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プロジェクトの使い方

プロジェクト管理画面
この記事は約5分で読めます。

プロジェクト機能は段階を経て報告、承認を繰り返す業務などで使える、Nipoの新しい機能です。

登場する項目が増えるため、具体的な例を元にプロジェクトの構築例を見ていきましょう。性質上、「日報」よりは「点検表」との相性が良いですので、このページでは「点検表」と表記します

例として、「自動販売機の設置業務」を考えてみましょう。
自動販売機設置のためには、次の工程が必要だとします

  • 設置候補地の調査
  • 自動販売機設置時の工事報告
  • 自動販売機設置後、1か月後の経過報告

これをNipoのプロジェクトに組み込んでみましょう

事前準備

プロジェクト機能は少しだけ前準備が必要です。事前準備として、テンプレートの作成と工程の作成があります。

プロジェクトで利用するテンプレートを用意する

工程の管理

工程の管理

今回の工程は

  • 【第一工程】設置候補地の調査
  • 【第二工程】自動販売機設置時の工事報告
  • 【第三工程】自動販売機設置後、1か月後の経過報告

の3つです。各工程につき、1つの点検表テンプレートが必要です。テンプレートを3つ作ってください。テンプレートの作り方はこちら

工程に使用するテンプレートを3種類作成

工程に使用するテンプレートを3種類作成した様子です。わかりやすいようにテンプレート名に【第X工程】と書いておきました

工程を組み立てる

先ほど作成したテンプレート3つはバラバラで独立したものです。今回の「自動販売機設置」で使うために、3つのテンプレートを「工程」として登録しましょう。管理者のみアクセス可能な「全体設定」>「プロジェクト設定」から操作可能です

工程の登録

工程の登録

プロジェクトを作る

さて、事前準備はここでおしまいです。ここから実際に「プロジェクト」の作成を見ていきましょう。

プロジェクトの作成には、メニューから「プロジェクト」をクリックしてプロジェクト管理画面を開いておきます。

プロジェクトの作成画面

プロジェクトの作成画面

「プロジェクトを作る」ボタンをクリックしてプロジェクトを追加しましょう。追加されたプロジェクトは、先ほど作成した「工程」を持っています。

工程を持ったプロジェクト

工程を持ったプロジェクト。よく見ると「事前調査」「工事報告」「経過報告」という3つの名前がついていることも確認できますね。

これでプロジェクトの作成は完了です。続いて、各工程に登録されたテンプレートを使って点検表を書いてみましょう。

点検表(日報)を書く

通常の手順である、「日報やチェックシートを書いて提出する」とほとんど同じですが、プロジェクトとして提出する場合は「プロジェクトとして提出」にチェックを入れる必要があります

プロジェクトとして提出する点検表の書き方

プロジェクトとして提出する点検表の書き方は上図の通り。「プロジェクトとして提出」をONにし、対象となるプロジェクトの名前を選ぶだけです

既に作成された同一の工程・同一のプロジェクトは選択肢に上がりません。ほかの人が作成した場合も同様です。
ちなみに、「プロジェクトとして提出」のチェックをOFFにすると通常の日報扱いとなり、プロジェクトに一切の影響を与えません。また、テンプレートを選択した時点で何番目の工程かは確定していますので、選択する必要はありません(各工程に同じテンプレートは使用できないためテンプレートの種類で工程の番号は確定します)
では、プロジェクト名「埼玉県」で、第一工程「候補地の調査」として調査報告を提出してみましょう。ついでに提出後のプロジェクトの変化についても、以下のGIFアニメでご紹介しちゃいます
プロジェクトとして点検表を提出する

プロジェクトとして点検表を提出する

プロジェクトの状態変化について

プロジェクトに関する点検表を作成していくと、だんだんマスが埋まっていくことでしょう。

プロジェクトのマスが埋まってくる様子

プロジェクトのマスが埋まってくる様子

各マスの点検表データは、通常の「日報提出」ルールと同じく、読める人にしか読めません。承認、棄却できる人も、通常のNipoのルールと同じです。

日報の承認、棄却、既読について詳しくはこちら

プロジェクト一覧では、「承認してください」と黄色の文字が出ているものは、あなたが承認できる報告書になります。

HINT:日報受信BOXからも承認できます。
受信BOXからもプロジェクトに関する報告書を読むことができる

プロジェクト機能のメリットとは

さて、ここまでプロジェクト機能の使い方をご紹介してきました。これまでのNipoは、

「提出」>「承認」という1サイクルの流れしか作れませんでした。しかしプロジェクト機能では、

「提出」>「承認」>「提出」>「承認」>「提出」>「承認」のように、このサイクルを工程の数だけ自由に増減できるようになります。

テンプレートもそれぞれが独立するのではなく、プロジェクトという1つの目的のために相互に関係性を持たせることができます。

今回の例題では、「自動販売機の調査から設置、報告まで」というプロジェクトを例にご案内しました。実際の現場においても、この機能は「日報」としてというよりは、「現地調査シート」や「点検リスト」としての用途が高いように思います。そして最後の報告だけが、「日報」のようなものになるでしょう。もちろん、プロジェクトの最後だけ「日報レイアウト」といった使い方も自由です。

プロジェクトと日報の併用も可能ですし、もちろんプロジェクトのためだけにNipoを使うという運営スタイルもOKです。

 

 

 

 

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