集計・グラフ化・データテーブル化できます。提出簿も全員見れます。先輩・後輩の上下関係はありません。

(上図2)プライベートモードと違い、グループに参加しているメンバーを全員が把握可能です。

(上図下赤枠)日報やチェックシートの共有先に、参加メンバー全員の名前が自動で登録されロックされます。これによりすべての日報・チェックシートがグループ全体に共有されることになります

新しく参加したメンバーに参加前の過去の日報を表示することもできます

パブリックモードは全員共有が基本的なスタイルです。ではグループ参加前の日報やチェックシートはどのように扱われるのでしょう?

例えば今日、新しくグループに参加した新入りメンバーは、昨日までに作成された日報・チェックシートの共有先に含まれていません。そのためグループに参加する前の日報やチェックシートは読むことができません。これが本来のあるべき姿です。しかし「パブリックモード」には、グループ参加前のデータをすべて表示させる機能があります。設定はかんたんです。「表示を有効にする」のチェックをONにしてください。これでグループ参加前の日報・チェックシートを含めて、全員が全員同じようにデータを参照できます。

グループ参加前の過去の日報を表示する

グループ参加前の過去の日報を表示する

 

ただし、過去の表示を有効にすると、受信ボックスにおいてデータの並び順が「日付順」に変わります。通常は「提出順」のため、注意が必要です。更に詳しい情報は、「受信BOXにはどのような順に並びますか?」を御覧ください

完全な日付順で日報が並ぶ

完全な日付順で日報が並ぶ

 

通常モード

日報やチェックシートを作成する都度、誰が読めるのかを個別に指定できるモードで、最も柔軟性があります。提出先や共有先は一度設定すれば2回目以降は自動で前回と同じメンバーがセットされるため、手間もかかりません。

使い所としては、日報のテンプレートごとに読めるメンバーを制限したい場合などです。例えば「業務報告書」は全員が読めるようにして、「作業点検シート」はAさんとBさん以外読めないようにしたいときなどです。

グループモードをノーマルに指定した様子

グループモードをノーマルに指定しすると、提出先や共有先を自由に変更可能

(上図赤枠)プライベートモードやパブリックモードでは指定できない「共有先」を自由に編集できます。

グループ名について

グループに名前を付けることができます。通常はグループを作成するとき名前を付けていますので、あまり操作する必要はありません。グループの名前はいつでも変更できます。変更はかんたんです。グループ名をクリックして新しい名前を入力して下さい。新しく決めたグループ名は、画面左上に表示され、グループのメンバー全員が同じ名前を見ることになります

グループの名前

グループの名前を変更すると画面左上のタイトルも同様に変わる

グループ一覧とここで指定した名前が必ず一致するとは限りません!
これは、グループの一覧は各ユーザが自由に一覧に表示する名前を変更できるためです。グループ名を変えても、各ユーザのグループ一覧の名前は自動では変わりません。そのため一覧表示と本当のグループ名が一致しない場合があります
グループ名とグループ一覧の名前が一致しないケース

グループのプランについて

グループのプランはSILVERGOLDの2種類あります。GOLDは利用人数によって、GOLD-20やGOLD-40のように細分化されます。人数の多い少ないにかかわらず、GOLD PLANでできることは一緒です。SILVER PLANは無料ですが、機能に利用制限があります。

グループのプランを確認する

グループのプランを確認する

上図1:GOLD PLANの有効期限が記載されます

上図2:現在のプラン名が表示されます。

GOLD PLANの満了日が近づくと警告が表示されます

GOLD PLANが失効する1週間ほど前から、画面上に警告が表示されます。

期限切れが近いことをお知らせします

期限切れが近いことをお知らせします

期限が切れると自動でSILVER PLANへ降格します。メッセージはプランの期限をすぎるか、プランの延長まで表示されます。

有効期限が過ぎてしまった時と、ペナルティの一例

有効期限がすぎると、SILVER PLANに自動降格します。詳しくは各プランごとの機能比較を御覧ください。

機能に利用制限がかかった状態

機能に利用制限がかかった状態

例えば上の画像では、「コメント機能」や「PDFエクスポート機能」などがロックされている様子がわかります。

 

グループのログデータを取得する

グループで行われた様々な動作は、ログデータとして蓄積されていきます。ログデータは管理者であればいつでも閲覧可能です。必要に応じて、ログファイルをダウンロードすることも可能です

アクセスログを読む

アクセスログを読む

ログデータでは、メンバーや日報テンプレートなど、すべての情報がIDとして記載されます。IDはシステム上書き換えることができない不変の値であり、なりすましや改ざんが困難なため、読みにくいですがIDでご提供しております

 

不要になったグループを解散

不要になったグループは管理者が解散することができます。メンバーが残っていると解散できません。そのためグループ解散の前に、メンバーを全員脱退させてください。その後、画面の指示に従い解散します。

グループを解散させる

グループを解散させる

解散後のデータは、1か月ほどの猶予を経てサーバから完全に削除されます。また、解散したグループがGOLD PLANの場合でも払い戻しは行われません。そのまま失効となります。注意してください。

グループの自動解散について

一度も料金のお支払いが無いグループは、自動解散の対象となります。具体的には、「過去に1度もGOLD PLANにならなかったグループ」が対象です。この対象グループにおいて、最後の利用日から1年間ご利用がない場合、グループが自動で解散いたします。

 

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