プロジェクト機能は段階を経て報告、承認を繰り返す業務などで使える、Nipoの新しい機能です。
登場する項目が増えるため、具体的な例を元にプロジェクトの構築例を見ていきましょう。性質上、「日報」よりは「点検表」との相性が良いですので、このページでは「点検表」と表記します
自動販売機設置のためには、次の工程が必要だとします
- 設置候補地の調査
- 自動販売機設置時の工事報告
- 自動販売機設置後、1か月後の経過報告
これをNipoのプロジェクトに組み込んでみましょう
事前準備
プロジェクト機能は少しだけ前準備が必要です。事前準備として、テンプレートの作成と工程の作成があります。
プロジェクトで利用するテンプレートを用意する
工程の管理
今回の工程は
- 【第一工程】設置候補地の調査
- 【第二工程】自動販売機設置時の工事報告
- 【第三工程】自動販売機設置後、1か月後の経過報告
の３つです。各工程につき、1つの点検表テンプレートが必要です。テンプレートを3つ作ってください。テンプレートの作り方はこちら
工程に使用するテンプレートを3種類作成した様子です。わかりやすいようにテンプレート名に【第X工程】と書いておきました
工程を組み立てる
先ほど作成したテンプレート3つはバラバラで独立したものです。今回の「自動販売機設置」で使うために、3つのテンプレートを「工程」として登録しましょう。管理者のみアクセス可能な「全体設定」＞「プロジェクト設定」から操作可能です
工程の登録
プロジェクトを作る
さて、事前準備はここでおしまいです。ここから実際に「プロジェクト」の作成を見ていきましょう。
プロジェクトの作成には、メニューから「プロジェクト」をクリックしてプロジェクト管理画面を開いておきます。
プロジェクトの作成画面
「プロジェクトを作る」ボタンをクリックしてプロジェクトを追加しましょう。追加されたプロジェクトは、先ほど作成した「工程」を持っています。
工程を持ったプロジェクト。よく見ると「事前調査」「工事報告」「経過報告」という3つの名前がついていることも確認できますね。
これでプロジェクトの作成は完了です。続いて、各工程に登録されたテンプレートを使って点検表を書いてみましょう。
点検表（日報）を書く
通常の手順である、「日報やチェックシートを書いて提出する」とほとんど同じですが、プロジェクトとして提出する場合は「プロジェクトとして提出」にチェックを入れる必要があります
プロジェクトとして提出する点検表の書き方は上図の通り。「プロジェクトとして提出」をONにし、対象となるプロジェクトの名前を選ぶだけです
プロジェクトとして点検表を提出する
プロジェクトの状態変化について
プロジェクトに関する点検表を作成していくと、だんだんマスが埋まっていくことでしょう。
プロジェクトのマスが埋まってくる様子
各マスの点検表データは、通常の「日報提出」ルールと同じく、読める人にしか読めません。承認、棄却できる人も、通常のNipoのルールと同じです。
プロジェクト一覧では、「承認してください」と黄色の文字が出ているものは、あなたが承認できる報告書になります。
プロジェクト機能のメリットとは
さて、ここまでプロジェクト機能の使い方をご紹介してきました。これまでのNipoは、
「提出」＞「承認」という1サイクルの流れしか作れませんでした。しかしプロジェクト機能では、
「提出」＞「承認」＞「提出」＞「承認」＞「提出」＞「承認」のように、このサイクルを工程の数だけ自由に増減できるようになります。
テンプレートもそれぞれが独立するのではなく、プロジェクトという1つの目的のために相互に関係性を持たせることができます。
今回の例題では、「自動販売機の調査から設置、報告まで」というプロジェクトを例にご案内しました。実際の現場においても、この機能は「日報」としてというよりは、「現地調査シート」や「点検リスト」としての用途が高いように思います。そして最後の報告だけが、「日報」のようなものになるでしょう。もちろん、プロジェクトの最後だけ「日報レイアウト」といった使い方も自由です。
プロジェクトと日報の併用も可能ですし、もちろんプロジェクトのためだけにNipoを使うという運営スタイルもOKです。
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