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テンプレートはレポートのひな型です

テンプレートは記入する項目の枠組みのことです。一般的にはフォームやフォーマット、雛形と呼ばれることもあります。 テンプレートを一度作成すれば繰り返し何度でも利用できます。

日誌・チェックシート・点検表・伝票なんでもOk

レポートや月報、トラブルレポートなど「レポート」の多くは所定のテンプレートに沿って記入されます。 NipoPlusはテンプレートを自由に作り変えることができます。タイトルを「レポート」にすればそれはもう立派なレポートです。 なぜなら呼び方が異なるだけでテンプレートに沿って記入するという本質は同じだからです。

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アイデア次第で色々作れるよ

テンプレートはグループ単位で管理する

例えば製造部と営業部では業務に使用するテンプレートは全く違うはずです。 そのためテンプレートはグループの中で作成し、そのグループ内でのみ利用可能です。異なるグループで同じテンプレートを使いたい場合はテンプレートの取込機能で複製できます

graph LR; classDef class2 fill:#ffa23e classDef class1 fill:#66cdaa classDef class3 fill:#f9d930 組織 --> 営業グループ:::class2 組織 --> 製造グループ:::class2 製造グループ .-> X部品品質管理シート:::class3 製造グループ .-> 不良品レポート:::class3 営業グループ .-> 営業報告レポート:::class3
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グループを1つで運用する場合はほぼ関係ない話です

例えば製造部では品質管理に関するテンプレートだけが表示されますので、見通しの良い管理が可能になります。 特に日常業務でテンプレートを選ぶ回数は多いため、すぐに見つけられるように適切にグループ分けを行うと良いです。

レポートのテンプレートはグループ単位で利用可能ですレポートのテンプレートはグループ単位で利用可能です レポートのテンプレートはグループ単位で利用可能です

テンプレートを作る前にちょっと一呼吸

次のページから実際にテンプレートの作成手順を紹介しますが、その前に棚卸しをしましょう。

  • 業務においてどのようなテンプレートが必要か?
  • スタッフが使いやすいテンプレートか?
  • 記入漏れや説明不足がないか?

このあたりをゆっくり考えてみましょう。例えばこんな感じです。

レポートの作成者が使いやすいようにテンプレートを作る
レポートの作成者が使いやすいようにテンプレートを作る
レポートの作成者が使いやすいようにテンプレートを作る レポートの作成者が使いやすいようにテンプレートを作る

説明用画像をテンプレートに埋め込んだり、記入欄の横にヒントを書くことができますので積極的に活用しましょう。 あわせて「レポートの入力の手間を減らす」のコラムも御覧ください。

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