2017-04-12

作業時間報告書でスタッフの作業時間を集計する

作業時間にフォーカス!作業時間報告書をnipoで運用する方法

nipoは日報に着目したグループウェアです。
自由度が比較的高く、様々な利用方法が想定されます。発想次第では面白い使い方もできます。
その中で、この操作ガイドは一つのパターン:1日の作業時間を細かく分析する方法をご紹介します。
各スタッフの作業時間を集計するを元にしています

基本設定について

nipoのアカウント取得といった基本的な操作については、本ページでは触れません。
基本操作についてはnipo操作ガイド1を御覧ください

作業時間を集計したいスタッフを、自分の部下に加えていきます

nipoはアクセス権限がシンプルで、自分の直属部下の日報を読むことができます。よって、あなたが管理したいスタッフをあなたの直下に追加します。
アクセス権限に関する詳細を詳しく見る

部下の追加は、画面左上のメニュー>ユーザの追加 の順にタップします

日報ユーザの追加と管理

日報作成ユーザの追加と管理

追加した部下のアカウントを利用するスタッフに伝えてあげましょう。
パスワードは、各スタッフで変更するように促してあげてください。

集計したい作業内容を、アイテムとして追加していきます

あなたが集計したい作業内容は何でしょうか?会社や業種によって様々だと思いますので、ここでは一例を上げてみます。

  • 事務処理に要した時間?
  • 営業に要した時間?
  • 打合せに要した時間?
  • 移動に要した時間?

では、あなたのケースに当てはめて、リストアップしてみましょう。
必要なのは「タイトル」と「単位」です。
タイトルは「営業」や「事務処理」など漠然とした分類でも良いですし、もっと詳細に分けても良いです。
細分化しすぎると操作性が落ちるので、ある程度の深度までにしておくといいです。

単位については、「時間」か「分」で統一しましょう。
※小数点以下は扱えないので、「分」で統一することをおすすめします

リストを元に、nipoの「アイテム追加」をしていきます
左上のメニュー>アイテムの管理をタップします

日報アイテム

日報の構成要素である「アイテム」を追加、削除できます

作業時間報告書に文章は必要ですか?

ベースは日報なので、当然文章の入力ができます。しかしあなたが欲しい情報は、スタッフがどの作業にどのくらいの時間を掛けたのか?ということです。
その作業中に「どんな事をした」という報告は必要なのでしょうか?メリット・デメリットがあるので必要に応じて考えてみましょう

文章の入力は不要である

作業時間だけを集計するのであれば、作業内容の報告までは不要です。この場合は、「テキスト入力欄を使う」のチェックを外しておきます。
メリットは不必要な入力枠が消えて、スタッフの操作もよりわかりやすくなります。スタッフが作業時間報告書を作成するに要する時間も短縮できます。
デメリットは詳細な内容を把握できないことです。

文章の入力を要求する

各作業時間の他に、各作業内容も必要であれば「テキスト入力欄を使う」にチェックを入れてください。
メリットは作業時間の報告と同時に作業内容も報告できることです。デメリットはスタッフの作業時間報告書作成にかかる時間や負担が増えることです

作業時間報告書のテンプレートを作ります

テンプレートといっても、タイトルだけを入力した空っぽの枠です。

作業時間報告書

作業時間報告書のテンプレートを作成します。タイトルだけで十分でしょう

作業時間を分類するにしても、その日その日で業務の内容が変わるので、固定化しないほうが良いからです。
※毎日必ず発生する作業などは、追加しておいても良いでしょう。いずれにせよ作業時間報告書を作成する際に、自由に行を追加、削除できます

作成したテンプレートは、グループウェアのメンバー全員が共通で利用できます。

スタッフが作業時間報告書を作成する

テンプレートはただのひな形です。スタッフは作業時間報告書のひな形を元に作業時間報告書の実体を作成していきます。

日報作成画面から作業時間報告書のテンプレートを選びます。

テンプレートはタイトルしか入力していないので、シンプルです。
ここに本日の作業時間を追加していきましょう。作業時間は、本ページの【集計したい作業内容を、アイテムとして追加していきます】で追加したものを使います。
nipoでは「アイテム」と呼ばれていますが、作業時間報告書に限って言えば、アイテムは作業区分になりますね。

作業区分を選択する

「項目を選択」ボタンをタップしてアイテムを選択しましょう

スマートフォンの場合は、全画面で作業区分が表示されます。これは画面幅に応じて自動で切り替わります。

行を追加する

現在は1行しかありません。当然足りませんね。画面右上の青い+ボタンをタップすることで、行を増やすことが可能です

逆に、増やしすぎてしまった場合は、青いバツボタンをタップして削除することもできます。
この作業を繰り返して、作業時間報告書を作成しましょう。
間に同じ項目が複数回入力されても問題ありません。例えば

  1. 移動:30分
  2. 打合せ:120分
  3. 移動:20分
  4. 事務処理:60分

のように、「移動」が複数回出てきますが、集計されます。頭のなかで集計する必要はなく、時系列に作業報告書を書いていくだけです。

集計する

日々提出されてくる作業報告書をもとに、各作業時間をスタッフごとに集計できます。
現在は「累積」による集計のみですが、将来的には「推移」による集計(つまり折れ線グラフ)もサポートされる予定です。

売上日報の集計

提出された日報の金額や数量を元に、自動で集計します