日報やチェックシートを書いて提出する

日報を書く
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たったの3ステップで日報が書けます

初めてNipoで日報を書いてみましょう。手書きやWordで作る日報よりもずっと簡単です。大まかな流れとしては

  1. 使用するテンプレートの選択
  2. テンプレートに従って日報を書く
  3. 提出先を選んで「提出」をクリック
の3ステップです

使用するテンプレートを選ぶ

メニューから「日報作成」をクリックすると、使用するテンプレートの選択画面に変わります。

日報を書く

「日報作成」ボタンをクリックしてから使用するテンプレートを選びます

ここで使用するテンプレートを選びます。テンプレートが1種類しか無い場合は自動でテンプレートが選ばれます(選択の余地無し)

テンプレートに沿って日報を書きましょう

使用するテンプレートをクリックすると、入力画面が表示されます。

日報の作成画面

日報の作成画面です。選ぶテンプレートによって日報の形は様々です

今回はサンプルということで非常にシンプルなテンプレートを用意してみました。各フィールドを埋めていきましょう。

提出先と共有先を選んで「提出」します

日報を読んでほしい相手を指定します。管理者が予め提出先を指定している場合もありますので、その際はこのステップはスキップし、「提出」ボタンを押して終わりです。

日報の提出先と共有先を指定する

提出先と他に読める人(共有先)を指定します

【提出先(承認権限者)】

「誰に対して提出するのか」を決めます。提出先に指定されたメンバーが、あなたの日報やチェックシートに対して「承認/棄却」できる相手になります。提出先は必ず1名だけ選ぶ必要があります。

【共有先(日報を読める人)を選ぶ】

複数のメンバーに提出したりみんなで日報を共有したい場合は「共有先」にメンバーを追加してください。共有先は何名でも追加可能です。承認/棄却ができない点を除き、「提出先」と同じ事ができます。くわしくは受信ボックスのページをご覧ください

【自動セーブ】
提出先と共有先の情報は、テンプレートごとに自動で保存されるため、2回目以降は手動で選択する必要はありません。

提出先や共有先が選べない?
プライベートモード」では、提出先が「管理者」に、共有先には「マネージャ」に固定され、変更できません。「共有するモード」の場合は、グループのメンバー全員の名前が「共有先」に追加され、変更できません(提出先は変更可能)
その他、管理者が提出先をロックしている場合も変更ができません。

提出先を選んだら、最後に「提出」ボタンをクリックします

ちょっとステップアップ。応用的な使い方

基本的な日報の書き方はわかりましたか?ここからは覚えておくと少し便利な応用テクニックについてご紹介です。

日報の提出日を修正する

日報の提出日付を変更する

日報の提出日付を変更することができます。

デフォルトでは本日となっている提出日を変更できます。未来の日付を指定しても、提出した瞬間に相手に届くので勘違いなさらないように。

ここで変更した日付は日報の受信画面で日付が表示されるものです。

提出の日付を変更した結果について

日報の提出日付を変更する提出の日付を変更した結果は受信BOX上で確認できる

 

受信ボックスにはどういう順に並びますか?
日報の日付を修正して提出すると、受け取る側はどのようにみえるのでしょうか?正解は「提出された順」に並びます。提出日は関係ありません。図を見てください。16日の日報よりも13日の日報が上に来ているのがわかります。13日の日報のほうがあとから作成されたためです。

日付に関係なく、提出された順に並びます

日付に関係なく、提出された順に並びます

ただし、例外もあり、「グループモードがパブリック」で、なおかつ「新入りにも過去の日報を表示させる」が有効になっていると、受信ボックスの並び順が「日報に指定された提出日順」に変わります。
提出日が前後しがちな職場や、メンバーが多いグループでは、うっかりすると日報が埋もれてしまって、見落としてしまうかもしれません。そのため、通常は「新入りにも過去の日報を表示させる」モードをOFFにすることを推奨します

完全な日付順で日報が並ぶ

完全な日付順で日報が並ぶ

 

日報のオートセーブ機能

日報を書くと、書きかけの情報が全てローカルストレージ(ブラウザ上の保存領域)に自動で保存されます。これを「オートセーブ機能」といいます。(v5.8.5以降で利用可能)

万が一、日報の作成中にアプリがフリーズしたり、不具合で日報の提出に失敗したときにも入力中のデータは失われず、続きから日報作成が可能です。

日報の自動保存

日報の自動保存データが有れば、鉛筆アイコンをクリックして復元が可能です。

 

オートセーブされたデータは、日報が提出されたタイミングで自動削除されます。

また、オートセーブは各テンプレート単位で行われます。例えば「A報告書」を書いている途中で、「B報告書」に切り替えたとき、「A報告書」も「B報告書」もオートセーブされます。「B報告書」を書き終えたあとで「A報告書」に切り替えれば、続きから入力が可能です。

後述する「下書き」と似ていますが、下書きは「Webサーバ上に実際に保存する」のに対して、オートセーブは「端末の中に保存する」という違いがあります。用途としてもやはり異なり、オートセーブは一種の「安全措置」であり、下書きとは本質的に異なります。

日報の下書きについて

日報を下書きにする

日報を下書きにして保存すると、相手からは見えずに保存できます

下書き機能を使えば、日報を途中まで書いて作業をやめることができます。「下書き」にチェックを入れ、「下書きとして保存」ボタンをクリックしてください。

下書きの状態では、誰も読むことができません。後で忘れずに日報の修正を行い、下書きから本番用へ書き直します。下書きした日報は「送信済」に保存されるため、「送信済」から編集して下書きから清書へかきあげます

下書きの日報について

下書きの日報は「送信済み」に入ります。(送信済みと言っても相手には届いていません)

くわしくは日報の修正を御覧ください

 

プロジェクトの指定について

対象のプロジェクトを選択する

プロジェクトに関係無いテンプレートの場合は表示されません

プロジェクト機能によって工程として登録されたテンプレートを使用すると、提出前に「プロジェクトとして提出するか」を選択できます。

プロジェクトはグループの管理者が作成できる機能で、
「事前調査」>「完了報告」>「経過報告」
のように、複数の報告テンプレートを1つのプロジェクトとしてまとめる機能です。プロジェクトについて詳しくはこちらをどうぞ

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