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日報やチェックシートを書いて提出する

日報の作成-アイキャッチ
この記事は約6分で読めます。

とっても簡単に日報が書けます

「会社でNipoを試験導入してみて、初めてNipoで日報を書かなければならなくなった」

という方向けの記事です。手書きやWordで作る日報よりもずっと簡単です。大まかな流れとしては

  1. 使用するテンプレートの選択
  2. テンプレートに従って日報(またはチェックシート)を書く
  3. 提出先を選んで「提出」をクリック
の3ステップです

使用するテンプレートを選ぶ

メニューから「日報作成」をクリックすると、使用するテンプレートの選択画面に変わります。下図参照

使用するテンプレートの選択

使用するテンプレートをクリックしてください。

なお、テンプレートの並び順は「名前の順」になります。日常、よく利用するテンプレートは上の方にある方が便利なので、テンプレート名の先頭に_(アンダーバー)などの記号を入れることで、並び順を工夫できます。

テンプレート名の変更は管理者しかできません。必要に応じて管理者に依頼してください。

 

テンプレートに沿って日報やチェックシートを書きましょう

使用するテンプレートをクリックすると、入力画面が表示されます。例えば下の画像は「チェックシート」タイプのテンプレートです。

チェックシートを記入する

チェックシートを記入する

左側に設問が書いてあり、それに対する回答を右の枠に埋めていきましょう。様々なパーツで1つのテンプレートが構成されていますが、入力の操作はすべて直感的に行えるものばかりです。

日報とチェックシートってなにが違うの?
Nipoにおいて「日報」と「チェックシート」は内部的に同じものです。違いは見た目だけ。ほら、日報だと設問の幅が短くなっています。チェックシートは設問の幅が長い代わりに、入力の枠が狭くなっています。たったこれだけの違いです。(下の図は日報の例)

日報のテンプレートの例。チェックシートに比べて設問幅が短くなっているのが特徴です

日報のテンプレートの例。チェックシートに比べて設問幅が短くなっているのが特徴です

※スマートフォンのように幅が狭いデバイスでは日報もチェックシートも同じように表示されるため、違いはなくなります。参考:iPadとiPhoneの日報作成画面の違い

提出先と共有先を選んで「提出」します

提出先と共有先を選ぶ

提出先と共有先を選ぶ

【提出先(承認権限者)を選ぶ】

書き上げた日報やチェックシートを提出する前に、「誰に対して提出するのか」を決めます。(上図 No1の箇所)提出先に指定されたメンバーが、あなたの日報やチェックシートに対して「承認/棄却」できる相手になります。提出先は必ず1名だけ選ぶ必要があります。0名や、2名以上の選択はできません。

【共有先(日報を読める人)を選ぶ】

提出先は1名しか選べないため、複数のメンバーに提出したりみんなで日報を共有したい場合は「共有先」にメンバーを追加してください。共有先は何名でも追加可能です。また、提出先に指定したメンバーは自動で共有先にも指定されます。承認/棄却ができない点を除き、「提出先」と同じ事ができます。くわしくは受信ボックスのページをご覧ください
【自動セーブ】
提出先と共有先の情報は、テンプレートごとに自動で保存されるため、2回目以降は手動で選択する必要はありません。

提出先や共有先が選べない?
グループのモードによって、提出先や共有先を自由に選べないことがあります。例えば「プライベートモード」では、提出先が「グループのadmin管理者」に固定され変更できません。共有先には「グループのmanager管理者」に固定されます。

プライベートモードによる提出先の制限

プライベートモードは提出先・共有先が強制的にロックされます

また、パブリックモードの場合は「全員で日報を共有」するため、グループのメンバー全員の名前が「共有先」に追加されます。パブリックの場合、提出先は任意に選べます

パブリックモードの場合は共有先に全員の名前が指定され、変更は不可

パブリックモードの場合は共有先に全員の名前が指定され、変更は不可

これで日報・チェックシートの提出ができました

初めてNipoを利用すると「本当に相手に届いているのか?」と不安になるかもしれません。最初のうちは直接、提出した相手に直接確認をしてみましょう。

応用:日報・チェックシートの提出日を修正する

提出の日付を変更する

提出の日付を変更する

日報やチェックシートのの提出日は自動で「本日」になります。その日の日報をその日のうちに書くのであれば問題ありません。ただ、現実問題としてどうしてもその日に日報を書けないときもあります。その場合は提出日を変更してください。画面左下のカレンダーアイコンをクリックするとカレンダーが表示されます。任意の日付をクリックしてください。

受信ボックスにはどういう順に並びますか?
日報の日付を修正して提出すると、受け取る側はどのようにみえるのでしょうか?正解は「提出された順」に並びます。提出日は関係ありません。図を見てください。16日の日報よりも13日の日報が上に来ているのがわかります。13日の日報のほうがあとから作成されたためです。

日付に関係なく、提出された順に並びます

日付に関係なく、提出された順に並びます

ただし、例外もあり、「グループモードがパブリック」で、なおかつ「新入りにも過去の日報を表示させる」が有効になっていると、受信ボックスの並び順が「日報に指定された提出日順」に変わります。
提出日が前後しがちな職場や、メンバーが多いグループでは、うっかりすると日報が埋もれてしまって、見落としてしまうかもしれません。そのため、通常は「新入りにも過去の日報を表示させる」モードをOFFにすることを推奨します

完全な日付順で日報が並ぶ

完全な日付順で日報が並ぶ

応用:日報の下書きについて

下書きにしてあとで書き上げることもできます

下書きにしてあとで書き上げることもできます

下書き機能を使えば、日報を途中まで書いて作業をやめることができます。「下書き」にチェックを入れ、「下書きとして保存」ボタンをクリックしてください。

下書きの状態では、誰も読むことができません。後で忘れずに日報の修正を行い、下書きから本番用へ書き直します。

下書きを清書にするにはどうするの?
下書きした日報やチェックシートは、「送信BOX」に保存されています。送信BOXを開き、日報の修正から下書きのチェックを外してください。くわしくは日報の修正を御覧ください

下書きの日報を清書にする

下書きの日報を清書にする

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