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日報をエクセルシートで集計しよう!提出漏れもかんたんチェック

日報・チェックシートの提出簿について
この記事は約6分で読めます。

たくさんの日報やチェックシートを1枚のエクセルシートで集計

例えば10名から毎日、日報が提出されると1か月で200通を超えてしまいます。報告がルーチン化すると、「読み流す」だけのたんなる流れ作業になっていませんか?日報やチェックシートは、現場の生きた声です。ぜひとも有効に活用したいものです。

「でも忙しくて、日報を集計したり分析まで手が回らない」

もしそのようなお悩みがあれば、NipoのCSVエクスポート機能を活用してみましょう。日報に書かれた「所感」や「引継ぎ事項」などはあなたの仕事に変わりませんが、例えば「売上高」や、「アポイント件数」「走行距離」などの数値で書かれたデータはかんたんに1枚のエクセルシートにまとめることができます。

手順については以下のムービーをご覧ください

 

Mac版のExcelやNumbersでも開けます

1件1件の日報を読むのと違い、一定期間の日報を一度に見ることができます。加えてエクセルの「並べ替え機能」や、「グラフ作成」を使えば、日報の集計も思いのままです。

パソコンにエクセルが入っていれば、ダウンロードしたファイルのアイコンがエクセルのアイコンになっているはずです。あとはエクセルで自由に集計してみましょう。

  • 同一テンプレート内に同じ名前の項目名がある場合、衝突を回避するために便宜上の番号が割り振られる
  • 【各種項目の変化について】

エクセルが文字化けした?

古いエクセルで開くと、Nipoのデータが文字化けしてしまうことがあります。(エクセル2007で確認)もし文字化けしてしまった場合は、一度エクセルを閉じてください。そして新しいエクセルファイル(新規作成)を開き、次の手順に従って作業してください

CSV 文字化け対策

データタブから、外部データの取り込み>テキストファイルをクリック

NipoからダウンロードしたCSVファイルを指定してください

取り込むCSVファイルの文字コードを選択します。Unicode(UTF-8)になっていることを確認の上、次へをクリックします

取り込む際の区切り形式を選びます。CSVファイルなので区切り文字は「カンマ」になります。タブにチェックが入っている場合は外してください。

最後にOKボタンをクリックします。これで文字化けが回避できます

Nipo上でも集計やグラフが作れます

エクセルによる集計は非常に便利です。使い慣れた方にとっては、エクセルでさまざまな角度から日報を集計できます。でももっと手軽に日報や、チェックシートの状況を確認することもできます。日報の集計や、提出状況の確認、かんたんなグラフ化であればNipoにお任せください。Nipoで集計をするには、最初に集計の条件を指定します。

過去の日報を集計する

過去の日報を集計する。期間を指定するだけでかんたんな集計は自動で行う。より高度な分析にはCSVをダウンロードしよう

提出簿を見て、日報やチェックシートの提出漏れをふせぐ

出力画面から少し下へスクロールすると、提出簿が見えてきます。提出簿とはその名の通り、日報やチェックシート(ここでは「営業チェックシート」でしたね)を出したスタッフ、出していないスタッフを把握できる一覧表です

提出簿について

誰が提出したのかをひと目で把握できます

上図の例では、6/11の次が6/14になってます。例えば会社が休みの日で、誰も提出しない日があると、その列は作成されません。また、提出簿は日報受信BOXでも表示されます。受信BOXの提出簿は直近7日間で期間が固定されています。

提出簿の中には、提出した件数が記載されます。通常、日報は1日1回ですが、運営スタイルによっては日に2回、3回と提出する場合もあるため、件数が表示されるようになっています。バツ印については説明不要ですね。

スタッフの一人をくわしく分析する「期間推移」

あるスタッフの日報やチェックシートから数値データを抜き出してグラフ化、データテーブル化できます。まずは分析したいスタッフを選んでください。あとは全部Nipoがグラフ化・データテーブル化します

日報から計算対象データを抽出し、グラフ・データテーブル化する

日報から計算対象データを抽出し、折れ線グラフ・データテーブル化する。折線グラフは1スタッフづつしか表示できない

前述したエクセルによる日報分析でも同様のことが行なえますが、フィルタリングやソートなどの機能を使う必要があり、最低限のエクセルを捜査するスキルが必要です。しかしNipoを使えばこんなにかんたんにデータを分析できます。

  • 提出された日報の集計項目が未入力だった場合、値0として集計され、データテーブル上は0と記載されます
  • 集計は日報のテンプレート毎に行われます。(テンプレートAとテンプレートBに同じ集計項目名があってもそれらは別々の項目として集計されます)
  • 同じ日付で複数の日報を提出した場合、合算されて表示されます
  • 小数点以下を扱う際は丸め誤差が生じる恐れがあります
  • 集計項目の補助項目はグラフ化されません。将来のバージョンアップによってサポート予定です

スタッフ全員を一度に比較する「期間累計」

条件で指定された期間の合計値をグラフ化します。1日1日の細かい動きはわかりませんが、期間中の合計を見ることで全体の成績を大まかに把握可能です

スタッフの日報集計ー棒グラフ

スタッフの日報集計ー棒グラフはゼンスタッフの一定期間の累積を一覧で表示する。折線のように時間軸の概念はない

こちらも、エクセルによる日報分析で同様のことが行なえます。簡易的な分析で足りるのであれば上記機能を使ってください。より細かく分析をしたい場合は、エクセルなどによる分析を行うべきです

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