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日報の書き方を考えるーそもそも日報の書き方を考えることが変だよね?

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なぜ日報の書き方を知りたいのか?

書店に行けば、「日報の書き方」とか、「仕事を上達させる日報」いろいろな日報に関する書籍がたくさん出回っています。

インターネットの世界も同じで、「日報 書き方」と検索すると沢山のページが見つかります。「上司に認められる書き方」とか、「唸る日報10の法則」とか。

このような「日報の書き方」を知りたい人はどんな人でしょう?

日報を書くことになれていない新入社員でしょうか?もしかしたら新人ではなく、中堅の社員かもしれません。あるいは、日報を受け取る側の「上司」が調べているのかもしれません。

私は日報アプリを作る立場でありながら、日報を書くのが嫌いです。(そもそも書いていません)

そもそも何故「日報の書き方」を調べなければならないのか?

このこと自体が問題だと思います。

チェックシートの書き方を調べる人はいない。書くことが明瞭だから

ipadからチェックシートを入力する

Nipoの開発を進めていくと、日報はそのまま「チェックシート」として使えることに気づきました。どちらも「テンプレート」という決まった枠があり、設問に対して回答を報告するためのものだからです。

だからNipoでは「日報」も「チェックシート」も同じです。

でも「日報の書き方」を知りたい人は多くいるのに、「チェックシートの書き方」を知りたい人ってあまりいない気がしませんか?

どちらもテンプレートから形成されるものなのに。です。

思うに、チェックシートは設問が細かくあり、解答する内容も☑を入れるだけで済んだり、複数の選択肢(例えば「良・不可」いづれかに〇をつけるのように)から該当のものを選ぶだけで作成ができるからだと思います。

つまり、書くことが明瞭だからわざわざ書き方を調べる必要が無いのです。

書くことを明瞭にすれば日報の書き方も変わるはず。誰でも簡単に

タブレットでタクシー日報

日報もチェックシートも同じです。(大切なことなので2回言います)

でもチェックシートは書き方を誰でも知っていて、日報の書き方は知らない人がいること自体がマズイのです。

書き方が分からない場合は報告を受ける側の上司の責任だと私は思います。

「読み手の気持ちになって書く」とか「箇条書きで時間を追って書く」みたいな教科書通りことを部下に強制するのではなく、まず

聞きたいことを明瞭にする

ことから始めませんか?チェックシートと同じです。上司が聞きたいことを日報のテンプレートにしっかりと反映すれば、日報の書き手は自ずと筆(キーボード)が進むものです。

真っ白な紙に「日報を書いて下さい」と言われても困るものです。
そもそも何を知りたいのか書き手に伝わりません。器用な人はそれでもしっかり書きますが、これは個々人のスキルによってバラバラの日報になってしまうでしょう。
品質の低い日報が生まれるのは、書き手ではなく聞き手側による問題もあると思っています

聞きたいことを明瞭にする日報のテンプレートを作る

日報を通じて何を聞き出したいのかが問題です。聞き出したい内容に沿って、日報の様式は変わるはずです。
業務の内容1つをとっても、午前中と午後で分けて聞きたいのか、1日まとめた内容で良いのかも明確にすべきです。

時間軸での報告が欲しいのであれば、9時~ 10時~ 11時~ のように、時間の枠を用意してあげるべきです。それがあるだけで書き手は、「時間ごとの報告を要求されている」ということを知ることができます。

クレームの有無・トラブルの有無のようにYes/Noでこたえられる情報は書き手にとって負担も少ないため、おすすめです。そもそもそのような項目があれば、「書き漏らす」という根本的なトラブルも軽減できますね。

会社にFitする日報様式の作例

書き手が迷わない工夫をする

入力する内容をあえて制限することで、書き手が迷わずに日報を書くことができるようになります。
例えば日報に本日の天気を聞きたいときはある程度の選択肢を予め日報の聞き手側で用意することができるはずです。
日報の書き手は与えられた選択肢から1つ(あるいは複数の回答の)の回答を選ぶだけで済みます。
これは副次的なメリットももたらします。書き手に取っては入力の手間が省けるため、日報業務が楽になります。
読み手にとっても、イレギュラーな入力(例えば天気であれば槍が降ったと書かれることはありえない)が無いため、日報の品質が保ちやすくなります

日報のテンプレートが明瞭なら書き手も読み手も円満解決です

日報のテンプレートをしっかりと作りましょう。テンプレート1つで、日報の書き手は書きやすくなりますし、必要な情報の書き漏らしも減ります。

日報の読み手である上司にとっても、知りたい情報がちゃんと書かれていることで安心して日報を読むことができるはずです。

世の中には様々な日報アプリが出ています。この記事を書いているNipoもその1つです。メリットデメリットがあるので導入をおすすめするわけではありませんが、頭の片隅に名前だけでも覚えてくれるとちょっとうれしいです。

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