2019/01/11 新料金プラン登場ですっ

グループ全体の設定(INFO)について

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グループのモードについて

グループのモードは、日報の公開範囲ルールの指針のことです。

みんなで広く情報共有をすることもできるし、管理者しか日報が読めないような、閉鎖的な運営も可能です。

グループモードの設定は下図の手順で行います。とてもかんたんです。

グループモードの設定

各グループのイメージをイラストにしてみました

プライベートモード

プライベートモードは日報が管理者に集約します

パブリックモード

全員の日報やチェックシートが読める

通常モード

日報作成の都度、公開範囲を設定できる

プライベートモード

最も閉鎖的なモードです。

  1. すべてのメンバーは、日報・チェックシートの提出先が「管理者」に固定されます
  2. メンバー間でお互いの名前を知ることはできません(グループに何名属しているかもわかりません)
  3. 日報やチェックシートの集計は、自分の日報に対してのみ行うことができます(管理者は全員の集計が可能)
  4. メンバーは日報やチェックシートを受信することが無いので受信BOXにアクセスできなくなります

部下から管理者へ日報を書くことに専念します。

メンバーの日報は管理者しか読めません。そのため日報に対するプライバシーを守ることができます。

この特徴を生かして、例えば顧問契約先との日報を通じたコンサルをすることも可能です

社外の方と日報を通じて連携を強化する
フリーランスや、代理店契約など、社外の方から「報告書」を受けとる際は「メール」ですか?スポットならメールのほうが手軽ですが、継続して社外の方から報告書を受け取るさいは、日報システムに「社外の方」を招待してつかいましょう。社内の機密が漏れる心配?もちろん大丈夫、ちゃんとした対策があります

プライベートモードの画面

 

パブリックモード

グループ内の日報やチェックシートを全員が閲覧可能になります。

広く情報共有を目的とする場合に最適です。

日報が全員読めたとしても、日報の提出先は指定する必要があります。
日報の許可・棄却といった権限を持つメンバーは1人と決まっているからです。

パブリックモードの画面

(上図)パブリックモードは自分宛てではない日報やチェックシートが読めます

通常モード

日報やチェックシートを作成する都度、誰が読めるのかを個別に指定できるモードです。

最も柔軟性に富んだモードでおすすめです。

たとえば、次のケースを想像してみましょう

  • 「社長」が日報の承認・棄却をし、「専務」が日報に対してコメントを付ける
  • 「他のスタッフ」は他人の日報を読めないようにする

上記ケースでは、「他のスタッフ」が全員、日報の提出先に「社長」を指定し、共有先に「専務」を指定すれば、思ったとおりの動きを実現できます。

提出先と共有先は1度セットすると次回以降自動セットされるので、手間もかかりません。

通常モードの画面イメージ

グループのプランについて

グループのプランはSILVERGOLDの2種類です

プランの確認

PLANの満了日が近づいています。と表示される時

TRIAL PLAN(無料)とGOLD PLAN(有料)には有効期限があるため、期限が約9日前になると画面上部にメッセージが常時表示されるようになります。

プランの期限間近

メッセージはプランの期限をすぎるまで表示されます。

有効期限が過ぎてしまった時と、ペナルティの一例

有効期限がすぎると、SILVER PLANに自動降格します

プランによって、機能が制限されます。詳しくは各プランごとの機能比較を御覧ください。
プランの降格による制約

上の例は、メンバーの超過と、項目の制限がかかっている様子。

メンバーを追放して5名以下にすることで、メンバー超過のエラーを回避することも可能です

様々な制約

不要になったグループを解散

不要になったグループは管理者が解散することができます。

グループ解散の前に、メンバーを全員脱退させてください
グループ解散ウインドウでdropと入力すると、解散ボタンが押せるようになります。

グループの解散

ご覧の通り、グループの解散は比較的簡単に行うことができます。

解散後のデータは、1か月ほどの猶予を経てサーバから完全に削除されます

グループが有料プランの場合、現在払い戻しは行われません。そのまま失効となります

グループの自動解散について

一度も料金のお支払いが無いグループは、自動解散の対象となります。

具体的には、「過去に1度もGOLD PLANにならなかったグループ」が対象です。

この対象グループにおいて、最後の利用日から1年間ご利用がない場合、グループが自動で解散いたします。グループ解散の1ヶ月前にグループの管理者宛てのメールにて通知いたします。

グループをうまく分けてNipoを活用する

Nipoによくあるお問合せの1つに、「利用人数の上限」があります。

お問合せ頂ける方によって、40名前後で使いたいといった意見や、中には100人を超えて利用を検討しているとのご相談を受けました。

Nipoを検討いただけることは大変ありがたいのですが、Nipoは大人数での利用に適していません。

日報を数百人規模で共有することは、あまりにも無駄が多くなります。

考えてもみてください。毎日100人の日報が届くのは、とても大変なことです。

組織は階層構造を持っています。係長がいて、その上に課長がいて、部長がいる、一般的なピラミッド構造です。

会社を1つのピラミッドとしてみた時、大きすぎるピラミッドを1つのグループにしてしまうのは無粋です。

Nipoはグループ単位での管理を基本とします。ピラミッドの一部をグループとしてまとめることが最も適切な解決策です。

たとえば支店単位でグループを作る。たとえば部署やチームでグループを作る。これによりグループの風通しが良くなり、組織の運営がスムーズになれると思っています。

全体を無理なく掌握できる上限が20名前後と考えており、Nipoは20名をひとつの区切りとしています。

グループを分割するメリット

50名が在籍するグループ1つより、25名のグループを2つ作る方がより細かな点に目が届きます。

50名の中から、1名日報をだし忘れた人を特定するのは大変です。

日報の既読・未読者一覧

上の図はメンバ22名のグループで、21人が未読の状態を表します。50名ともなるとおよそこの2倍の量になり、視認性、風通しが悪くなります

グループを分けることで視認性も高まり、よりグループ内部が密に結合できます。

中には、グループの中でさらに細分化したグループを作れるようなシステムもあります。しかしNipoは残念ながらその機能を有していません。

そのため、グループを分割して運営することをご提案させていただきます。

Nipoの料金はグループ単位によって発生します。そのためグループを増やすことでお客様の費用負担が増えてしまいます。グループを分けることを推奨していますので、この点についてはお値引きによる対応をさせていただきます。

詳しくはボリュームライセンスについてをご覧ください。

20名のグループを2つで運営すると、1か月1名当たり145円で利用できます(ボリュームライセンス適用後)
グループ同士の連結はできません

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