10ヶ月ぶりのメジャーアップデートです!Version4 Release

日報受信ボックスについて

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日報受信ボックスに日報やチェックシートが届く

グループの参加者が書いた日報やチェックシートはすべて、受信BOXに入ります。この受信ボックスは「一覧表示」「詳細表示」の2種類の表示形式があります。

一覧表示は届いた日報・チェックシートを一覧で表示できるモードで、詳細表示は1件1件の日報・チェックシートを細かく表示するモードです。

それぞれのモードでできることが異なります。くわしくは次章以降でご紹介します

一覧表示モード

一覧表示モードの画面は次のようになっています

日報受信ボックス一覧表示モード

日報受信ボックス一覧表示モード

左側の上段に「日報提出簿」が表示されています。

左側下段は日報やチェックシートを絞り込んだり、検索したりするためのエリアです。

右側は日報やチェックシートをカード形式で表示しています。この「カード」をクリックすることで、詳細表示モードへ切り替わります。

カードの右上に表示されるアイコンの意味審査前の日報
カードの右上には、「審査前」や「未読」などのアイコンチップが表示されています。
【審査前(黄)】・・・あなたがその日報を承認/棄却できるが、まだ承認棄却を行っていない
【未読(黄)】・・・あなたは承認/棄却できない。まだ日報に対して既読サインをだしていない
【既読(紫)】・・・あなたは承認/棄却できない。すでに日報に対して既読サインをだした
【承認済み(灰)】・・・あなたがその日報を承認した。(既読サインも同時に発行されている)
【棄却済み(灰)】・・・あなたがその日報を棄却した。(既読サインも同時に発行されている)
【修正版(黄)】・・・あなたがその日報を承認/棄却できる。一度保存された日報の内容が修正され、その後まだ審査されていない
細かく書きましたが、要は「黄色」で表示されたアイコンチップは「まだ読んでない」とおぼえてください

詳細表示モード

画面全体に1件の日報またはチェックシートを表示します。下の画像を御覧ください

日報受信ボックスー詳細表示モード

日報受信ボックスー詳細表示モード

ページ送り・一覧表示へ切り替えエリア

メニューバーの下エリアは、日報のナビゲーションエリアです。次の日報へ切り替えたり、前の日報に戻ったりすることができます。また、詳細表示から一覧表示へ切り替えるときは「一覧」ボタンをクリックしてください。

日報・チェックシートの本文エリア

画面左上は日報やチェックシートの本文が表示されます。

既読/未読エリア

画面左下は既読者/未読者リストが表示されます。

誰がこの日報を読んだのか?まだ読んでいないのか?を一覧で表示します。すでに読んだ参加者は「既読メンバー」に記載され、まだ読んでいない参加者は「未読メンバー」に記載されます。

承認・棄却できる者の名前は紫色の背景に黄の文字で表示されます。(承認権限は必ず1名です)

日報が修正されると、全ての参加者は自動で「未読」に差し戻されます。

承認/棄却(既読)エリア

画面右上のエリアです。

日報を承認/棄却できる人から見ると「承認」「棄却」ボタンが表示され、その隣に現在の日報の状態が表示されます。承認/棄却を押すと「既読者」サインも発行され、既読者リストにあなたの名前が入ります。

承認/棄却の権限が無い参加者はこのエリアに「既読にする」ボタンが表示されます。くわしくは日報を承認/日報を棄却/日報を既読にするを御覧ください

コメントエリア

画面右下には、コメントエリアがあります。この日報・チェックシートに対してコメントを自由に書き込むことができます。書き込んだコメントはこの日報が読める参加者であれば全員が読めます。また、コメントの削除はコメント投稿者のみ可能です。

PDFエクスポートボタン

画面右、コメントエリアの下にはPDFエクスポートボタンが表示されます。表示中の日報・チェックシートをPDFファイルとして書き出すことが可能です。くわしくは日報をPDFにするを御覧ください。

 

受信ボックスでできることについて

前述の通り、日報受信BOXは「一覧表示」と「詳細表示」があり、それぞれの画面でできることが変わります。各機能についてよりくわしくご紹介します。

日報の提出簿を活用する(提出漏れなどを瞬時にチェック可能)

日報の提出簿について

日報の提出簿について

提出簿は「日報やチェックシートの提出者を一覧にした表」のことです。提出簿は様式ごとに分かれています。例えば「日報」と「週報」のように複数の様式を使っている場合は上図の1にある、様式種類を切り替えてください。

提出簿に書かれた数値は、その日に提出された日報の件数です。バツマークは説明不要ですね。(未提出ということです)提出簿のボタンをクリックすると、該当の日報・チェックシートを表示することができます。複数件ある場合は、最も時間の若いものが表示されますが、ページ送りで切り替えることも可能です。

提出簿を使うことで、スタッフの日報提出漏れなどをかんたんにチェックすることができるようになります。また、提出簿に記載される期間は直近7日間です。更に過去の提出簿を見たい場合は、集計・分析機能を使ってください。

 

過去の日報を検索してみましょう。検索ボックスに探したいキーワードを入れるだけです。日報の項目によっては検索対象にならないものもあります。詳しくは各種項目をごらんください

日報には「承認された」とか、「棄却された」という「状態」があります。

この状態で日報を絞り込むことができます。

承認・棄却・審査前・修正

日報の状態は上記4とおりです。これらは「誰から見ても同じ状態」です。
しかし「既読」についてはどうでしょうか?既読は読んだ人から見れば「既読」だし、まだ読んでない人から見れば「未読」になります。そのため「既読・未読」は日報の状態として絞り込む機能がありません。

 

受信ボックスでできることー【詳細表示編】

日報1つ1つに対して行える機能について、見ていきましょう。詳細表示では、主に「日報を読む」そしてその日報に対して「リアクションする」ことが中心になります。

日報を承認/日報を棄却/日報を既読にする

承認・棄却する

承認・棄却する

あなたが承認/棄却できる場合は、承認/棄却ボタンが表示されています。提出された内容に不備があれば「棄却」し、問題がなければ「承認」しましょう。

承認・棄却をすると、自動で「既読者」としても扱われます。

日報を「承認」するとその日報はロックが掛かり、修正することができなくなります。やむを得ず修正が必要な場合は、一度「棄却」にした上で修正を行ってください

 

承認・棄却ボタンがない場合
承認/棄却ができるのは、日報作成者が「提出先」にあなたを指定した場合だけです。共有先にあなたを指定すると、承認権限はないが日報を読める状態になります。この場合は、日報に対して「既読サイン」を発行することや、コメント投稿やPDF作成・日報分析が可能です

日報に対して承認・棄却ができない

日報に対して承認・棄却ができない例

 

既読・未読の一覧表について

日報・チェックシートの既読者一覧

日報・チェックシートの既読者一覧

日報やチェックシートをグループで共有する場合、誰が読んだのかを把握するのは重要です。日報を書いたスタッフにとっても、「本当に上司は日報を読んでくれたのか?」という疑問を払拭でき、日報作成のモチベーションも高く保つことができます。

既読メンバーにも未読メンバーにも名前が載っていない場合、そのメンバーは当該日報を読む権限がありません。必要に応じて日報作成者に連絡をして、共有先の修正を依頼してください。

なお、グループモードを「パブリック」にしておくことで、グループの参加者全員が「共有先」に強制的に指定されるため、このようなミスを未然に防ぐことが可能です。

日報やチェックシートに対してコメントを書く

チェックシートに対してコメントを書く

チェックシートに対してコメントを書く

日報やチェックシートに対してコメントを残すことができます。コメントには「コメント投稿者名」「投稿時間」「コメント本文」が記載されます。コメントにゴミ箱アイコンが表示されているものは自身が書いたコメントで、削除可能です。(他人のコメントは消せません)

コメントを通じてかんたんなコミュニケーションを取ることができます。しかしスタンプや文字色の変更などはできません。簡易的です。

 

画面の日報をそのままPDFに変換!検印欄を添えて

日報管理システムはたくさんありますが、意外と日報をPDFに変換する機能を持っているシステムは少ないです。

「見たままに入力し、見たままに出力できる」ことを重視しています。

入力(インプット)のレイアウトが「日報らしいフォーム」で直感的にわかりやすくすることに徹底的にこだわりました。

出力(アウトプット)も、画面の見た目のままPDFに出力できます。

PDF=印刷 ではありません。しかし印刷を前提として、検印欄も日報に組み込んで出力できます。

検印欄はハンコを押す場所です。

自分が書いた日報でも、部下から受け取った日報でもPDFに変換できます。

手順はとってもかんたん。PDFにしたい日報を画面に表示して、「即PDF]ボタンを押すだけです。

 

即PDFをクリック

現在表示されている日報やチェックシートがPDFに変換される

現在表示されている日報やチェックシートがPDFに変換される

生成PDFイメージ

実際にPDFに変換された日報

実際にPDFに変換された日報

PDFに出力する前にいろいろ設定してみよう

PDF出力前に詳細設定をする

PDF出力前に詳細設定をする

PDFに変換する前に検印欄の項目を変えたり、画面の余白を調整したりできます。細かい設定は「PDF」ボタンを押すと行えます

文字の大きさ・余白・日付の有無などのレイアウト設定ができます。PDF出力の前に、日報本文の修正もできます。日報は日報作者しか修正できないんですが、PDF返還前に一時的に治すことができます。部下の日報に誤字・脱字があったときなど、ちょちょいと修正してPDF出力できる方が便利ですね。

日報本文の修正はNipo上に保存されません。PDF時の修正は応急処置的な機能です。日報作成者以外の日報修正は「改ざん」となるため、Nipoではできない仕組みになっています
PDFの設定を保存すれば、次回以降はボタン1つで同じ設定でPDF化できます

PDF化された日報をコンピュータに保存

PDF出力をすると、あなたのPCに日報PDFが保存されます。

Windows/Macでご利用の際、ファイル名は「nipo-20180921_11時54分.pdf」のようになります。

日報が提出された時刻がファイル名になります。

 

iPhoneからPDFを作成する

スマートフォン専用アプリでも、PDF変換が利用できます。

画像はiPhone 8から日報をPDFに変換した様子です。

画面は小さくても、ちゃんとPDFになっていますね。

このあとは、メールに添付して送信したり、プリンターがつながっていればそのまま印刷したり。

アプリによっては、メッセンジャーアプリに添付することも可能です

上図は、開発者上田のiPhone 8を使ってPDF変換を行った様子です。ファイル名など一部PC版と挙動が異なります。

AndroidはLolipop以前だと正常に動作しません。iOSは最新版でご利用ください

日報をPDF化する上での注意事項や制限について

PDFに変換するとき、いくつかの「お約束」があります。

一般的に使用される文字、記号が利用できます。ひらがな・カタカナの他、ローマ数字なども利用できます。
漢字についてはJIS第一水準でサポートされている漢字は全てサポートしております。JIS第一水準についてはこちらを御覧ください
その他に、JIS第一水準に含まれず、お客様からご要望のあった以下の漢字がサポートされます
藝框澤諫廣邨條

 

その他、箇条書きで書いてみました

  • PDFに対応している日本語の漢字はJIS第一水準の漢字プラスアルファまでとなっております。サポートされない文字はPDF化したときに・(中黒)として表示されます。
  • 数値パーツの補助科目については印刷の対象外です。
  • チェックボックスはWeb上のデザインと異なる形で印刷されます。具体的には、チェックアリの場合、[ x ]と印刷されます。チェックが無い場合、空欄の[ ]になります。
  • A4用紙1枚に収まらない場合、複数枚に分けてPDF化されます
  • 日報本文中の「マスク掛け」は適用されません

 

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