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作業日報をPDF化する(スマホ単体で操作可能)

日報をPDFに変換する
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Nipoで作成した日報をかんたんにPDFへ変換できます.スマホだけでOK

Nipoの大きな特徴の1つにPDF変換があります。日報アプリで作成された日報をワンクリックでかんたんにPDFへ変換できます。もちろんスマホからも操作可能。つまり

 

スマホから日報作成してそのままPDFに変換できます
パソコンが使えない環境でもPDFの日報が作成できるってなかなか素敵だと思いませんか?あ、もちろんタブレットやPCBからでもPDFを作成できますよ。

例えばこんなPDFがスマホから作成できます

日報をPDF化した例

これは実際にPDFへ変換した画面イメージです。検印欄が4つあり、下部には日報に対するコメントもあわせてPDF化されている様子が確認できます。もちろんこれらはオプションで細かく制御できます。

こんな感じのPDFがスマートフォン1台でかんたんに作成できます。

横向きレイアウトのPDFもかんたんに作成できます。

「横向きPDFの例」って透かし(ウォーターマーク)が入っていますが、この透かしも自由に変更可能です。

日報PDF印刷「横向きレイアウト」

スマホでPDFの日報が作れる。良い時代になったものです

PDFのメリット

PDFファイルは日報ととても相性が良いです。なぜならPDFの持つ特徴と日報の用途がマッチしているからです。PDFの特徴をちょっとリストアップしてみました。

  • 紙に近い感覚で保存できる
  • PCやスマートフォン・タブレットで見てもレイアウトが崩れず同じ寸法で読める
  • 修正が困難(改ざんの防止)
  • 見た目のまま印刷できる
  • メールで送信ができる

ビジネスのシーンに着目すると、「請求書」や「見積書」といったファイルをメールで送る際、PDF化されたものを送ることがおおいでしょう。なぜなら上記のメリットにより、「請求書」などはPDFが適しているためです。

相手にメールで送ったらレイアウトが崩れた!なんて心配が無いのです

内容の書き換えもWordに比べて行いにくいのも特徴です。PDFは読み取り専用。永久保存としての側面が強いため、ビジネス文書(日報も含めて)ととても相性が良いのです。
専用ソフトを使って編集は可能のため、改ざんを100%防ぐわけではありません。改ざんを防ぐには電子署名をつける必要があります

このようにレイアウトが崩れないPDFのため、そのまま印刷して紙の日報として提出することもかんたんです。Nipoで作成されるPDFは一般的なサイズのA4になるため、互換性もばっちりです。

PDF化の操作ガイド

PDF作成画面は「受信日報詳細画面」から行うことができます。受信日報詳細画面へのアクセス方法はこちらをどうぞ

画面の日報をそのままPDFに変換!検印欄を添えて

日報をPDFに変換する

日報をPDFに変換する操作をムービーにしました。手順はかんたん。PDFに変換したい日報を画面に表示した状態で、「PDF変換」をクリックするだけです

日報管理システムはたくさんありますが、意外と日報をPDFに変換する機能を持っているシステムは少ないです。

「見たままに入力し、見たままに出力できる」ことを重視しています。

入力(インプット)のレイアウトが「日報らしいフォーム」で直感的にわかりやすくすることに徹底的にこだわりました。

出力(アウトプット)も、画面の見た目のままPDFに出力できます。

PDF=印刷 ではありません。しかし印刷を前提として、検印欄も日報に組み込んで出力できます。

検印欄はハンコを押す場所です。

自分が書いた日報でも、部下から受け取った日報でもPDFに変換できます。

手順はとってもかんたん。PDFにしたい日報を画面に表示して、「即PDF]ボタンを押すだけです。

 

即PDFをクリック

現在表示されている日報やチェックシートがPDFに変換される

現在表示されている日報やチェックシートがPDFに変換される

生成PDFイメージ

実際にPDFに変換された日報

実際にPDFに変換された日報

PDFに出力する前にいろいろ設定してみよう

日報PDF返還前の詳細設定

日報をPDFに変換する前に、フォントサイズや余白、透かしなどの設定が可能です

PDFに変換する前に検印欄の項目を変えたり、画面の余白を調整したりできます。細かい設定は「PDF」ボタンを押すと行えます

文字の大きさ・余白・日付の有無などのレイアウト設定ができます。PDF出力の前に、日報本文の修正もできます。日報は日報作者しか修正できないんですが、PDF返還前に一時的に治すことができます。部下の日報に誤字・脱字があったときなど、ちょちょいと修正してPDF出力できる方が便利ですね。

日報本文の修正はNipo上に保存されません。PDF時の修正は応急処置的な機能です。日報作成者以外の日報修正は「改ざん」となるため、Nipoではできない仕組みになっています
PDFの設定を保存すれば、次回以降はボタン1つで同じ設定でPDF化できます

PDFの透かしはGOLD PLAN限定です

PDF出力前に設定できる項目の1つ、ウォーターマーク(透かし)はGOLD PLAN限定で自由に設定可能です。無料プランにも透かしは入りますが、記載される透かしの内容は固定で変更できません。

watermark

透かしのある日報PDF

無料プランでPDF変換を行う場合は、強制的に透かし(watermark)が入ります。

透かしの文字は固定で「Generated by Nipo」と表記されます。

この透かしはGOLD PLANへ移行すると自由に内容を変更できるようになります。もちろん非表示にも設定できます

また、ヘッダーに書かれた「Nipo 無料プランは透かしを外せません」の文字も出力されなくなります

PDF化された日報をコンピュータに保存

PDF出力をすると、あなたのPCに日報PDFが保存されます。

Windows/Macでご利用の際、ファイル名は「nipo-20180921_11時54分.pdf」のようになります。

日報が提出された時刻がファイル名になります。

 

iPhoneからPDFを作成する

スマートフォン専用アプリでも、PDF変換が利用できます。

画像はiPhone 8から日報をPDFに変換した様子です。

画面は小さくても、ちゃんとPDFになっていますね。

このあとは、メールに添付して送信したり、プリンターがつながっていればそのまま印刷したり。

アプリによっては、メッセンジャーアプリに添付することも可能です

上図は、開発者上田のiPhone 8を使ってPDF変換を行った様子です。ファイル名など一部PC版と挙動が異なります。

AndroidはLolipop以前だと正常に動作しません。iOSは最新版でご利用ください

日報をPDF化する上での注意事項や制限について

PDFに変換するとき、いくつかの「お約束」があります。

一般的に使用される文字、記号が利用できます。ひらがな・カタカナの他、ローマ数字なども利用できます。
漢字についてはJIS第一水準でサポートされている漢字は全てサポートしております。JIS第一水準についてはこちらを御覧ください
その他に、JIS第一水準に含まれず、お客様からご要望のあった以下の漢字がサポートされます
藝框澤諫廣邨條

 

その他、箇条書きで書いてみました

  • PDFに対応している日本語の漢字はJIS第一水準の漢字プラスアルファまでとなっております。サポートされない文字はPDF化したときに・(中黒)として表示されます。
  • 数値パーツの補助科目については印刷の対象外です。
  • チェックボックスはWeb上のデザインと異なる形で印刷されます。具体的には、チェックアリの場合、[ x ]と印刷されます。チェックが無い場合、空欄の[ ]になります。
  • A4用紙1枚に収まらない場合、複数枚に分けてPDF化されます
  • 日報本文中の「マスク掛け」は適用されません

 

 

ここまで読んでくれてありがとうございますっ
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