たくさんの日報やチェックシートを1枚のエクセルシートで集計する
例えば10名から毎日、日報が提出されると1か月で200通を超えてしまいます。報告がルーチン化すると、「読み流す」だけのたんなる流れ作業になっていませんか？日報やチェックシートは、現場の生きた声です。ぜひとも有効に活用したいものです。
NipoのCSVエクスポート機能を活用してみましょう。例えば日報に書かれた「売上高」や、「アポイント件数」「走行距離」などの数値データを1枚のエクセルシートにまとめることができます。
日報のデータをエクセルで集計する
スタッフ毎の集計やソート程度ならエクセルを使わずに計算できます
集計ならそろばん10段のNipoにお任せ下さい。「願いましては〜」おっと、冗談です。でもフラッシュ暗算より高速で正確な集計ができます。どのように？まずは次の画像をご覧ください
集計四太郎（しゅうけいしたろう）とよみます
仮に、この報告書には「売上」と「距離」と「件数」という３つの集計対象フィールドが存在するとします。（前章の「営業チェックシート」をそのまま使っています）
１つの報告書に３つの集計対象があり、さらにこの報告書を４人のスタッフが毎日提出するとき、これをエクセルで集計するのはそれなりにエクセルに長けた知識が必要になります。しかしNipoならエクセルを使わずとも簡単に集計ができます。
画像を注意深く見てほしいのですが、３つの集計項目それぞれに対し、４名のスタッフごとに集計して結果をランキング形式で表示している様子が伺えますね。さらに各項目の合計、そしてスタッフ１名あたりの平均、更に報告書の枚数１枚あたりの単価も算出します。
集計期間についても自由に設定できます。この例は全期間で集計をしていますが、１週間ごとに集計をしたり、１ヶ月、３ヶ月、１年といった単位で集計も可能です。
PCのほうが早くても、そろばんは良いものです。あの音が♪
皆さんにとってどのような項目を集計したいのでしょうか？Nipoは集計四太郎によってある程度の集計は可能です。しかし、掛け算や引き算、その他独自の集計計算が必要な場合はNipoでは行えません。あくまでも決まった演算ルールに従って、集計をするだけです。
では、独自の集計ルールをするにはどうすればよいのでしょうか？はい、ここでExcelを使います。
複数の日報をCSVダウンロードしてエクセルで開くまで
まず集計する日報のテンプレートと、集計の期間を選びます。
集計条件を指定することから始まります
▼集計された結果が表示されます。集計後は「承認済み」や「棄却」「全て」といった日報の状態によって更に絞り込むことも可能です。絞り込みはリアルタイムで結果が変わります。オレンジで表示された「ダウンロード」ボタンをクリックしてください。
集計された日報をCSVに出力する
ダウンロードされたファイルはnipo.csvという名前がデフォルトで付いています。さっそく開いてみましょう
複数の日報を１枚のエクセルシートにまとめることで、様々な分析が可能になります
CSVファイルはMac版のExcelやNumbersでも開けます
１件１件の日報を読むのと違い、一定期間の日報を一度に見ることができます。加えてエクセルの「並べ替え機能」や、「グラフ作成」を使えば、日報の集計も簡単です。
パソコンにエクセルが入っていれば、ダウンロードしたファイルのアイコンがエクセルのアイコンになっているはずです。あとはエクセルで自由に集計してみましょう。
エクセルが文字化けした？
古いエクセルで開くと、Nipoのデータが文字化けしてしまうことがあります。（エクセル2007で確認）もし文字化けしてしまった場合は、一度エクセルを閉じてください。そして新しいエクセルファイル（新規作成）を開き、次の手順に従って作業してください
データタブから、外部データの取り込み＞テキストファイルをクリック
NipoからダウンロードしたCSVファイルを指定してください
取り込むCSVファイルの文字コードを選択します。Unicode(UTF-8)になっていることを確認の上、次へをクリックします
取り込む際の区切り形式を選びます。CSVファイルなので区切り文字は「カンマ」になります。タブにチェックが入っている場合は外してください。
最後にOKボタンをクリックします。これで文字化けが回避できます
特定のスタッフの日報だけをCSVエクスポートできます
v5.12.1以降
前述したやり方ではすべてのスタッフの日報をCSVエクスポートしますが、特定のスタッフが書いた日報だけをCSVエクスポートすることができます
指定したスタッフの日報だけを選んでCSVエクスポートする
１名だけダウンロードする際は、名前の横にあるダウンロードボタンをクリックしてください。１名の場合ダウンロードされるファイル名は「スタッフ名.csv」となります。
複数名を一括でダウンロードする際は、ダウンロードしたいスタッフにチェックを入れ、下部にある「○名の日報をDL」ボタンをクリックします。ファイル名は「3名分日報セット.csv」（選んだ人数によって変化）となります
複数のCSVファイルを1つに統合する「CSVSC」のご紹介
複数のCSVファイルを1つにまとめたいときはCSVSCを使って下さい。無料です
Nipo上でも集計やグラフが作れます
エクセルによる集計は非常に便利です。使い慣れた方にとっては、エクセルでさまざまな角度から日報を集計できます。でももっと手軽に日報や、チェックシートの状況を確認することもできます。日報の集計や、提出状況の確認、かんたんなグラフ化であればNipoにお任せください。Nipoで集計をするには、最初に集計の条件を指定します。
過去の日報を集計する。期間を指定するだけでかんたんな集計は自動で行う。より高度な分析にはCSVをダウンロードしよう
スタッフの一人をくわしく分析する「期間推移」
あるスタッフの日報やチェックシートから数値データを抜き出してグラフ化、データテーブル化できます。まずは分析したいスタッフを選んでください。あとは全部Nipoがグラフ化・データテーブル化します
1名のスタッフを詳しく分析する折れ線グラフ
前述したエクセルによる日報分析でも同様のことが行なえますが、フィルタリングやソートなどの機能を使う必要があり、最低限のエクセルを捜査するスキルが必要です。しかしNipoを使えばこんなにかんたんにデータを分析できます。
スタッフ全員を一度に比較する「期間累計」
条件で指定された期間の合計値をグラフ化します。１日１日の細かい動きはわかりませんが、期間中の合計を見ることで全体の成績を大まかに把握可能です
スタッフ全員のデータを棒グラフで表示する
こちらも、エクセルによる日報分析で同様のことが行なえます。簡易的な分析で足りるのであれば上記機能を使ってください。より細かく分析をしたい場合は、エクセルなどによる分析を行うべきです
提出簿を見て、日報やチェックシートの提出漏れをふせぐ
提出簿を見れば、日報やチェックシート（ここでは「営業チェックシート」でしたね）を出したスタッフ、出していないスタッフを把握できます
日報の提出状況一覧表。未提出などはここから確認できる
また、提出簿は日報受信BOXでも表示されますが、集計時の提出簿と少し機能が違います。
例えば集計の提出簿は「特定のテンプレートを使った日報の提出」だけを表示しますが、受信ボックスの提出簿は「全てのテンプレートを集計対象」としています
コメント