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タイムカード(労働時間管理)を日報と併せて使う

タイムカード機能 icatch
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タイムカード機能とは

タイムカードとは、従業員の労働時間を把握するための打刻システムです。実際に紙に印字するものもあれば、バーコードで入力するタイプのものや、キーボードで直接入力するものなど様々なタイプがあります。

入力の方式は様々ですが、タイムカードの目的は「従業員の労働時間を把握する」ということです。タイムカードに記載された時間をもとに労働時間が計算されます。計算も、社労士へ依頼する場合もあれば、自社内で計算する場合もあるでしょう。

Drecoという勤怠管理システムのサービスが終了を迎えるにあたり、「Nipoでタイムカード管理機能をつけてほしい」というリクエストをいただき、この度Nipoでタイムカード機能が実装されました。Drecoの全ての機能を実装しているわけでは有りませんが、簡易版の勤怠管理機能があれば十分というのであれば、是非ご検討ください。

タイムカード(勤怠管理)機能を使う

テンプレートの準備をする

Nipoでタイムカードを利用するには、日報テンプレートに「タイムカードパーツ」を追加します。複数のテンプレートを使い分けている場合は、1日1回以上使用されるテンプレートにタイムカードパーツを付けることをおすすめします。例えば「月報」と「日報」があれば、この場合「日報」にタイムカードパーツを付けてください。

日報作成時に労働時間を入力する

日報を入力する画面です。タイムカードの枠があるので、ここに勤務時間を入力しましょう。詳しくは下の図を御覧ください

タイムカードの入力

タイムカードの入力画面。日報にタイムカードがそのまま埋め込まれている様子がわかります

1日に複数回、日報を提出する場合でも、タイムカードは通常1日1回で足りるはずです。「タイムカードを使う」のチェックを外せばタイムカードは提出されませんので、使い分けて下さい。

提出されたタイムカードを集計する

日報が提出されると同時にタイムカードも蓄積していきます。蓄積されたタイムカードを集計するには、「タイムカード」タブをクリックして下さい。すると下図のような画面が表示されます

タイムカードの集計

タイムカードの集計。打刻ミスの修正や最終確認ができます

いくつか特徴的な項目を補足します

【深夜列】
深夜は一般的な基準で、22時〜翌日5時までです。

【編集列にある「日報」ボタン】
「日報」と書かれたボタンが有る場合、そのタイムカード打刻は日報から作成されたことを意味します。ボタンをクリックすると該当する日報がポップアップで表示されるため、いつもと違う労働時間の場合に日報を見て確認することもできます。(しかし通常は「メモ」に残すためあまり意味はありません)

【履歴列】
履歴(一番右端)列に赤い丸がついている場合、タイムカードの打刻修正が行われたことを意味します。ボタンをクリックすると編集される前の情報を見ることができます。

【タイムカード追加ボタン】
Nipoでは日報作成時にタイムカードを作成しますが、諸事情により日報の作成がなされない場合、タイムカードの打刻だけを追加することができます。その際はこの「タイムカード追加」ボタンをクリックしてください。

日報とタイムカードは独立した別データです
つまり、タイムカードの修正をしても日報上の「タイムカード」は変わりません。その逆も然りです。日報は報告用、タイムカードは集計用としてそれぞれ分けて管理されます。

タイムカードの編集者権限を設定する

タイムカードは、編集者権限があります。設定は簡単で、「全体設定」から「メンバー管理」を開き、「タイムカード管理」のチェックをONにするだけです

タイムカード編集者の権限を設定する

タイムカード編集者の権限を設定する

タイムカード管理者は、以下のことができるようになります

  • 出勤退勤時間の丸め(端数処理)など、設定に関する全て
  • 自分以外のタイムカード閲覧(通常は自分以外のタイムカードは閲覧できません)
  • タイムカードの削除

タイムカード集計の設定について

出勤時間の丸め、退勤時間の丸めや、超過労働の基準時間を設定できます。この設定は前述した「タイムカード管理」に設定されたスタッフしか操作できません。

タイムカードの集計設定

タイムカードの集計設定

設定はオートセーブです。変更すると即時保存され、集計結果は自動で再計算されます。

各日で端折りについて

指定した時間単位でタイムカードの値を丸めることができます。出勤時と退勤時の2種類でそれぞれ設定可能です。

出勤時の端折りでは、指定した刻み時間まで出勤時間が遅れます。

例えば8時41分にタイムカードが押されたとして、出勤時の切り上げを10分とした場合、集計上の値は8時50分となります(9分切り上げられる)

タイムカードの打刻時刻丸め

タイムカードの打刻時刻丸め

退勤時の端折りでは、指定した刻み時間まで退勤時間が早まります。

例えば18時13分にタイムカードが押されたとして、退勤時の切り下げを10分とした場合、集計上の値は18時10分となります(3分切り捨てられる)

合計の端折りについて

集計した期間の合計値に対して、切り下げを行います。例えば3月21日〜4月20日までの合計労働時間が181時間51分で、切り下げを30分とした場合、集計上の値は181時間30分となります。(21分の切り捨て)

1日あたりの超過時間

1日にこの基準を超えると超過労働となり、集計上の「超過」に値が蓄積されます。単位は「分」となり、初期値は480分です。(8時間=480分)

規定時間を超えた労働時間は超過として集計される

規定時間を超えた労働時間は超過として集計される。この例では9:00〜22:00(休憩1:00)として、8時間を超えた4時間が超過として計上されている

締日の設定

この機能はアンロックが必要です

指定した日付を締日として、集計期間を自動セットします。初期値は月末です。

「5日・10日・15日・20日・25日・月末」から選択できます。例えば25日を選択すると、当月の26日〜翌月の25日までの期間で集計が行われます

タイムカードの集計期間をかんたんに設定する

タイムカードの集計期間をかんたんに設定する

 

タイムカードのデータをエクセルで開く

「CSVダウンロード」ボタンをクリックすると表示されているタイムカードのデータがそのままCSVでダウンロードできます。

タイムカードをCSVでダウンロード

タイムカードをCSVでダウンロードし、Excelで開きました。

紙による打刻と違い、そのままデータとして勤怠時間が扱えるので再入力や転記の手間が抑えられます。

日勤・夜勤列はそれぞれ滞在時間を表すだけで、休憩時間は引かれません。しかし【総時間】からは休憩時間が引かれます。違いに注意して下さい。

タイムカード機能のアンロックについて

全ての機能が無料で利用可能ですが、タイムカードの集計に表示される日報は7件までとなります。超過分については表示されません。この上限を解除するには、タイムカード機能のアンロックを購入していただく必要があります。

アンロックは売り切りのため、一度の購入で永続的に(Nipoのサービスが終わるまで)ご利用可能です。お支払いは現在、請求書発行による口座振込のみとなります。

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