2019/01/11 新料金プラン登場ですっ

日報受信ボックスについて

icatch

日報受信ボックスに日報が届きます

グループのメンバーが書いた日報のうち、あなたが読めるように設定されたものが「日報受信ボックス」に表示されます。

受信ボックスは「一覧表示」と「詳細表示」の2つの表示形式があります。

それぞれの表示モードについて詳しく見ていきましょう

一覧表示モード

まず、下の図をごらんください。

日報の受信ボックス(一覧表示)

受信ボックスの「一覧表示」画面です。

1つ1つの日報が、カードとして表示されます。

カードをクリックすると、「詳細表示」に切り替わり、日報の内容を詳しく見ることができます

日報の「カード表記」について
日報一覧の見方
カードには、提出された日付や、日報を書いた人の名前、そして日報から抜粋された一文が表示されます。右上のアイコンは日報の状態です。Newはまだ読んでいない日報のため、早めに開いて既読サインを立てておきましょう。

日報カード右上のアイコンの意味です

  • NEW: まだ読んでいない日報です
  • 鉛筆マーク: 日報が提出後修正された場合に鉛筆マークになります。承認・または棄却を待っている状態です
  • チェックマーク: 日報が承認されたアイコンです
  • バツマーク: 日報が棄却されたアイコンです

 

詳細表示モード

画面全体に1つの日報を表示します。内容を詳しく読みたいときはこのモードを使いましょう。

詳細表示の画面イメージは下図のとおりです

受信日報

 

前の日報・次の日報のようにページを送るにはスワイプします。

詳細表示モードから一覧表示モードに戻すには、画面左上の切り替えスイッチをクリックして下さい

 

受信ボックスでできることー【一覧表示編】

受信ボックスでできることってたくさんあります。

いろいろな機能を覚えて、Nipoを便利に活用しましょう。「一覧表示」から操作する機能、「詳細表示」から操作する機能があります。

このセクションでは、一覧表示の画面から行う機能を1つ1つご紹介します。

 

この機能はSilverPlanでは利用できません
過去の日報を検索してみましょう。検索ボックスに探したいキーワードを入れるだけです。
とってもかんたんですね。

日報の受信ボックス(一覧表示)

 

あいまい検索のため、キーワードに完全に一致する必要はありません
日報の項目によっては検索対象にならないものもあります。詳しくは各種項目をごらんください

日報の状態でフィルタリング

日報には「承認された」とか、「棄却された」という「状態」があります。

この状態で日報を絞り込むことができます。(フィルタリング機能と言います)

日報の状態でフィルタリングする

上の図は、「棄却された状態」の日報でフィルタリングした様子です。

承認・棄却・審査前・修正

日報の状態は上記4とおりです。これらは「誰から見ても同じ状態」です。
しかし「既読」についてはどうでしょうか?既読は読んだ人から見れば「既読」だし、まだ読んでない人から見れば「未読」になります。そのため「既読・未読」は日報の状態として絞り込む機能がありません。

フィルタリングと検索を組み合わせることも可能です

 

受信ボックスでできることー【詳細表示編】

日報1つ1つに対して行える機能について、見ていきましょう。

詳細表示では、主に「日報を読む」そしてその日報に対して「リアクションする」ことが中心になります。

日報を承認する。日報を棄却する。

部下から届いた日報を読みました。

内容に不備があったり、誤りがあったりしませんか?

日報の内容に問題があれば、日報を書き直してもらう必要があります。そのときは、心を鬼にして日報を「棄却」しましょう。

内容に問題がなければ、こころよく日報を「承認」しましょう。

「承認」「棄却」の手順はボタン1つのかんたん操作です。下図を参照して下さい

日報の承認・棄却ボタン

もし日報を「棄却」した場合、日報を書いた部下の画面にはバッジが点灯して、棄却されたことがわかるようになっています。棄却されたまま放置してはいけません。

部下がいつまでも修正を行わない場合は、修正するように催促してみましょう。

日報が修正されると、日報の状態が「棄却済み」から「審査前」に変わり、当該日報に対する既読サインは全て消滅します。

 

承認・棄却ボタンがない?
Nipoの仕組み上、1つの日報を「承認」「棄却」できるのは1名と決まっています。
そしてその権利を持つのは、提出先として指定されたメンバーになります。
「承認」「棄却」がないときは、次の「既読サイン」や、「コメント」を使って、読んだ意思表示をしましょう
実は日報一覧の画面から見分ける方法があります
受信日報一覧

 

「日報を読んだよっ!」既読サインについて

日報を「承認」「棄却」できるのは1名だけです。

でも「日報を読んだ」と意思を表示することは全員ができます。

日報を書く側って、「ちゃんと読んでくれたかな?」って結構不安な気持ちで待っています。読んだことをしっかりと表明してあげましょう。

読んだことを知らせるには「既読にする」というボタンを押します(下図参照)既読サインを立てるボタン
既読サインは一度押すと消えてしまいます。既読を取り消すことはできません。

 

誰が読んだ?誰が読んでない?日報のえつらん状況について

この機能はSilverPlanでは利用できません

日報を書いた本人も、同じ日報を読める他の上司も、

「この日報は全員ちゃんとよんだのかな?」

というのは気になっているポイントです。日報を読んだことを前提に話を進めたくても、相手がちゃんと読んだかがわからないとそもそもスタートできません。

Nipoは「誰が読めて」「誰が読んで」「誰がまだ読んでいないか」を一覧で見ることができます。下図を見て下さい

日報の既読・未読者一覧

日報1つ1つにこのような一覧表がついています。これがあれば、一目瞭然ですね。

  • 既読メンバーは、「既読にする」を押したメンバのほか、「承認」「棄却」したメンバも含まれます
  • グループがパブリックモードの場合は日報作成時にグループに在籍したメンバー全員の名前が表示されます

日報にコメントを書く

この機能はSilverPlanでは利用できません

日報に対してアドバイスがあれば、コメント機能を使ってみるのも面白いでしょう。

コメントは、日報が読めるメンバーなら誰でも自由に書き込めます。

コメントの投稿はとてもかんたんにできます。手順は下図をごらんください日報に対してコメントを書く

 

コメントを消したいときは、ゴミ箱ボタンを押すだけです

自分以外のコメントを消すことはできません

 

コメントをメールで知らせるメール通知サービスをも合わせてどうぞ
日報に書き込まれたコメントは日報検索の対象になります

 

画面の日報をそのままPDFに変換!検印欄を添えて

日報管理システムはたくさんありますが、意外と日報をPDFに変換する機能を持っているシステムは少ないです。

「見たままに入力し、見たままに出力できる」ことを重視しています。

入力(インプット)のレイアウトが「日報らしいフォーム」で直感的にわかりやすくすることに徹底的にこだわりました。

出力(アウトプット)も、画面の見た目のままPDFに出力できます。

PDF=印刷 ではありません。しかし印刷を前提として、検印欄も日報に組み込んで出力できます。

検印欄はハンコを押す場所です。

PDF変換機能はSilverPlanでは利用できません

自分が書いた日報でも、部下から受け取った日報でもPDFに変換できます。

手順はとってもかんたん。

PDFにしたい日報を画面に表示して、「即PDF]ボタンを押すだけです。

 

即PDFをクリック

PDF変換ー簡単版

生成PDFイメージ

PDF変換されたファイル

PDFに出力する前にいろいろ設定してみよう

PDFに変換する前に検印欄の項目を変えたり、画面の余白を調整したりできます。

細かい設定は「PDF」ボタンを押すと行えます

PDF変換(詳細設定版)

 

文字の大きさ・余白・日付の有無などのレイアウト設定ができます。

PDF出力の前に、日報本文の修正もできます。

日報は日報作者しか修正できないんですが、PDF返還前に一時的に治すことができます。

部下の日報に誤字・脱字があったときなど、ちょちょいと修正してPDF出力できる方が便利ですね。

日報本文の修正はNipo上に保存されません。PDF時の修正は応急処置的な機能です。日報作成者以外の日報修正は「改ざん」となるため、Nipoではできない仕組みになっています

PDF返還前の詳細設定

PDFの設定を保存すれば、次回以降はボタン1つで同じ設定でPDF化できます

PDF化された日報をコンピュータに保存

PDF出力をすると、あなたのPCに日報PDFが保存されます。

Windows/Macでご利用の際、ファイル名は「nipo-20180921_11時54分.pdf」のようになります。

日報が提出された時刻がファイル名になります。

 

iPhoneからPDFを作成する

スマートフォン専用アプリでも、PDF変換が利用できます。

画像はiPhone 8から日報をPDFに変換した様子です。

画面は小さくても、ちゃんとPDFになっていますね。

このあとは、メールに添付して送信したり、プリンターがつながっていればそのまま印刷したり。

アプリによっては、メッセンジャーアプリに添付することも可能です

上図は、開発者上田のiPhone 8を使ってPDF変換を行った様子です。ファイル名など一部PC版と挙動が異なります。

AndroidはLolipop以前だと正常に動作しません。iOSは最新版でご利用ください

日報をPDF化する上での注意事項や制限について

PDFに変換するとき、いくつかの「お約束」があります。

一般的に使用される文字、記号が利用できます。ひらがな・カタカナの他、ローマ数字なども利用できます。
漢字についてはJIS第一水準でサポートされている漢字は全てサポートしております。JIS第一水準についてはこちらを御覧ください
その他に、JIS第一水準に含まれず、お客様からご要望のあった以下の漢字がサポートされます
藝框澤諫廣邨條

 

その他、箇条書きで書いてみました

  • PDFに対応している日本語の漢字はJIS第一水準の漢字プラスアルファまでとなっております。サポートされない文字はPDF化したときに・(中黒)として表示されます。
  • 数値パーツの補助科目については印刷の対象外です。
  • チェックボックスはWeb上のデザインと異なる形で印刷されます。具体的には、チェックアリの場合、[ x ]と印刷されます。チェックが無い場合、空欄の[ ]になります。
  • A4用紙1枚に収まらない場合、複数枚に分けてPDF化されます
  • 日報本文中の「マスク掛け」は適用されません

 

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