2017-04-04

nipo 操作ガイド【1.初期設定編】

アカウント作成とログイン

nipoを始めるには、会社組織のアカウントを作成する必要があります。
nipoでは、2種類のアカウントがあります

  • 会社組織のアカウント作成
  • 会社に属するスタッフのアカウント作成

会社組織のアカウントを作成すると同時に、スタッフのアカウントも作成されます。

メールアドレス
会社に属するスタッフの全ては、このメールアドレスを使用してログインします。よって、会社の代表メールアドレスの使用を推奨します
ログインID
会社に属するスタッフのログインIDを入力します。1文字以上のIDを入力してください。組織内で重複したIDは使用できません
ログインパスワード
会社に属するスタッフのログインPWを入力します。1文字以上のパスワードを入力してください。

ログイン

必要事項を入力の上、「アカウント作成」ボタンをクリックすると、アカウントが作成され、更に自動でログインされます。
nipoは1度ログインすると、次回以降は自動ログインが有効となります。
なお、手動でログインする際には、以下の3つの情報を入力してください

メールアドレス
アカウント作成時に取得したメールアドレスです。複数の従業員を登録する際も、メールアドレスは全社員で共通です
ログインID
1文字以上のIDを入力してください
ログインパスワード
1文字以上のパスワードを入力してください

初期設定

初めてログインしたら、様々な初期設定を行いましょう。各種設定はサイドメニューより行うことができます。
サイドメニューは、画面左上のメニューボタンをクリックすることで表示できます。
タブレットでご利用の方は、指を画面左からスワイプすることでも表示できます

アイテムの追加

1つの日報は複数のアイテムで構成されます。アイテムとは、日報の各行にあたり、「タイトル」「本文」「値」のセットです。
ここで作成するアイテムは、日報の作成時、及びテンプレートの作成時に使用します。
アカウント取得と同時にサンプルアイテムが2件登録されています。

名称
日報の左列に表示される項目名です。日報作成者が記述すべき内容を知ることができます。(例:感想・走行距離・作業時間 etc…)
単位
日報の「値」入力欄に表示されます。数値を入力する必要がある場合は、単位も設定しましょう(例:円・時間・Km・回 etc…)
テキスト入力欄を使う
チェックすると、日報作成時このアイテム行に文字を入力する欄が表示されます
集計入力欄を使う
チェックすると、日報作成時このアイテム行に数値を入力する欄が表示されます
分類
アイテムが多くなる場合は、3種類に振り分けて管理できます
登録ボタン
入力が終わったら、登録ボタンを押してアイテムを保存します

なお、一度作成したアイテムの修正はできません。誤って作成してしまった場合は、削除して作り直してください。

ユーザの追加について

現在はユーザが1名の状態です。ユーザを追加することで、グループウェアのように複数人でnipoをご利用になれます。
はじめにユーザの種類についてご説明します。ユーザは、2種類しかありません。

  • 管理者ユーザ
  • 一般ユーザ

この違いですが、各種設定(アイテムの追加、ユーザの追加、テンプレートの追加)ができるか、否かの違いです。

続いて、ユーザの組織図についてご説明します。
nipoは、「誰の日報を読める」「誰の日報を読めない」といった煩わしい設定が一切ありません。
日報を読めるのは、「自分の書いた日報」と「自分の部下が書いた日報」だけです。
これがnipoの大原則になります。

ユーザ名
日報の作成者や集計グラフの見出し名として使用されます。同姓同名のユーザは区別がつくように何かしらの工夫をしてください
ログインID
nipoへログインするためのIDです。1文字〜16文字以内で入力してください。組織内で同じログインIDを指定することはできません
ログインパスワード
nipoへログインするためのパスワードです。1文字〜16文字以内で入力してください。

※ログインの際には、会社のメールアドレス、ログインID,パスワードの3種類が必要です。

例を元にアクセス権をご説明します

アカウントを作成したばかりのあなたは、ユーザが1人のはずです。「ユーザの追加」画面から2名のユーザを作ったと想定します。
JarvisさんとAdaさんを作成しました。
そのユーザはあなたの部下になります。なぜならば「あなたが作ったから」です。

日報 アクセス権

日報のアクセス権には常に親子関係が関係してきます

組織図的に言うと、

  • あなた: 親
  • Jarvis:子
  • Ada : 子

という関係図が成り立ちます。
あなたはJarvisが書いた日報と、Adaが書いた日報と、自分の書いた日報を読むことができます。
Jarvisは自分の書いた日報だけ読むことができます
Adaは自分の書いた日報だけ読むことができます

続いて、更に階層を増やしてみましょう。
Jarvisが自分の部下(名前はNaintic)を作成しました

日報 アクセス権

日報のアクセス権は組織図をそのまま考えてください

それぞれの登場人物からみて、誰の日報が読めるのかまとめて見ましょう

  • あなたはJarvisが書いた日報と、Adaが書いた日報と、自分の書いた日報を読むことができます
  • あなたはNianticが書いた日報を読むことができません
  • Jarvisは自分の書いた日報と、Nianticが書いた日報を読むことができます
  • Jarvisはあなたの書いた日報を読むことができません
  • Adaは自分の書いた日報を読むことができます
  • AdaはNianticが書いた日報を読むことができません
  • JarvisとAdaはお互いの日報を読むことができません

複雑に見えるかもしれませんが、基本ルールを確認すれば簡単です。繰り返しますが、
日報を読めるのは、「自分の書いた日報」と「自分の部下が書いた日報」だけです。
部下の部下が書いた日報や、同僚が書いた日報には一切干渉することができません。

日報テンプレートの作成と管理

日報のテンプレートとは、全スタッフが使用することができる、日報のひな形のことです。

  • 売上報告書
  • 作業報告書
  • 業務日報

など、種々な名称で呼ばれますが、このようなひな形を作ってみましょう

ひな形のタイトルを入力してください
テンプレートのタイトルです。各種テンプレートの見出しに使われる他、日報一覧や印刷時にも使用されます
項目を選択してください
クリックすると、ポップアップウインドウが表示されます。アイテムの管理で作成したアイテムが表示されます。任意のアイテムをクリックして日報の1行を作ります
画面右上のプラスボタン
日報の行を1行追加します。追加した行には、作成したアイテムを割り当てることができます
保存ボタン
作成した日報のテンプレートを保存します

日報のテンプレートを修正する

画面左に並んでいる、作成済みの日報テンプレートをタップすると、当該日報のテンプレートを呼び出して内容を確認することができます。
その際に、日報テンプレートの内容を加筆、修正することができます。
なお、テキストを入力するボックスに文字を入力しておくことで、日報作成時の初期値としてご利用が可能です。

ログインアカウント情報

現在ログイン中のユーザ情報、及び会社情報を表示できます。

会社名
会社名を変更できます。管理者権限が必要です
料金プラン
現在のご利用プランと、有効期限を表示します
ユーザ名
現在ログイン中のユーザ名を表示します。名前は自由に変更できます
管理者権限
あなたが管理者権限を有するかどうかを表示しています
代表者権限
会社組織図の中で、一番階層上のトップにあたるユーザは、「代表者」となります
ログアウト
ログアウトします。自動ログインが解除され、次回起動時は再度ID,Passwordの入力が必要になります

基本設定が完了したら、次は日常業務で使用する機能について確認してみましょう。
【nipo操作ガイド2 基本操作編】を御覧ください