文書作成ソフトnipoで【 報告書 】を書く

【 報告書 】のテンプレート

報告書のテンプレート、つまりひな形ですが、会社によって様々な様式を使用しています。インターネットを検索すれば、無料で様々な報告書のテンプレートが、無料でダウンロードできます。例えばBizオーシャンのサイトでは、報告書のテンプレートをWordファイル(doc)でダウンロードすることができます。
wordで報告書を作成する場合、これらのテンプレートを使用することで、統一された様式の報告書を作成することができます。

報告書

研修会へ出席した際、一般的には研修会の内容を「報告書」というカタチで提出します。報告書の書き方については上司が唸る報告書の書き方などのサイトが参考になります。

【 報告書 】をWordで作成するデメリット

wordは優れたソフトで、様々な機能が搭載されています。簡単な報告書から、おしゃれなポスターまで作成できる万能ソフトですが、不便な点もあります。

wordが使えない人にとっては不便

Wordは便利ですが、初心者にとって分かりにくいソフトでもあります。レイアウトが崩れたり、文字がずれたり、勝手に英語を大文字に変換したり、勝手に先頭に・(黒い点)をつけたりと、おせっかいな機能が多く搭載されているので、機能がよくわからないと、wordは大変使いにくいです。

報告書のひな形コピーが面倒

通常、テンプレートを利用してwordで報告書を作成する場合、内容が空欄のテンプレートをコピーして作成する必要があります。空欄のテンプレートは、はんこのような扱いで、これをコピー(はんこにインクを付けて押す)してから報告書の作成をする必要があるため、面倒です。

ファイルの管理が面倒

報告書の枚数が増えると、ファイル単位での管理は、管理が煩雑になりがちです。

wordのファイル管理は面倒

ワードのファイルは増える一方・・・

乱立しやすい

スタッフがそれぞれに報告書のファイルを保管していると、統一した管理ができなくなります。ファイルサーバに格納するような運用をしないと、報告書のデータが誰のパソコンに何件入っているのか、把握することができません。いざ必要になった時、探しだす手間が掛かります。

Windowsに限定される

wordで報告書を作成するには、wordがインストールされていなければなりません。一般的には入っているでしょう。しかし、例えばマックのパソコンや、Linuxでは、Wordが入っていません。
(※wordに類するソフトは入っていますが、互換性はお世辞にもあるとは言えません。)

【 報告書 】をwordで作成するメリット

もちろん、メリットもあります。新しい機能を追加することなく、既存の環境ですぐに作成できる「手軽さ」や、使い慣れているソフトで作成する「安心感」は、wordのメリットと言えるでしょう。
高度に使いこなせる人であれば、マクロを組んで処理を自動化したり、報告書のレイアウトを自在にカスタマイズして会社にぴったりな様式を作成できる点も、wordの大きな強みです。
スタッフが皆使いこなせる前提であれば、wordは最良な選択肢の一つといえます。

【 報告書 】をシステム化して管理

wordで報告書を作成するメリット、デメリットを吟味したうえで、【 報告書をシステム化 】するという選択もあります。文書作成ソフトnipoでは、wordの抱える問題を解決しながら、報告書に限らず様々な様式の社内文書を作成、管理するソフトです。

報告書の作成が簡単

実際に、文書作成ソフトnipoの操作画面を見ていきましょう。

社内文書テンプレート設定

報告書や日報など、自由にテンプレートをカスタマイズできます。

報告書の作成画面

報告書の作成画面。枠に内容を入力していきます。操作に迷うことはありません。

nipoで社内文書を作成

入力した内容を元に、wordで作ったようなきれいなレイアウトで自動作成されます

ユーザ管理

グループウェアなので、皆で同時に書類作成ができます。

nipoスマホ日報アプリ

スマホからもアクセス可能


日報に特化したグループウェアnipo

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