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日報受信ボックスについて

日報の受信BOXについて
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日報受信ボックスに日報やチェックシートが届きます

グループのスタッフが作成した日報の内、あなたが読める日報だけがこの「受信ボックス」に表示されます。この受信ボックスは「一覧表示」「詳細表示」の2種類の表示形式があります。

  • 【一覧表示】日報を一覧で表示するモードです。日付や提出者など大まかな情報を把握できます
  • 【詳細表示】1件の日報を全画面で表示するモードです。多くの機能は詳細表示で利用できます
あなたが読める日報とは?
受信ボックスではあなたが読める日報だけ表示されます。読める日報とは、次のとおりです
・日報の提出先にあなたが指定されている場合
・日報の共有先にあなたが指定されている場合
詳しくは「日報作成(提出先を決める)」を御覧ください

一覧表示モード【主に検索や絞り込みに利用】

一覧表示モードの画面は次のようになっています

受信BOXの一覧表示画面

これは一覧表示画面です。提出された日報が一覧で表示されます。絞り込みや検索もここから行います

左側の上段に「日報提出簿」が表示されています。左側下段は日報やチェックシートを絞り込んだり、検索したりするためのエリアです。右側は日報やチェックシートをカード形式で表示しています。この「カード」をクリックすることで、詳細表示モードへ切り替わります。

一覧表示カードの意味について

画面右側には日報が一覧で表示されます。ぱっと見るだけでどのような日報なのかを大まかに判断できるようになっています。

日報カードの詳細な解説

1つのカードが1つの日報に紐付いています。カードに記載されている意味は図のとおりです

 

 

概略が長くてスクロールが大変でしたら、概略を非表示にできます。

 

日報一覧のカード(グレースケール)

グレー色に表示されるカードは自分自身が作成した日報を表します。カードの左上には「自分が書いた日報です」というメッセージも表示されます

日報カードにはそれぞれ「状態」が表示されます。状態の意味について解説します

【あなたが宛名に指定されている場合に表示される状態】

  • 審査前(オレンジ)
    • あなたの承認を待っている日報です(あなたが宛名に指定されている日報です)
  •  棄却済み(赤)
      • その日報が棄却されました
  • 承認済(灰)
    • その日報が承認されました

【あなたが共有先に指定されている場合に表示される状態】

  • 未読(黄)
    • あなたがまだ既読サインをだしていない日報です(承認権限は無し)
  • 既読(紫)

 

日報の提出簿でスタッフの提出状況を確認する

日報の提出状況を把握する

提出簿を見れば誰が日報を書いたか瞬時に把握できます

一覧表示画面の左上には「提出簿」が表示されます。この提出簿は画面右半分に表示されている日報カードをもとに作成された、スタッフ毎の提出一覧になります。

日報のテンプレートを問わず全て集計対象となります。そのため同日に「日報」と「週報」を書くと提出簿上は2と表示されます
提出簿から絞り込み検索する【スタッフ名による絞り込み】

提出簿に表示されたスタッフ名をクリックするとそのスタッフが作成した日報だけが表示できます。絞り込みを解除する際は「絞込みの解除」をクリックして下さい

提出簿から特定の日報だけを絞り込み検索する

提出簿から特定の日報だけを絞り込み検索する

提出簿から絞り込み検索する【スタッフと日付による絞り込み】

スタッフ名ではなく、数値のボタンをクリックすると「当該スタッフ」かつ「当該日時」に提出された日報だけを絞り込むことも可能です。使い方については前述の【スタッフ名による絞り込み】と同様ですので、ここでは割愛させていただきます。

この全文検索機能は2019/11月以降、直近3カ月までの検索となりました。
日報の全文検索について

日報の全文検索についてー一瞬で目的の日報を見つけることができます。曖昧検索で柔軟に対応可能

任意のキーワードで自由に検索ができます。日報に含まれるほぼ全ての文字が検索の対象となります。検索は「あいまい検索」のため、多少の表記ゆれや誤字は気にせず検索が可能です。
テンプレートパーツによっては検索対象にならないものも。詳しくは各種項目をごらんください

全文検索にはインデックス化という仕組みが必要で、このインデックス化には無駄に容量を必要とします。そのため3ヶ月以上前のインデックスは削除しており、削除された分は全文検索でHitしなくなります。

インデックスだけを削除するため、日報自体が消えるわけでは有りません。

3ヶ月以上前の日報が検索したい場合は個別にお問い合わせ下さい。有償になりますが古いインデックスを維持させていただきます。(目安として2,000通の日報ごとに月額1,000円程度の費用をご負担ください)

 

詳細表示モード

画面全体に1件の日報またはチェックシートを表示します。下の画像を御覧ください

日報受信ボックスー詳細表示モード

日報受信ボックスー詳細表示モード。この例は自分が承認権限を持っていないパターンです

ご覧の通り、日報です。日報の詳細な状況を確認したり、受け取った日報に対して承認したり、コメントを残したりできます。詳しく見ていきましょう

日報を承認/棄却する

あなた宛の日報であれば、あなたが「承認・棄却」できます。

日報を棄却した

この例では棄却ですが、承認の場合は「承認」と表示されます

提出された内容に不備があれば「棄却」し、問題がなければ「承認」しましょう。また、簡単な誤字脱字など棄却するほどでもない場合は、あなたが代理で修正することも可能です。また、承認・棄却をすると、自動で「既読者」としても扱われます。

日報を「承認」するとその日報はロックが掛かり、修正することができなくなります。やむを得ず修正が必要な場合は、一度「棄却」にした上で修正を行ってください

 

日報を既読にする

承認・棄却ボタンが表示されていない場合は、あなたに「承認権限」が無いということです。(つまりあなた宛ではない日報です)しかし読めるのは、あなたが「共有先」に指定されたからです。メールで言うところのCCですね。

日報を既読にする

日報を既読にする

共有先に指定された場合でも日報を読めるし、コメント追加やPDFの作成など、「承認・棄却」以外の全ての操作が可能です。

Nipoでは宛名を1名しか指定できません。2名以上による承認・棄却の仕組みは無いため、コメントや既読などで代用します
既読・未読の一覧表について
日報の既読者・未読者一覧

日報の既読者・未読者一覧

日報やチェックシートをグループで共有する場合、誰が読んだのかを把握するのは重要です。日報を書いたスタッフにとっても、「本当に上司は日報を読んでくれたのか?」という疑問を払拭でき、日報作成のモチベーションも高く保つことができます。

FacebookやTwitterで「いいね」を押されたときちょっとうれしいですよね

誰でも多少は承認欲求を持っています

既読・未読リストに名前が無い人は、そもそもこの日報を読む権限が無い人です

日報やチェックシートに対してコメントを書く

日報に対してコメントを書く

日報やチェックシートに対してコメントを残すことができます。コメントには

  • コメント投稿者名
  • 投稿時間
  • コメント本文

が記載されます。

コメントは一般的なチャットアプリ風に表示されます。自分の書いたコメントは右側に、相手(自分以外)が書いたコメントは左側に表示されます。

右側の吹き出しにはゴミ箱アイコンが表示されており、クリックすることでコメントを削除できます。(他人のコメントは消せません)

簡単な意思疎通やコミュニケーションツールとして活用して下さい。簡易版なのでプッシュ通知は有りませんが、E-mailによる通知を受けることは可能です。

またコメントは日報検索の対象になりますので、目印としてコメントを残すこともできます

 

表示中の日報をPDFへ変換してダウンロードする

PDFについては個別に1つのページを設けております
PDFのページをご覧下さい

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ここまで読んでくれてありがとうございますっ
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