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日報をエクセルシートで集計しよう!提出漏れもかんたんチェック

icatch

まとまった期間の日報をエクセルで集計する

日報は毎日、いろいろな部下から提出されてきます。

部下が多いと日報を読むだけでも大変です。

「とてもじゃないが、日報を集計・分析まで手が回らない」

もしそのようなお悩みがあれば、NipoのCSVエクスポート機能を活用してみましょう。
日報をエクセルにまとめる例をムービーにしてみました。

先にどのようなイメージでエクセルで開けるのか、イメージをご紹介します

CSVは(カンマセパレートバリュー)の略です。エクセルを含むさまざまな表計算ソフトで開ける汎用的なファイルです

日報をエクセルに変換した結果のイメージです

日報のサンプル。このデータをエクセルに変換する

まず、上の図の日報を含む、合計7件の日報をエクセルに変換してみました。

エクセルで開いた例が下の図になります

日報をエクセルで開いた

写真はMac版のエクセルです。Windowsと少し見た目が違いますね

1件1件の日報を読むのと違い、一定期間の日報を一度に見ることができます。

加えてエクセルの「並べ替え機能」や、「グラフ作成」を使えば、日報の集計も思いのままです。

まとまった日報のデータをエクセルで開くまでの手順

この機能はSilverPlanではご利用できません
日報をエクセルで開くための手順

上の図をごらんください。

これで日報データがまとまったCSVファイルがPCにダウンロードされます。

パソコンにエクセルが入っていれば、ダウンロードしたファイルのアイコンがエクセルのアイコンになっているはずです。

あとはエクセルで自由に集計してみましょう。

エクセルには写真や手描きイラストは含めることができません。
  • グループのモードによって集計される対象がかわる
  • 同一様式内に同じ名前の項目名がある場合、衝突を回避するために便宜上の番号が割り振られる
  • 【各種項目の変化について】

日報のデータをエクセルで開くと文字化け!そんなときの対処法です

古いエクセルで開くと、Nipoのデータが文字化けしてしまうことがあります。

エクセル2007では文字化けが確認されました。比較的新しいエクセルは問題無いようです。

下の図は文字化けしてしまった例です

CSV Excel 文字化け

CSVファイルをExcelで開いたところ、文字化けした

もし文字化けしてしまった場合は、一度エクセルを閉じてください。

そして新しいエクセルファイル(新規作成)を開き、次の手順に従って作業してください

CSV 文字化け対策

データタブから、外部データの取り込み>テキストファイルをクリック

NipoからダウンロードしたCSVファイルを指定してください

取り込むCSVファイルの文字コードを選択します。Unicode(UTF-8)になっていることを確認の上、次へをクリックします

取り込む際の区切り形式を選びます。CSVファイルなので区切り文字は「カンマ」になります。タブにチェックが入っている場合は外してください。

完了ボタンをクリックします

データの取り込み先を選びます。特に変更する必要はありません。このままOKをクリックしてください

CSV 文字化け回避

無事に文字化けが解決されました

補足:MacのNumbersでも開けます

Excelに比べて、普及率は低いですがMacに標準で搭載されているNumbersでもNipoのデータを開くことが可能です。

Numbersは文字化けもせず、きれいに開くことができますが、あまり普及していないことが難点です。

mac標準搭載のnumbersで日報CSVデータを開く

Nipo上でも集計やグラフが作れます

エクセルによる集計は非常に便利です。

使い慣れた方にとっては、エクセルでさまざまな角度から日報を集計できます。

「エクセルに起こすほどじゃないんだけどなー」

「もっと手軽にグラフだけでも見たい」

「エクセルはSUM関数くらいしかわからない」

Nipoにお任せ下さい。手軽な集計もNipoがサポートしています

かんたん!日報の集計をする

日報をエクセルにまとめるときと、手順はほとんど同じです。

簡単集計は、日報様式の数値フィールドを元に集計されます。集計したい場合は数値フィールドをご利用下さい

日報の集計をする

日報の集計結果が表で現れる

日報の提出状況も見れる

集計結果が簡易的なグラフで表示される

集計項目の補助項目はグラフ化されません。将来のバージョンアップによってサポート予定です
  • 提出された日報の集計項目が未入力だった場合、値0として集計され、データテーブル上は0と記載されます
  • 集計は日報の様式毎に行われます。(様式Aと様式Bに同じ集計項目名があってもそれらは別々の項目として集計されます)
  • 折れ線グラフは1名づつしかグラフ化できません
  • 同じ人が同じ様式で同じ日付で複数の日報を提出した場合、合算されます
  • 小数点以下を扱う際は丸め誤差が生じる恐れがあります

日報やチェックシートの提出漏れを防ぎます

「今日の日報は19・・20・・・・21・・あれ?1人出してないぞ?」

日報の管理が多くなると、提出漏れのチェックも大変です。

学校の先生が出席簿をつけるのと同じように、あなたは日報やチェックシートの提出簿をつけると漏れがチェック可能です。

でもちょっと待って!あなたが部下の日報の提出簿を管理する必要はありません。その手間は、全てNipoが代行します

1日1回の日報でも。1日3回の日報でも提出簿で簡単管理

日報の提出状況も見れる

日報やチェックシートの提出頻度はご利用のユーザによって全然違うことでしょう。一般的には「日報」といえば、就業の終わりに1通提出するものです。
しかし運用ルールによっては、1日3通も、4通も日報を作成する会社もあります。1現場ごとや、1顧客ごとに書くといったケースも考えられます。
そのため、日報の提出簿は少し柔軟に設計しました。
ある日に、ある日報様式の日報が、何通提出されたかを一覧で表示します。
上の図はその例です。(まぁ、なんて提出率の悪い部下たちだ…)

グループモードによって集計の方式がかわります。
パブリックモード」の場合、「全員に対して提出された」と考えられるため、自分宛てでない日報も1件としてカウントします。
上記以外のモードは、自分自身宛に書かれた日報・チェックシートに対してのみ、日報提出簿にカウントされます
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