日報の書き方

日報の書き方

毎日書く業務日報、書き方のコツをつかむことで、効率よく作成しましょう。

何のために日報を書くのか?目的

そもそもの問題として、なんで日報を書く必要があるのでしょう?一言で言えば、今日の仕事を上司に報告するためです。今日やった仕事内容や、進捗状況、売上の金額などを報告するツールとして日報を書く(そして報告する)のです。
また、日報を通じて上司と部下との簡単なコミュニケーション、意思疎通を図ることもできます。この目的がはっきり分かれば、日報で何を書けばいいのかが見えてくるでしょう
日報の目的は

  • 業務の報告
  • 意思の疎通

日報に業務内容を書く

目的が分かれば、目的を意識するだけで、書きやすさはぐっと上昇します。業務の報告としては、事実や出来たことを書きます。スケジュール帳が別にあれば、それを転記してもよいでしょう。例えば、

  • 10:00〜 ◯◯株式会社 X様 打ち合わせ 新製品用のパンフレットを次回持っていく約束をした
  • ◯◯会場にて新製品に対するレビューを行った。予想以上の反響があり、問合せも5件あった
  • 機能Aを新規に追加。既存のシステムに組み込み完了し、現在稼働中。進捗に大きな遅れは無し

など、今日行った業務内容を書きます。進捗状況があるものは、進捗状況なども合わせて書くと良いでしょう。
業務内容を書く部分は、事実をそのまま記載するだけです。ありのまま、今日の仕事を書き綴りましょう
とはいっても、これじゃ不親切ですね。漠然とした真っ白な紙に書かせるのは、運営する会社側にも大きな問題があります。
スタッフが日報に何を書けばいいのか明瞭に示すためにも、自由な日報の様式カスタマイズでスタッフが書きやすい日報のテンプレートを用意すべきです。

日報にをコミュニケーションツールに

上司との意思疎通のツールとして日報は活用できます。意思疎通としては、「所感」や「問題提起」、「意見」などを書くことになります。
受け取った日報に対してコメントをつけることもできます。
実はこれが難しいのです。仕事中に疑問に思ったことや、思うところがあれば、メモをしておく癖を付けておくと良いでしょう。些細な事でも良いので、書きましょう

(例)

  • レジでお客様をまたせてしまった (問題提起)
  • 業務で使用するUSBにはパスワードを掛けておく必要があると感じた(所感)
  • パンフレットの作成はもっと効率よくできるようにするべきだ(意見)

日報のテンプレート

一般的には、日報のひな形(テンプレート)が会社に用意されているので、それを使用して作成することになります。ワードエクセルであることが一般的ですが、これらのソフトは日報の管理運営においてベストな選択とは言えません。
やむを得ずWordやExcelを使用して日報を作成する場合は、日が経つにつれてファイル数が増えて管理が煩雑になりますので、必ずわかりやすいファイル名を使うようにします。一番確実なのは、日付をファイル名にすることですが、できれば日報管理システムを導入しましょう。
また、ひな形のファイルに直接日報を書いてしまうと、まっさらな枠だけの日報データが無くなってしまうので注意しましょう。