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日報の目的 を考える

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日報の書き方のコツ?

日報作成のコツ

日報は、日々の業務の内容を文書に残すための、重要な書類です。日報の書式はさまざまあり、呼び方も「営業日報」や「業務日報」「作業日報」など様々です。
日報の書き方自体に決まりはありませんが、セオリーを抑えておくと、書きやすくなるのも事実で、インターネットを開いて、「日報」と検索すれば、たくさんの日報の書き方に関する情報が出てきます。
「明瞭に書く」とか、「読み手の気持ちになって書く」みたいなお話をここでするつもりはありません。ここでは日報の聞き手側からみた考え方をまとめています

日報の様式を工夫しよう

真っ白な紙に「日報を書いて下さい」と言われても困るものです。
そもそも何を知りたいのか書き手に伝わりません。器用な人はそれでもしっかり書きますが、これは個々人のスキルによってバラバラの日報になってしまうでしょう。
品質の低い日報が生まれるのは、書き手ではなく聞き手側による問題もあると思っています

聞きたいことを明確に

日報を通じて何を聞き出したいのかが問題です。聞き出したい内容に沿って、日報の様式は変わるはずです。
業務の内容1つをとっても、午前中と午後で分けて聞きたいのか、1日まとめた内容で良いのかも明確にすべきです。
会社にFitする日報様式の作例

書き手が迷わない工夫をする

入力する内容をあえて制限することで、書き手が迷わずに日報を書くことができるようになります。
例えば日報に本日の天気を聞きたいときはある程度の選択肢を予め日報の聞き手側で用意することができるはずです。
日報の書き手は与えられた選択肢から1つ(あるいは複数の回答の)の回答を選ぶだけで済みます。
これは副次的なメリットももたらします。書き手に取っては入力の手間が省けるため、日報業務が楽になります。
読み手にとっても、イレギュラーな入力(例えば天気であれば槍が降ったと書かれることはありえない)が無いため、日報の品質が保ちやすくなります

読んで「はい、終わり」それじゃ日報がもったいない!

日々日報は増えていきます。10名のスタッフが1日1通の日報を書くと、1ヶ月で300もの日報が書かれることになります。
日報をデータベースとしてしっかり蓄えておけば、必要に応じて瞬時に検索したり、CSVにエクスポートしてExcelから集計・グラフ化することができます。

報告書をCSVでエクスポートし、Excelで集計する

報告書をCSVでエクスポートし、Excelで集計する

また、必要に応じて日報をPDFに変換すれば、A4用紙にきれいに印刷して資料として配布したり、綴って保管することも可能になります

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